郵件系統(tǒng)怎樣和ERP整合

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我受一朋友所托，他讓我根據他們公司的實際情況，把他們公司的 郵件系統(tǒng)跟erp系統(tǒng)整合起來。

朋友的公司是一家外資企業(yè)，成立不是很久，才兩年時間。但是，由于是老外管理，所以，他們對于企業(yè)的信息化管理非常重視。在成立之初，就在公司內部建立了郵件系統(tǒng)與文件服務器，內部文檔的轉接基本上實現了電子文檔的傳遞。而近一段時間，他們上了國外的一開源的ERP軟件，并自主實施。經過大半年時間的努力，已經基本取得了成功。但是，他們現在遇到一個問題，就是現在使用的ERP軟件無法跟郵件系統(tǒng)結合起來，如銷售定單，要從ERP系統(tǒng)中導出為PDF格式的文件，然后在通過郵件系統(tǒng)發(fā)給生產部門與采購部門，讓其安排采購與生產。類似的重復性工作還有多，管理層希望能夠把ERP系統(tǒng)跟郵件系統(tǒng)結合起來，省去這些無謂的重復性工作。

由于他們使用的ERP系統(tǒng)是開源的ERP系統(tǒng)，所以，他們希望能夠自主的完成這方面的集成工作，故，我朋友就找到了我，希望我能夠給他們寫個方案。

朋友收托，我不好推辭，只好勉為其難的寫了一個方案。沒想到，他們用起來，還蠻順手。近期，還付一筆酬金，意思意思。錢是小事，但是，讓我感到了一種成就感。今天，心血來潮，就把這個方案概要的總結了一下，給大家參考一下。

企業(yè)狀況：

1、 郵件系統(tǒng)狀況：企業(yè)內部有獨立的郵件服務器，在企業(yè)已經應用了近兩年時間，可以說，已經非常成熟。而我對于郵件系統(tǒng)并不是很熟悉，所以，不打算在郵件系統(tǒng)上出主意。

2、 ERP系統(tǒng)狀況：企業(yè)用的是一個國外的開源ERP系統(tǒng)，源代碼、后臺數據庫都是免費公開的。而且，企業(yè)為了實施ERP，還專門召了幾個IT人員，負責開源ERP系統(tǒng)的二次開發(fā)、測試、改進工作。由于企業(yè)有這方面的專家，我決定從ERP系統(tǒng)出發(fā)，結合前臺代碼和后臺數據庫的相關功能，把ERP系統(tǒng)跟郵件系統(tǒng)結合起來。

3、 IT實力：企業(yè)從一開始就非常重視IT技術的應用，有專門的IT部門，其下有4個專門的IT人員來維護企業(yè)的IT系統(tǒng)?？梢哉f，這個企業(yè)的IT實力比較雄厚。要完成一定的開發(fā)工作，應該不是很困難。

解決思路：

由于我對于郵件系統(tǒng)不是很專業(yè)，所以，不打算在這上面做文章。而因為ERP系統(tǒng)是開源的，并且數據庫結構也是開放的，這就給我了提示，我準備在這上面找突破口。

一方面，通過ERP系統(tǒng)源代碼的開發(fā)，關聯郵件系統(tǒng)，實現發(fā)郵件的功能。如報表上，添加一個按鈕，只要事先設置好郵件的接收人，鼠標一點，就可以把郵件發(fā)給相關的人員。

另一方面，通過郵件的觸發(fā)器功能，當單據的進行了相關作業(yè)后，如單據審核后，就自動發(fā)郵件給相關人員，而不用人工的干涉。

銷售部門的具體解決方法：

1、 銷售定單的審核。

銷售定單審核時，用戶要求其能夠把銷售定單的數據，自動發(fā)送給銷售總監(jiān)、物流部門、生產部門與采購部門，其格式要轉換成PDF格式，以防止修改。

我在考慮這個功能時，剛開始是想通過編寫代碼完成。如通過編寫一段代碼，捆綁到現有的審核按鈕上面，然后，當單據審核時，把銷售定單自動轉換成PDF格式，然后發(fā)給其他預先設置好的收件人員。但是，后來發(fā)現如此做的話，審核時，要花近五分種的時間，用戶等不及。

為此，我考慮通過后臺數據庫進行處理。基本思路就是，當系統(tǒng)審核時，編寫一個觸發(fā)器，類型為事后。即，當單據符合審核的條件時，先審核，然后再做其他相關的動作，如文件轉換與發(fā)郵件的功能。如此，可以把工作轉移到后臺處理，而不耽誤前臺的審核時間。轉移到后臺，就是有一個問題，文件是否轉換成功，郵件是否發(fā)送成功呢?如何把這些信息傳遞給用戶?我采取了三重保險，一是把銷售定單也發(fā)一份給用戶自己，如此，他們就可以看到郵件發(fā)出去的內容是否跟預先設計的一樣;二是把后臺處理的作業(yè)狀態(tài)及時發(fā)郵件給用戶，告知他們后臺的操作是否成功;三是當文件沒有轉換成功或者郵件沒有發(fā)送成功時，把不成功的狀態(tài)傳回到銷售定單，并把其跟報表結合起來，用戶每天下班前，查詢一下銷售定單的發(fā)送狀況，就可以知道郵件是否發(fā)送成功了。

