四所高校的OA辦公自動化系統(tǒng)都與檔案管理系統(tǒng)連接

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　　OA系統(tǒng)檔案管理的缺失

　　(來自：泛普軟件)

　　(一)泛普軟件的OA系統(tǒng)歸檔方式

　　“目前OA系統(tǒng)歸檔方式有兩種:一種是將OA系統(tǒng)導出的電子文件導入到檔案管理系統(tǒng)進行存儲，另一種就是直接存儲在脫機存儲介質進行管理”。所謂在線歸檔是直接通過學校檔案管理系統(tǒng)與學校OA系統(tǒng)的物理鏈接，將所需信息在線移交到檔案管理系統(tǒng)進行歸檔。而脫機存儲介質一般指U盤、光盤或者紙質。兩種存儲方式的不同點在于:在線歸檔更及時，不受時空限制，而脫機移交歸檔方式需要人工實施介質傳送，同時需要在兩個地點進行文件信息的導出與導入工作，既增加了成本又降低了工作效率。然而，事實即便如名校華南師范大學，采取的也是脫機存儲方式，把打印的紙質稿送到檔案室，由檔案室對公文進行掃描，以PDF格式存儲。因為很多人在發(fā)文后不愿意對公文進行歸檔，以為歸檔是檔案室的事。我院目前采用的也是脫機介質歸檔方式，主要是因為檔案室建設滯后，沒有專門的檔案管理系統(tǒng)軟件，OA系統(tǒng)發(fā)文沒有傳輸?shù)綑n案室數(shù)據(jù)庫，常用的歸檔方式是一個學期集中整理一次OA 辦公軟件系統(tǒng)發(fā)文，刻錄成光盤移交到檔案室保管，并打印紙質稿，以備長期保存。

　　(二)原因分析

　　泛普軟件所走訪的四所公立高校，都設有專門的檔案館，其中華南師范大學位于廣州大學城的檔案館設施最為齊全，屬正處級單位。暨南大學的檔案館歸校長辦公室管理，屬副處級單位。這四所高校的OA辦公自動化系統(tǒng)都與檔案管理系統(tǒng)連接，

　　OA系統(tǒng)檔案管理的缺失

發(fā)布：2006-12-11 18:55 編輯：泛普軟件 · hujian [打印此頁] [關閉]

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