不再疲于奔命CIO巧解多IT項目管理之痛

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鄧崗是公司的CIO，前段時間剛剛忙完erp系統(tǒng)上線，鄧崗開始遇到自身發(fā)展的一道坎。從過去的單個OA系統(tǒng)，到ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等多個IT項目同時進行，如何協(xié)調(diào)和統(tǒng)一管理多個IT項目是鄧崗近期的煩惱。 
　　多個IT項目同時實施無疑會造成爭奪資源，因此常常有亂七八糟的事情使鄧崗顧此失彼。鄧崗感覺到管理多個IT項目并不是一件非常容易的事情，必須要有一些管理策略來減輕CIO的負擔(dān)。例如，CIO需要克服時間上和項目細節(jié)上的束縛，因為有太多的項目同時進行，他不能對多個IT項目都有詳細的了解和控制。
　　一.CIO面臨多IT項目管理的挑戰(zhàn)
　　有調(diào)查機構(gòu)進行問卷調(diào)查，目前企業(yè)CIO最主要的IT管理挑戰(zhàn)是什么。調(diào)查顯示，CIO面臨的其中一個頭疼的問題是如何更好地管理多個IT項目。例如,如何在現(xiàn)有IT系統(tǒng)維護和新建IT項目之間保持平衡。很顯然， CIO必須解決的問題是越來越多的項目到底怎么管理。
　　(1)為什么會出現(xiàn)讓CIO頭疼的多IT項目管理?
　　調(diào)查顯示隨著企業(yè)的發(fā)展，IT項目會不斷增加，這會讓CIO難以控制。對于企業(yè)運營效益不斷增長的企業(yè)來說，不斷擴張的IT需求是發(fā)展的必然結(jié)果，但增加的IT項目會讓CIO雙拳難敵四手，IT項目管理不再從容;而那些效益不佳的企業(yè)則更需要通過IT降低企業(yè)運營成本。
　　因此，多IT項目管理今后將是一個常態(tài)，越來越多的CIO需要在同一時間內(nèi)執(zhí)行越來越多的項目。那么，究竟應(yīng)該采取什么樣的多項目管理流程、機制和方法是CIO最頭疼的事情。例如在面對多個IT項目管理時，如何協(xié)調(diào)參與多個IT項目的人員、資源和資金的分配。
　　(2)資源優(yōu)化與總收益最大化是CIO最大的挑戰(zhàn)
　　當面臨多個IT項目并行管理的時候，CIO不可能象管理一個項目一樣進行從頭盯到尾，并且關(guān)注其中出現(xiàn)的任何問題，這從精力上來說是不現(xiàn)實的。而且如果CIO確實企圖如此做，唯一的結(jié)果就是把自己弄得很忙碌，并會發(fā)現(xiàn)實際上CIO只不過是不斷處于救火的過程中。
　　當公司上下都服務(wù)于同一個IT項目時，CIO可以一直協(xié)調(diào)此項目，但隨著IT項目增多，CIO開始無法兼顧所有項目。多項目管理是站在對所有的IT項目進行篩選、評估、計劃、執(zhí)行與控制的項目管理方式。與單個項目管理不同的是，單項目管理是在假定項目的資源得到保障的前提下進行的項目管理。多項目管理則是在多個項目的前提下，如何協(xié)調(diào)和分配現(xiàn)有的各種資源，以獲取最大項目目標的管理過程，多項目管理更強調(diào)多個項目的共同總收益最大化。
　　(3)多項目管理難點在于：組織結(jié)構(gòu)僵化
　　隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展，當進入多IT項目管理階段時，很多CIO仍然沿用單一項目階段的管理模式，并沒有相應(yīng)地進行組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，沒有清晰地界定公司、多項目之間的決策權(quán)限劃分，沒有搞清楚IT部門與多個項目之間的監(jiān)控關(guān)系、考核關(guān)系。
　在過去的職能結(jié)構(gòu)下，CIO進行多項目協(xié)調(diào)工作時難度很大，效率很低;而如果在現(xiàn)有體制下過份授權(quán)，則又削弱了CIO對多項目的指導(dǎo)和監(jiān)控能力，使風(fēng)險激增。另一方面，欠缺標準化和規(guī)范的多項目管理流程，則使每個項目缺乏多項目協(xié)調(diào)的可行性，這些僵化的公司結(jié)構(gòu)都使多IT項目總收益最大化隱藏著巨大的管理風(fēng)險。
　　二.什么是多IT項目管理?
　　(1)單項目與多項目管理比較與分析
　　IT項目管理一般存在兩種基本形態(tài)：一種是一次性的IT項目管理，對象是一次性、不可重復(fù)的活動，如某需求的二次開發(fā)。另一種是運作性IT項目管理，對象是連續(xù)不斷、周而復(fù)始的活動，如ERP系統(tǒng)。
　　單個IT項目管理主要是時間進度、資源分配、成本和質(zhì)量控制等四個要素。但多IT項目管理則有五個要素，即除了對每個項目進行管理及監(jiān)控之外，更重要的是對管轄的多個項目進行資源協(xié)調(diào)和整合，以達到總收益最大化。
　　(2)多項目管理的特點
　　多項目管理和單個項目管理相互聯(lián)系，但又有所區(qū)別。兩者最大的不同是，多項目管理不僅僅注重單個項目計劃和執(zhí)行，更側(cè)重于多個項目間經(jīng)過判斷輕重緩急后，進行資源優(yōu)化和整合，充分利用企業(yè)資源實施好每一個項目，從而提升整體的最大化運營能力。
　　因此，多IT項目管理具體為CIO需要對每個項目進行實時跟蹤并及時決策，有效地、最優(yōu)地分配各種資源，從整體上解決項目之間的資源調(diào)配、資金管理、人才調(diào)配、風(fēng)險點控制等問題，以達到最大化的實現(xiàn)多個IT項目目標。