項目采購管理之供方選擇

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項目采購管理 

12．4 供方選擇 

　　供方選擇指接受投標或建議書，并根據(jù)評估標準選定某一供應商。在供方選擇過程中，除了成本或價格外，可能還有許多其它因素需要評估。 
　　·價格可能是有現(xiàn)貨供應產品的基本決定因素，但如果事實表明賣方不能及時交付產品，則所建議的最低價格就未必是最低的成本。 
　　·建議書往往分成技術（方法）和商務（價格）兩部分，兩者單獨評估。 
　　·關鍵產品可能需要多個供方。 
　　下面介紹的工具與技術可以單獨使用，也可以結合使用.例如加權方法可用于： 
　　·選擇一個供方，并請其在標準合同上簽字。 
　　·把所有的建議書按序排列，以確定談判的順序。 
　　對于大型采購事項，上述過程可能要重復進行。可根據(jù)初步建議先選擇一些合格的承包商，然后根據(jù)更詳盡、更全面的建議書進行詳細的評估。 

　　12.4.1 供方選擇投入 
　　.1 建議書。建議書的描述參看第12.3.3.1節(jié)。 
　　.2 評估標準。評估標準可包括供應商以前所提供的產品或服務的樣品，作為評估其能力與產品質量的一種方式；還可包括對該供應商與發(fā)包組織過去來往歷史的審查。評估標準的描述參看第12.2.3.2節(jié)。 
　　.3 組織方針。參與項目采購的組織一般都會影響建議書評估的正式方針。 

　　12.4.2 供方選擇的工具與技術 
　　.1 合同談判。合同談判就是在合同簽字之前，對合同的結構與要求加以澄清，取得一致意見。合同的最后措辭應盡可能反映所有雙方達成的一致意見。談判的主題一般包括，但不限于：責任和權限、適用的條款和法律、技術和經營管理方法、合同資金籌集、以及價格。 
　　對于復雜的采購事項，合同談判可能是個獨立的過程，有自己的投入（例如，一份問題或未決事項清單）和產出（例如理解備忘錄）。 
　　.1加權系統(tǒng)。加權系統(tǒng)指把定性數(shù)據(jù)加以量化，以減少個人偏見對供方選擇影響的方法。多數(shù)加權系統(tǒng)包括：1）對每項評估標準賦予一個數(shù)字加權值，2）為期望賣方評定每項評估標準的得分；3）把得分乘以加權值，再4）把所有乘積相加，求出總的得分。 
　　.2 篩選系統(tǒng)。篩選系統(tǒng)指為一項或多項評估標準建立最低的績效要求。例如，可以要求期望賣方首先提名一位具備具體資歷的人——例如項目管理專業(yè)人員——作為項目經理，然后才能進一步考慮該建議書的其余部分。 
　　.3 獨立估算（標底）。對于許多采購事項而言，采購組織可以制定自己的獨立估算（標底），用以核對賣方提出的要價。賣方的要價若與標底相差甚大，或者表明工作說明書編寫得不恰當，或者說明期望賣方不是產生了誤解，便是未對工作說明書的全部要求作出相應答對。獨立估算往往稱為合理成本估算。 

　　12.4.3 供方選擇的產出 
　　.1 合同。合同是對雙方具有約束力的協(xié)議，它要求賣方提供指定的產品，要求買方支付規(guī)定的金額。合同是一種法律關系，其調整應在法院進行。協(xié)議可簡單，可復雜，通常（但并不總是）反映了產品的簡單與復雜程度。合同可以有多種名稱，包括合同、協(xié)議書、分包合同、采購訂單，或理解備忘錄。大多數(shù)組織都有具體規(guī)定何人可代表本組織在協(xié)議書上簽字的方針與程序的書面文件，這種做法通常稱為采購權限的委托。 
　　雖然所有的項目文件均須經過某種形式的審查與批準，但合同具有法律約束力的性質通常意味著，它將經過更嚴格的審批過程.在所有情況下，審批過程的主要重點，在于保證合同語言所描述的產品與服務能夠滿足業(yè)已明確的需求.就由政府機構承擔的重大項目而言，審查過程甚至包括公眾對協(xié)議書的審議.