房地產項目管理軟件
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我的軟件經驗之<二>----溝通計劃
1.4 溝通計劃
1.4.1 化被動為主動
頗多項目經理是被動型的，別人需要什么才給什么，或者別人詢問什么才去做什么；見招拆招，以應付的心態(tài)供應資訊信息。如此團隊的工作效率可想而知是不高的，必須做的事情都擺著，逃不掉的。因此有必要換個積極的態(tài)度去面對，事先整理出項目溝通線路、每個項目相關人員需要知道什么、成員需要怎樣的信息才能去完成某事、規(guī)劃各階段的工作方式、以怎樣的工作方式做事才是客戶滿意和最高效率的等，這讓參與項目的人員明白身處何處而不處于迷茫困惑狀態(tài)，將保證項目順滑開展，對項目經理而言，也不會經?？吹街茉獗笮 绑@喜”。
1.4.2 溝通線路
談溝通計劃前，先說溝通線路，溝通線路總數量=參加人數*(參加人數-1)/2，線路數量越高成本越高費時也越多。看圖1，假設是六人開發(fā)團隊，15條溝通線路；如果節(jié)點1的項目經理覺得在這結構中，自己花費的時間過多，可以做一些優(yōu)化處理；看圖2，溝通結構分成兩組，一組是項目經理和節(jié)點2的技術高手，一組是節(jié)點2-6的開發(fā)人員，開發(fā)人員進行工作交流，遇到問題，節(jié)點2跟項目經理反映，這樣能釋放項目經理的精力和時間，讓他更好地去關注項目進度、處理其他環(huán)節(jié)的事情。所以在制定溝通計劃時，要考慮如何優(yōu)化工作方式的溝通線路。
圖 1
圖 2
1.4.3 文檔習慣
對于修改次數多的文檔，文檔封面最好標上編寫者、日期、狀態(tài)、版本、修訂內容等，修訂內容注明修改了文檔中哪個部分，這能提高讀者的閱讀效率，并對文檔有快速的反饋意見；如果修改內容很多，編寫者把修改標紅以便于加速定位。
1.4.4 溝通計劃
溝通計劃著重描述組織結構、項目各階段工作溝通方式：
組織結構：列出甲乙雙方的組織結構圖、機構（或稱部門、科室）與人員聯系方式。
組織結構圖的簡單例子見圖3，如果下屬機構還有組織結構圖，要畫子圖一一列出。
圖 3
機構、人員聯系方式的例子見表2。
1.4.1 化被動為主動
頗多項目經理是被動型的，別人需要什么才給什么，或者別人詢問什么才去做什么；見招拆招，以應付的心態(tài)供應資訊信息。如此團隊的工作效率可想而知是不高的，必須做的事情都擺著，逃不掉的。因此有必要換個積極的態(tài)度去面對，事先整理出項目溝通線路、每個項目相關人員需要知道什么、成員需要怎樣的信息才能去完成某事、規(guī)劃各階段的工作方式、以怎樣的工作方式做事才是客戶滿意和最高效率的等，這讓參與項目的人員明白身處何處而不處于迷茫困惑狀態(tài)，將保證項目順滑開展，對項目經理而言，也不會經?？吹街茉獗笮 绑@喜”。
1.4.2 溝通線路
談溝通計劃前，先說溝通線路，溝通線路總數量=參加人數*(參加人數-1)/2，線路數量越高成本越高費時也越多。看圖1，假設是六人開發(fā)團隊，15條溝通線路；如果節(jié)點1的項目經理覺得在這結構中，自己花費的時間過多，可以做一些優(yōu)化處理；看圖2，溝通結構分成兩組，一組是項目經理和節(jié)點2的技術高手，一組是節(jié)點2-6的開發(fā)人員，開發(fā)人員進行工作交流，遇到問題，節(jié)點2跟項目經理反映，這樣能釋放項目經理的精力和時間，讓他更好地去關注項目進度、處理其他環(huán)節(jié)的事情。所以在制定溝通計劃時，要考慮如何優(yōu)化工作方式的溝通線路。
圖 1
圖 2
1.4.3 文檔習慣
對于修改次數多的文檔，文檔封面最好標上編寫者、日期、狀態(tài)、版本、修訂內容等，修訂內容注明修改了文檔中哪個部分，這能提高讀者的閱讀效率，并對文檔有快速的反饋意見；如果修改內容很多，編寫者把修改標紅以便于加速定位。
編號 | 編寫者 | 日期 | 狀態(tài) | 版本 | 修訂內容 |
1 | 林英魁 | 2007-8-9 | 初稿 | 1.0 |
|
2 | 李飛鴻 | 2007-8-9 | 修改 | 1.01 | 1、4.2節(jié) |
3 | 范琪 | 2007-8-15 | 修改 | 1.02 | 4.1節(jié) |
4 | 金鳳飛 | 2007-8-18 | 修改 審核 | 1.1 | 5.4、5.6節(jié) |
表 1 文檔版本號和修訂內容
1.4.4 溝通計劃
溝通計劃著重描述組織結構、項目各階段工作溝通方式：
組織結構：列出甲乙雙方的組織結構圖、機構（或稱部門、科室）與人員聯系方式。
組織結構圖的簡單例子見圖3，如果下屬機構還有組織結構圖，要畫子圖一一列出。
圖 3
機構、人員聯系方式的例子見表2。
主要部門： | 下屬部門 | 人員 | 職務 | 電話 | 電子郵箱 |
教研室 | 農水教研室 | 胡耀軍 | 處長 | 85427655-6652 | huyj@scu.js.cn |
陳連進 |
| 85427655-6653 | chenlj@scu.js.cn | ||
水工教研室 | 林崗 | 副處長 | 85427655-6682 | ling@scu.js.cn | |
工管教研室 | 孫少楠 | 處長 | 85427655-6683 | sunsn@scu.js.cn | |
石學軍 |
| 85427655-6684 | shixj@scu.js.cn | ||
水力學教研室 | 王二平 | 處長 | 85427655-6654 | wangep@scu.js.cn | |
水文教研室 | 趙曉慎 | 副處長 | 85427655-6684 | zhaoxs@scu.js.cn | |
實驗室 | 水利館 | 孫東坡 | 科長 | 85427655-6642 | sundp@scu.js.cn |
水利實驗中心 | 范峰中 | 處長 | 85427655-6405 | fanfz@scu.js.cn | |
水力學實驗室 | 李志紅 | 處長 | 85490041 | lizh@scu.js.cn | |
學院辦公室 |
| 邱桂棟 |
| 85427655-6357 | qiugd@scu.js.cn |
團委 |
| 焦海波 |
| 85427655-6656 | jiaohb@scu.js.cn |
學生工作辦公室 |
| 許巍巍 |
| 85427655-6656 | xuww@scu.js.cn |
表 2 機構職能與人員聯絡表
項目各階段工作溝通方式：以流程圖為主文字為輔定義項目各階段的工作方式，例如規(guī)定項目經理是所有信息的唯一通道，所有的可交付物不管是誰完成的，都要經項目經理審核和發(fā)送給相關人員；規(guī)定所有發(fā)給客戶的文檔，項目經理要轉呈組織高層審閱，經同意才能發(fā)送客戶；規(guī)定項目經理定期出《每周項目進展報告》和《每月項目進展報告》等。例子見圖4、圖5。
圖 4
圖 5
作者：林佩雯