客戶基礎(chǔ)不好 南京OA如何實(shí)施

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當(dāng) 南京OA 概念在不斷的宣揚(yáng)的時(shí)候，各種行業(yè)、各個(gè)不同層次的企業(yè)都在蠢蠢欲動(dòng)，企業(yè)主或企業(yè)管理者期望借助 南京OA 來(lái)規(guī)范企業(yè)內(nèi)部行為、實(shí)現(xiàn)信息共享和降低成本，從管理中要效益。從 南京OA 誕生起，其實(shí)他就是為企業(yè)達(dá)成這些目標(biāo)而不斷完善和發(fā)展的。但不同行業(yè)、不同基礎(chǔ)的企業(yè)，從 南京OA 中得到的效益會(huì)不同，獲得效益的時(shí)間也會(huì)有長(zhǎng)有短，這是正常的。如果企業(yè)本身基礎(chǔ)就較好，賬目清晰、流程規(guī)范、人員素質(zhì)也比較高，南京OA 實(shí)施的難度就比較小，產(chǎn)生效益的周期也不會(huì)太長(zhǎng)?？傮w來(lái)講，外企（包括臺(tái)資企業(yè)）基礎(chǔ)比較好，港資企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)和國(guó)有企業(yè)基礎(chǔ)比較差，實(shí)施起來(lái)相對(duì)來(lái)說(shuō)困難比較大，顧問(wèn)需要的付出也相對(duì)多很多。

本人曾經(jīng)實(shí)施過(guò)多家基礎(chǔ)比較差的企業(yè)，其中有些體會(huì)，愿意在此與大家分享?？偨Y(jié)一下，個(gè)人認(rèn)為要成功實(shí)施這些企業(yè) 南京OA，需要以下條件：

一、 顧問(wèn)要有較強(qiáng)的主導(dǎo)能力和項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)。

首先項(xiàng)目的計(jì)劃需要跟客戶方高層取得共識(shí)，并經(jīng)雙方確認(rèn)，此計(jì)劃不到萬(wàn)不得已不允許更改，即使特殊情況需要微調(diào)計(jì)劃也必須經(jīng)雙方同意并以項(xiàng)目變更的方式，要求客戶蓋章確認(rèn)。以保持計(jì)劃的嚴(yán)肅性。在這方面本人是有過(guò)深刻教訓(xùn)的，有個(gè)客戶，因?yàn)樯a(chǎn)旺季到來(lái)，強(qiáng)烈要求將項(xiàng)目推遲三個(gè)月上線，而當(dāng)時(shí)項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)入流程討論階段，客戶堅(jiān)持要調(diào)整日程，并且稱愿意為此承擔(dān)一切后果，在溝通無(wú)效的情況下，本人答應(yīng)客戶要求，并同時(shí)要求必須保持內(nèi)訓(xùn)、保證收集資料的計(jì)劃。但事實(shí)證明，后面實(shí)施的效果是一般且客戶時(shí)花費(fèi)了更多的成本；因?yàn)轫?xiàng)目延期后，客戶也就沒(méi)有了上線的壓力，所有人員在這個(gè)階段基本上都沒(méi)再去碰軟件，也停止了所有的內(nèi)訓(xùn)和其他計(jì)劃，到再將項(xiàng)目提起來(lái)的時(shí)候，人員變了很多，沒(méi)變的人也對(duì)軟件系統(tǒng)生疏了。

雖然成本是增加了，但幸運(yùn)的是，這個(gè)項(xiàng)目最終還是成功了。但本人看到的很多類似項(xiàng)目就沒(méi)這么幸運(yùn)了，很多項(xiàng)目因?yàn)檠悠诙鴮?dǎo)致失敗，因?yàn)樵谘悠谄陂g，很多事情沒(méi)辦法預(yù)料，比如高階管理層換人、關(guān)鍵崗位人員流失或異動(dòng)等等不可預(yù)知的事情。項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，大家熱情高漲，如果讓這種熱情冷下來(lái)，很難再次激起這股熱情，所以在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，就明確做項(xiàng)目要“一鼓作氣”，要有 “逢山開(kāi)路遇水架橋”的干勁。當(dāng)然，在做項(xiàng)目過(guò)程中，無(wú)可避免的會(huì)遇到一些情況必須調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃的，顧問(wèn)能做的有兩件事情：第一件就是將既有的成果保持下來(lái)，并確保不因時(shí)間的流逝而使成果消失；第二件事就是控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，將計(jì)劃變更的相關(guān)情況以書(shū)面方式確定下來(lái)，明確責(zé)任。

其次，顧問(wèn)必須非常細(xì)致地去了解老板或總經(jīng)理的管理思路、企業(yè)的現(xiàn)有的流程、編碼、車間產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程和特點(diǎn)、倉(cāng)庫(kù)管理的現(xiàn)狀和特點(diǎn)、客戶和供應(yīng)商管理的現(xiàn)狀。了解得方式包括參觀車間和倉(cāng)庫(kù)、書(shū)面調(diào)研報(bào)告、單部門(mén)訪談或按業(yè)務(wù)流程將流程涉及到的部門(mén)一起交流訪談。過(guò)程中顧問(wèn)必須主導(dǎo)話題，很多時(shí)候一旦多人在一起訪談的時(shí)候就會(huì)炸開(kāi)了鍋，訪談變成了很多企業(yè)的通?。褐挥羞^(guò)程，沒(méi)有結(jié)論。

