如何提高IT項目溝通效率：有效溝通的影響因素

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　　有效溝通的影響因素

　　溝通對項目實(shí)施效率的影響往往是間接的、不易覺察和量化的。下面從幾個與溝通有直接或間接關(guān)系因素討論溝通對IT項目實(shí)施效率的影響。

　?。?）團(tuán)隊規(guī)模和組織方式

　　人與人之間必需通過溝通來解決各自承擔(dān)任務(wù)之間的接口問題。某項目有n個工作人員，網(wǎng)狀溝通模型則有n×（n -1）/ 2個相互溝通的路徑。如10人的項目團(tuán)隊，網(wǎng)狀溝通模型的溝通路徑就有45條。團(tuán)隊中成員間的關(guān)系是對稱的，各人在團(tuán)隊中的溝通地位完全對等，溝通方式是全通道式的，容易帶來大量的信息卻難以決策的問題。

　　良好的團(tuán)隊組織可以減少不必要交流和合作的數(shù)量，從而提高團(tuán)隊效率。減少交流的方法是明確的個人分工和接口定義。一種行之有效的方法是改變溝通的結(jié)構(gòu)和方式。

　　將項目團(tuán)隊分為三個相對獨(dú)立的小組，負(fù)責(zé)不同的工作任務(wù)。A作為項目的總體負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)小組間的溝通；然后將其余9人分為三個小組，每個小組的小組組長和A相互溝通，溝通路徑3條；小組長之間采用網(wǎng)狀的溝通方式，溝通路徑3條；每個小組內(nèi)部同樣采用網(wǎng)狀的溝通方式，溝通路徑3條。如此，組織成一個層次型的團(tuán)隊模型，那么，這樣的一個組織方式溝通路徑只有15條，溝通路徑由網(wǎng)狀溝通模型的45條減少為15條。溝通路徑的減少，降低了溝通的信息量，從而提高溝通和決策的效率。

　　（2）團(tuán)隊的分布區(qū)域

　　越來越多的IT項目采用虛擬團(tuán)隊的形式開發(fā)，團(tuán)隊的成員散布在全國各地、乃至世界各地，每個團(tuán)隊的生活環(huán)境、社會背景、教育程度、宗教信仰都不相同，團(tuán)隊因工作地點(diǎn)的不同，可能存在時差，甚至不存在時差的情況下，因地域不同工作時間也不盡相同，上海地區(qū)大多實(shí)行朝九晚五工作制中午休息1小時，而成都大多早8點(diǎn)－12點(diǎn)、下午14：00－18：00、新疆則更晚些，虛擬團(tuán)隊因散布的區(qū)域廣，對于有效的溝通有比較大的影響。

　　（3）團(tuán)隊的默契度

　　很顯然，團(tuán)隊的默契程度對軟件實(shí)施效率影響很大。一個經(jīng)過長期磨合、相互信任、形成一套達(dá)默契的做事方法和風(fēng)格的團(tuán)隊，可能省掉很多不必要的溝通，相反，初次合作的團(tuán)隊因為團(tuán)隊成員各自的背景和風(fēng)格不同、成員間相互信任度低等原因，要充分考慮溝通消耗。

　　軟件企業(yè)人員流動率高的特點(diǎn)導(dǎo)致團(tuán)隊凝聚力和默契度的錘煉比較困難。而凝聚力和默契度的需要長期的、大量的內(nèi)部溝通和交流才能逐步形成，由此不難理解持續(xù)良好的溝通和交流是一個團(tuán)隊的無形資產(chǎn)，自然，穩(wěn)定、默契的開發(fā)團(tuán)隊形成一個軟件企業(yè)的核心競爭力的道理。

　?。?）團(tuán)隊成員個人背景因素

　　還有一點(diǎn)不容忽視，那就是軟件開發(fā)這種以人腦為主要工具的創(chuàng)造性很強(qiáng)的作業(yè)，開發(fā)人員的心情和興奮度對個人工作效率影響很大，而一個人置身于氛圍良好、合作默契的團(tuán)隊中心情一般較好，這種良好的氛圍所能帶來的能量是不可估量的。

　?。?）團(tuán)隊資源

　　電話、視頻會議系統(tǒng)、及時溝通系統(tǒng)、電子郵件、項目管理軟件等現(xiàn)代化工具能減少項目成員出差、拉近溝通雙方的距離，提高溝通效率。如項目團(tuán)隊擁有的資源有限，將對項目團(tuán)隊的溝通造成不良影響。

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