工程設計檔案特點及管理

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【摘要】 工程設計檔案的特點是由設計單位的性質和設計活動的規(guī)律所決定。認識并掌握設計檔案的這些特點， 有助于不斷改進管理方法和提高服務質量， 以便最大限度地發(fā)揮工程檔案的作用。
　　工程設計單位既有與一般生產經(jīng)營單位的共性， 又有應用科學研究、技術開發(fā)單位的特性， 是以智力勞動為主， 多學科、多專業(yè)的知識技術密集型的軟件產業(yè)部門。其生產的設計產品是設計人員運用基礎資料、先進技術、科研成果實踐經(jīng)驗進行集體創(chuàng)作的綜合技術成果， 表現(xiàn)為技術文件、技術圖紙等。從工程建設的全過程看， 設計產品是為工程建設和技術改造服務而創(chuàng)作的中間產品， 是編制建設計劃、財政撥（ 貸） 款、設備材料定貨加工、現(xiàn)場施工、建造安裝、生產準備、竣工驗收等諸項工作的依據(jù)條件， 同時也是設計單位數(shù)量最大、價值最高、使用頻繁的資源儲備即工程設計檔案。工程設計檔案直接記錄了設計人員的科技思想、科技方法和科技配套成果， 真實地反映了設計實踐活動的歷史過程， 除具有科技檔案的一般共性外， 還有其自身的特點。充分認識和掌握它的各種特點及其管理要求， 對加強工程設計檔案工作并充分發(fā)揮其作用十分重要?，F(xiàn)就工程設計檔案的一些主要特點， 談談個人的若干體會。
　?。?組成的成套性
　　一個企業(yè)（ 或聯(lián)合企業(yè)）、事業(yè)單位或獨立的工程， 一般都是作為一個建設項目來安排基本建設工作的， 設計單位也就以一個獨立的工程項目（也可能是其中的一個單項工程） 作為設計工作對象， 把不同專業(yè)的設計人員組成隊或組、按照嚴格的、科學的設計程序， 一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展設計工作， 并相應形成具有嚴密的系統(tǒng)性和有機聯(lián)系不可分割的設計文件材料整體， 從而決定設計檔案的成套性。一項工程設計全部設計文件材料的總和， 包括設計依據(jù)材料、中間設計成品和最終設計成品等， 按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案， 其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分， 這就是它的成套性。工程設計檔案收集、配套整理、保管和開發(fā)利用等管理工作， 都為這種成套性的特點所制約， 并在設計管理工作中做到“三納入”“三參加”和“四同步”從而，按照工程項目將設計文件材料收集齊全歸納，有頭有尾、完整無缺； 按工程項目進行配套整理， 如實地、系統(tǒng)地反映一項工程各個設計階段、各種設計專業(yè)技術活動的歷史過程， 維護其歷史全貌； 不同項目的圖紙文件一般不能混淆在一起， 以便按項目完整、系統(tǒng)地保存， 有利于按項目系統(tǒng)地、成套地、方便地提供利用。
　　２ 形成的階段性
　　根據(jù)設計工作的基本程序， 一項工程一般都要經(jīng)過設計準備（即前期） 階段、初步設計階段、施工圖設計階段和配合現(xiàn)場施工安裝階段， 每個設計階段工作任務、工作程序和工作環(huán)節(jié)， 應具備有工作條件， 以及必須形成的設計文件的內容及其深度、章節(jié)的組成， 格式及審批權限等， 也都在設計程序中有明確具體的規(guī)定。前一階段設計工作沒有完成， 或設計文件沒有經(jīng)過有關部門審核批準， 不得開展下一階段的設計工作（ 但可做準備）。前一階段設計文件經(jīng)過批準成為后一階段設計依據(jù)， 后一階段設計文件又是前一階段的設計文件深化和發(fā)展。前后不同階段的設計文件之間， 既有密不可分的有機聯(lián)系， 又有明顯的嚴格的階段區(qū)分， 因此， 每個設計階段各個專業(yè)的設計文件分別組成各自互相聯(lián)系的有機整體， 并決定文件材料形成的階段性。
　?。?內容的專業(yè)性
　　一項工程設計是由多種專業(yè)和設計人員按不同專業(yè)分別開展具體設計作業(yè)， 又相互配合共同完成， 因此， 一項工程的設計文件材料其形成過程是多學科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過程。各專業(yè)之間必須密切協(xié)調， 以相互提供的設計文件作為依據(jù)而開展工作， 其形成的設計文件之間也必然有著非常緊密的聯(lián)系。但每一專業(yè)設計文件必然是該專業(yè)的技術活動的表達和存在形式， 它所體現(xiàn)的科學技術內容、術語、符號和組成等都具有專業(yè)性的特點， 其利用多數(shù)也是有針對性地按專業(yè)來進行。
　　因此， 工程設計檔案在分類、編號、編制檢索工作時， 都要考慮設計文件材料專業(yè)性， 以及專業(yè)間的聯(lián)系特點。不同專業(yè)的技術文件材料一般不能混淆在一起， 在確定分類、標號結構層次時， 要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程項目、與工程設計之間的隸屬關系。此外檔案人員學習本單位各專業(yè)的基礎知識， 了解各專業(yè)的業(yè)務范圍， 能識別和看懂各專業(yè)的圖紙文件， 不斷提高管理業(yè)務水平。比如我院主要有給水排水、道路橋梁、工業(yè)與民用建筑三大專業(yè)工程設計， 我們檔案人員就要熟悉本院各個專業(yè)的特點， 掌握必要的專業(yè)知識， 才能更好地管理本院的工程設計檔案。
　　４ 修改、補充的多變性
　　工程設計是技術上和經(jīng)濟上對擬建工程的全面規(guī)劃， 所以設計工作形成的圖紙文件是設計人員科學技術構思的精神產品， 是主觀范疇的東西，它不同于測繪圖紙和竣工圖紙那樣是完工后的實體在圖紙上的反映， 存在主、客觀之間不完全一致的現(xiàn)象。在施工安裝過程中經(jīng)常出現(xiàn)設計變更， 需要對設計文件進行必要修改和補充。比如設計本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯； 地質等自然條件可能出現(xiàn)了新的情況； 物資供應的變化可能改變設備材料使用； 施工方法的改變需要變更設計等等， 這些不可遇見的意外情況都要求設計變更以適應施工。有時有的圖紙需要多次修改、補充，有的部分圖紙甚至成套作廢， 要重新設計。設計圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的、必要的和允許的， 但又應是很嚴格的。這是工程檔案有別于其他一些檔案的重要特點。
　　當設計變更時， 必須按照有關規(guī)定及時修改原底圖或補充繪制新圖， 并相應地做好施工現(xiàn)場和庫存藍圖的修改工作， 做到底圖與藍圖一致， 圖紙與施工安裝現(xiàn)場一致。做好設計變更材料與該工程設計技術文件材料的配套整理， 使工程設計檔案準確、完整。檔案人員應當了解設計變更情況， 避免對外提供已經(jīng)作廢了的或已經(jīng)修改過的錯誤圖紙， 以免生產建設中造成失誤和損失。