有經(jīng)驗(yàn)的顧問(wèn)通常會(huì)列出一系列的問(wèn)題，循著問(wèn)題的脈絡(luò)去了解企業(yè)和分析問(wèn)題，甚至在這個(gè)過(guò)程中再引申出更多地議題，這樣抽絲剝繭，將企業(yè)的真實(shí)情況了解清楚。很多時(shí)候，各部門(mén)訪談會(huì)發(fā)現(xiàn)，不同部門(mén)對(duì)同一事情的看法和結(jié)論完全相反，這要求顧問(wèn)再次找相關(guān)部門(mén)一起訪談，甚至需要顧問(wèn)去根據(jù)企業(yè)背景、多個(gè)部門(mén)調(diào)研結(jié)果來(lái)做判斷。收集各部門(mén)現(xiàn)在在使用的單據(jù)和流程也是了解企業(yè)的很重要的途徑，單據(jù)直接真實(shí)地反映了企業(yè)的數(shù)據(jù)和運(yùn)作流程。了解了企業(yè)的現(xiàn)狀才能去思考如何去將一套標(biāo)準(zhǔn)的套裝軟件應(yīng)用到企業(yè)中，讓它發(fā)揮它應(yīng)有的作用。所謂”知己知彼”方能百戰(zhàn)百勝。對(duì)于基礎(chǔ)比較差的企業(yè)，更加應(yīng)了解企業(yè)的方方面面，否則在應(yīng)用的時(shí)候會(huì)阻力很大，很多不可預(yù)知的問(wèn)題會(huì)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中突現(xiàn)出來(lái)。

本人曾經(jīng)做過(guò)這樣一家企業(yè)：該企業(yè)是做注塑機(jī)械的，民營(yíng)企業(yè)，也是家族企業(yè)，基本上談不上什么管理，參觀倉(cāng)庫(kù)，發(fā)現(xiàn)庫(kù)存量特別大且?guī)齑孢M(jìn)出根本無(wú)記錄，經(jīng)了解，庫(kù)存的很多材料（尤其是的大大小小的軸承，堆在一起）倉(cāng)庫(kù)管理員根本無(wú)法辨別，只有車間技術(shù)人員才能識(shí)別。由于沒(méi)有庫(kù)存數(shù)，采購(gòu)總會(huì)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃多采購(gòu)一些材料回來(lái)，久而久之，材料越堆越多，這些長(zhǎng)久都得不到使用的材料占用的資金初步估算達(dá)幾千萬(wàn)，企業(yè)目前比較賺錢(qián)，這個(gè)問(wèn)題在沒(méi)有應(yīng)用 南京OA 之前老板并沒(méi)有在意，跟很多老板的想法一樣，這家企業(yè)老板想著，即使沒(méi)用掉材料都還在工廠，抱著“肉爛在鍋里”的想法。按正常的作法，花三個(gè)月左右的時(shí)間，將采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、銷售、生產(chǎn)一起上 南京OA。

了解了這些情況以后，本人建議，用兩個(gè)月的時(shí)間先將最基礎(chǔ)的工作做好：所有物料的編碼規(guī)范起來(lái)（之前沒(méi)有編碼）、所有倉(cāng)庫(kù)物料分區(qū)整理存放并貼上分區(qū)標(biāo)識(shí)，所有物料建立庫(kù)存卡（也叫進(jìn)出存卡），技術(shù)部門(mén)協(xié)助識(shí)別材料。即使在沒(méi)有使用 南京OA，所有材料的進(jìn)出也必須寫(xiě)料號(hào)，并要求供應(yīng)商在送貨的時(shí)候注明材料料號(hào)。兩個(gè)月后才進(jìn)入培訓(xùn)階段。

事實(shí)證明，這種方法非常適合客戶，如果一邊培訓(xùn)一邊去整理資料，根本沒(méi)可能做好這么大量的基礎(chǔ)工作。有些項(xiàng)目客戶的項(xiàng)目經(jīng)理對(duì) 南京OA 的實(shí)施一點(diǎn)概念都沒(méi)有，用他們自己的話說(shuō)叫“心里沒(méi)底”，如何才能使客戶心里有底，首先顧問(wèn)必須表現(xiàn)較強(qiáng)的主導(dǎo)能力，根據(jù)客戶的情況制定合適的計(jì)劃并能有效推動(dòng)計(jì)劃執(zhí)行；其次顧問(wèn)必須對(duì)軟件很熟悉，客戶提出的問(wèn)題都能找到辦法解決，不管是用軟件方法實(shí)現(xiàn)還是去改變客戶的作業(yè)模式。

總之，在輔導(dǎo)這種類型的客戶的時(shí)候，必須做好充分的準(zhǔn)備，顧問(wèn)除準(zhǔn)備項(xiàng)目細(xì)部計(jì)劃和資料外，還必須清醒意識(shí)到項(xiàng)目的困難和風(fēng)險(xiǎn)，并給客戶打預(yù)防針，通常，本人在項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)上都會(huì)跟客戶打預(yù)防針，告訴客戶要成功應(yīng)用 南京OA 必須做好吃苦的準(zhǔn)備。當(dāng)然，也要引導(dǎo)客戶，讓大家覺(jué)得即使吃苦，于公于私都是值得的，不會(huì)因?yàn)橐钥嗑痛蛲颂霉摹?/P>