2、 銷售定單的變更。

銷售定單的變更處理基本上跟銷售定單的審核一致，只是多了一項功能，就是郵件的確認功能。因為銷售定單的變更要求能夠及時到相關人員，所以，用戶希望當其他人員看到相關郵件時，能夠自動回復，告知用戶已經收到郵件。

這個功能很簡單，通過郵件系統(tǒng)的自動回復功能就可以實現。我建議企業(yè)把銷售定單變更的收件人專門設置成為一個小組，然后，當發(fā)個這個小組的郵件時，都設置為自動回復，就可以知道他們是否收到郵件了。

3、 銷售日報表的制作。

企業(yè)每到下午下班前，銷售人員都要匯總當日的接單報表，并發(fā)給相關的人員。這個工作比較累人，沒什么技術含量，但是，又必須做。系統(tǒng)能否在每天固定的時刻，發(fā)郵件給他們呢?而不需要人為的去導出，然后再發(fā)郵件呢?

我通過后臺數據庫的觸發(fā)期完成此功能。通過觸發(fā)期，可以實現在每天的4點45分，自動匯總當天的接單數據，然后按用戶要求的格式，發(fā)送給相關人員。為了保證系統(tǒng)數據的準確性，我又設置了兩個門檻。一是在管理上，我要求企業(yè)在下銷售定單時，在當前的4點30分之前，要把當天的銷售定單審核完畢，4點30分以后的銷售定單，都算到下一天的定單;二是，若在4點45分，還有銷售定單審核時，后臺數據庫會每審核一次，就觸發(fā)一次觸發(fā)器動作，把最新的銷售定單匯總，然后發(fā)郵件。

4、 銷售信用額度的提醒。

信用額度主要做到以下幾個方面：

(1) 當信用額度利用到一定額度時，如80%時，發(fā)郵件提醒業(yè)務員，進行相關的處理。

(2) 當客戶的信用額度變化時，要及時通知相關人員，如財務、倉庫、管理層。

(3) 當超過信用額度，銷售定單不能審核或者不能出貨時，及時發(fā)郵件告訴銷售經理或者其他管理人員，尋找對策。

針對這三個需求，第一個需求我是通過數據庫的觸發(fā)器完成，當每下一次定單或者每收到一比款，信用額度的余額會相應的改變，當信用額度的余額不到信用額度的80%時，就自動發(fā)郵件給指定的人員;第二個、第三個需求通過代碼的編寫完成，如當信用額度變更單審核時，或者銷售定單不能審核、其原因是信用額度不夠時，就會發(fā)郵件給相關人員。

5、 銷售預計出貨日的提醒。

企業(yè)要求系統(tǒng)能夠把在出貨日前三天的銷售定單匯總并報告給相關的人員。如某張定單的出貨日期是11月5日，則在11月3日早上，系統(tǒng)要能夠出一分報表，把出貨日在11月3日到11月5日的所有銷售定單匯總，并發(fā)郵件告知相關人員。

為此，我是設置，在每天早上7點半，通過服務期編寫一個批處理程序，每天在這個時間，系統(tǒng)自動查詢，并形成這張報表，并轉換為EXCLE格式。然后再寫一個觸發(fā)期，每天7點45分的時候，把這張報表發(fā)給指定的人員。

后來，在實際的應用過程中，發(fā)現各個人員對于報表的格式要求不一致，如銷售人員不僅要知道哪些產品要出貨了，還要知道這些產品的金額是多少(他們要知道萬一不能按時交貨時，要付的違約金是多少);而發(fā)給生產的，則不需要知道銷售定單的金額(銷售產品的單價信息對生產部門是保密的)。為此，我又對這張報表進行了細分，根據不同的不同，形成不同的報表，并發(fā)給相關的人員。

6、 銷售應收帳款余額及到期日的提醒。

銷售應收帳款余額及到期日的提醒，跟信用額度的提醒設置類似，也是通過編寫ERP源代碼和后臺數據庫觸發(fā)期實現類似的功能。

通過銷售部門功能的設置，可以發(fā)現，很多功能直接通過數據庫的觸發(fā)期，就可以實現諸如報警、統(tǒng)計等一些比較智能的功能;而再通過源代碼的編寫，其功能更加豐富。

其他部門的功能跟銷售部門功能設置類似，通過相似的設置，都可以滿足用戶的需求，把ERP系統(tǒng)跟郵件系統(tǒng)結合起來，而不需要去進行中間件的開發(fā)。(ctocio)