項目總結(jié)會議經(jīng)驗談

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序：筆者主持過大小四十多個項目，參加過無數(shù)次的項目會議，對此可說是游刃有余，而且筆者主持過的項目總結(jié)會議中，有幾個就是在同事們意料之外的表情中，和客戶簽署了項目驗收文檔的。然而，年前的一次項目總結(jié)會議卻是鎩羽而歸，雖然原因很多，并非筆者的失誤，但結(jié)果是全面失敗。這次的老馬失蹄使得筆者靜下心來，對所參加過的項目總結(jié)會議進(jìn)行總結(jié)，在此提出兩個觀點(diǎn)，三個準(zhǔn)備和四個步驟，以希望更多的人獲益。 
　　兩個觀點(diǎn) 
　　一、項目驗收的標(biāo)準(zhǔn)的不同將決定項目驗收的進(jìn)度和難度，盡快地讓項目驗收是項目經(jīng)理首要的職責(zé) 
　　越是大項目，驗收的標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)節(jié)就越多，同樣也因為金額大，所以涉及驗收的人員也多，在誰簽字誰負(fù)責(zé)的壓力下，大家都不愿意先簽字，就使得項目驗收的標(biāo)準(zhǔn)變得比較不可捉摸。 
　　在大項目中查找不適合驗收標(biāo)準(zhǔn)的問題，就相當(dāng)于打靶的目標(biāo)是我們所站的地球，隨便怎么打，都能中。因為客戶內(nèi)部都會有一套連賣硬件都難過關(guān)的驗收標(biāo)準(zhǔn)文檔和流程，更何況是軟件驗收。如果真的按客戶的要求和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，團(tuán)隊再進(jìn)行兩年的開發(fā)，還不能保證能通過驗收。 
　　所以，大項目的驗收，往往都包含著三分人情。項目經(jīng)理平時就要搞好和客戶的關(guān)系，雙方在驗收的標(biāo)準(zhǔn)上能有個雙方都可以接受的方案，共同把事情做好，如果做不好，雖然客戶他也有責(zé)任，但你的公司卻要為此多付出很多的人力物力時間和資源。 
　　二、項目總結(jié)會議是決定項目能否順利通過驗收關(guān)鍵與跳板，要把握好這機(jī)會，不要打無準(zhǔn)備之仗 
　　項目總結(jié)會議，顧名思義，就是對項目的工作進(jìn)行總結(jié)，哪些做到了，哪些還沒有完全滿足客戶的需求，哪些是還沒有完成的工作。因為軟件的運(yùn)行有個周期，其需求會隨著用戶使用的程度，而提出更多更完善的需求，同樣，也會使得項目的周期會比商務(wù)談判時所想像的要更長一些。 
　　因為有商務(wù)合同和項目組工作的匯報，如果能獲得客戶的認(rèn)可，同時，軟件功能，在客戶目前所提的范圍內(nèi)，有了一定的實現(xiàn)，則項目總結(jié)會議很有可能會變成項目驗收的跳板，至少對項目驗收會有非常好的心理預(yù)期，讓雙方的中下層人員在接下來的工作中，都以項目驗收為中心的工作，會讓項目工作順利地轉(zhuǎn)入驗收期做最好的鋪墊。 
　　三個準(zhǔn)備 
　　一、全面了解項目情況 
　　很難想像一個對項目進(jìn)程和工作不了解的項目經(jīng)理，能主持好一個項目工作總結(jié)會議。項目驗收的流程就象是鏈環(huán)，一個套一個，其中的任何一個環(huán)出了問題，整個鏈就斷掉了。因為其中涉及的細(xì)節(jié)太多，客戶所問的任何一個問題，你沒有做出讓客戶滿意的回答，就很難保證客戶會讓會議結(jié)果朝著你所想像的目標(biāo)進(jìn)行。 
　　所以，項目經(jīng)理在會議開始之前，心里就應(yīng)當(dāng)要非常清楚，這個項目中哪些是客戶關(guān)注的，項目組完成的情況，以及客戶的滿意度，特別是客戶領(lǐng)導(dǎo)所提的需求的滿足度。以及項目進(jìn)行到什么程度，在項目進(jìn)行過程中，客戶的想法和態(tài)度等等。 
　　在此基礎(chǔ)上設(shè)想，客戶對我們的滿意度，如果滿意度達(dá)到一定的程度，就要明白在正式會議開始的時候，哪些會是客戶重點(diǎn)關(guān)注的業(yè)務(wù)，客戶在這些關(guān)注點(diǎn)上的態(tài)度和底限，預(yù)先知道客戶會出什么的牌，會讓你在會議上有著出人意表的收獲。 
　　二、知曉參會人員特點(diǎn) 
　　在項目實施過程中，要注意收集客戶基本的為人處世的信息，比如某人對要他簽字非常感冒，非常怕?lián)?zé)任，某人比較好說話，某人實事求是，某人對細(xì)節(jié)問題非常關(guān)注，某人有整體的項目觀念，等等，平常注意這些信息的收集，總會在某些特定的場合讓你的項目更加順利地進(jìn)行。 
　　在知曉客戶的這些信息后，要盡可能地了解客戶在參加會議那幾天的工作安排，盡可能地讓對項目有利的人員參加你的項目總結(jié)會議。千萬不要碰到能幫你說話而且權(quán)重比較大的人物，在你預(yù)約的時間出差，把你的計劃全部打亂。 
　　同時，更要多考慮對項目滿意度不高的人，特別是對項目抱有敵意的關(guān)鍵人物，越早了解這樣的人可能出的牌，對你的項目就會越有利。因為即使客戶中有人幫你說話，但只要有人執(zhí)反對的聲音，作為同公司的同事，客戶還是幫他的同事，而不是你。 
　　三、確定切實可行的目標(biāo) 
　　不參加沒有議題的項目會議，每次項目會議都一定要有一個明確的會議主題，即使是項目例會。沒有目標(biāo)的會議大家過過場，其實那是浪費(fèi)雙方的時間，也是項目經(jīng)理的失責(zé)。
　　同時在了解項目過程與現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，針對參會人員的特點(diǎn)，制定切實可行的目標(biāo)與你所要實現(xiàn)的最低目標(biāo)，并抱著最低目標(biāo)進(jìn)會議室，在此基礎(chǔ)上和客戶商談。過高的目標(biāo)與期望只能在客戶都非常認(rèn)可你們的工作，對你們所在的公司也非常認(rèn)可的情況才會實現(xiàn)。 
　　同樣，以較低的可實現(xiàn)的目標(biāo)向你的領(lǐng)導(dǎo)匯報時，在實際會議結(jié)束后，如果爭取到了好的成績，領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)然更高興了。相反，如果預(yù)期目標(biāo)過高，而實際卻沒有實現(xiàn)，很難想像你要如何向領(lǐng)導(dǎo)交差。