合理選擇財(cái)務(wù)管理軟件項(xiàng)目實(shí)施方法

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財(cái)務(wù)管理軟件雖然沒(méi)有合肥OA系統(tǒng)那么復(fù)雜，但是一個(gè)功能齊全的財(cái)務(wù)管理軟件，也包括很多內(nèi)容。如應(yīng)收應(yīng)付管理、自動(dòng)分錄、總帳管理、成本管理、費(fèi)用報(bào)銷管理、發(fā)票管理等模塊。這些模塊是否需要一步到位、財(cái)務(wù)管理的流程是否需要進(jìn)行更改，等等，這些就是涉及到財(cái)務(wù)管理軟件的實(shí)施方法論。今天筆者就這個(gè)話題發(fā)表一下自己的看法。

一、 流程管理先僵化后優(yōu)化。

其實(shí)，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理，沒(méi)有多大的難度，基本上就在于一個(gè)財(cái)務(wù)處理作業(yè)的流程上面。若這個(gè)流程制定的好，并且大家都能夠遵守這個(gè)流程，那么作業(yè)就會(huì)非常的順暢。相反，要是這個(gè)流程定義的不合理，或者流程成為了一紙空文，沒(méi)有實(shí)際的約束力的話，那么財(cái)務(wù)人員在處理起來(lái)的時(shí)候，就會(huì)顯得比較吃力。所以，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)也是先從規(guī)范企業(yè)的作業(yè)流程出發(fā)，來(lái)提高財(cái)務(wù)管理人員的工作效率。

財(cái)務(wù)管理軟件自身帶有一套標(biāo)準(zhǔn)的工作流程。這套流程雖然說(shuō)不是十全十美，但是，也是經(jīng)過(guò)千錘百煉的，集合了很多財(cái)務(wù)管理專家的智慧。所以，企業(yè)在實(shí)施財(cái)務(wù)管理軟件的時(shí)候，最好能夠先完全遵守財(cái)務(wù)管理軟件的流程，等到系統(tǒng)熟悉后，在 根據(jù)自己公司與部門的實(shí)際情況，來(lái)對(duì)系統(tǒng)流程進(jìn)行優(yōu)化。如此處理的好處非常明顯。

一是可以提高項(xiàng)目上現(xiàn)的進(jìn)度。我們知道，財(cái)務(wù)部門每個(gè)月都要做很多的帳務(wù)，而且準(zhǔn)確率要求都非常的高。若把財(cái)務(wù)管理軟件的項(xiàng)目拖的太長(zhǎng)的話，則很明顯會(huì)嚴(yán)重的干擾財(cái)務(wù)部門的工作，這是我們?cè)趯?shí)施財(cái)務(wù)管理軟件項(xiàng)目的時(shí)候需要盡量避免的。而如果不采用這種實(shí)施方法，如根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有流程來(lái)對(duì)財(cái)務(wù)管理軟件進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)的話，則需要比較長(zhǎng)的時(shí)間，這樣的話，就會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)部門對(duì)正常運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生很大的影響。而若先對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行僵化，即完全按照系統(tǒng)流程來(lái)走的話，則可以大大縮短項(xiàng)目的時(shí)間。

二是可以解決企業(yè)財(cái)務(wù)管理過(guò)程中的一些不規(guī)范的行為。其實(shí)，現(xiàn)在很多公司財(cái)務(wù)管理都存在著一些管理漏洞。如在報(bào)銷的時(shí)候，沒(méi)有發(fā)票或者單據(jù)手續(xù)不齊全等等。這一方面是公司里可能存在一些特權(quán)人物，在破壞企業(yè)的管理規(guī)則;另一方面，企業(yè)也缺乏行之有效的流程管理工具，無(wú)法對(duì)相關(guān)作業(yè)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。如筆者在給企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)管理軟件的時(shí)候，很多財(cái)務(wù)經(jīng)理會(huì)像我訴苦。他們說(shuō)，不是他們不想實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，而是企業(yè)“大人物”太多。我們發(fā)現(xiàn)員工的手續(xù)不全，就把單據(jù)退回去讓他們重新處理;但是，他們呢，不知道通過(guò)手段直接讓老總在單據(jù)上了字。此時(shí)我們也只能夠接受了?？梢?jiàn)，不是財(cái)務(wù)管理人員不想實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，而是因?yàn)槠髽I(yè)中“人治”因素太重，而大大降低了流程的約束作用。而若讓財(cái)務(wù)管理流程僵化，什么作業(yè)都必須按照規(guī)矩來(lái)，則無(wú)形之中，就可以降低這種人治對(duì)于財(cái)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)流程的破壞性，從而消除一些財(cái)務(wù)管理中的不規(guī)范行為。

筆者現(xiàn)在實(shí)施財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的時(shí)候，基本上是采用這種實(shí)施方法，當(dāng)然，要說(shuō)服客戶服從我的安排，也是有一定難度的。

不過(guò)，根據(jù)這種方法實(shí)施財(cái)務(wù)管理項(xiàng)目的時(shí)候，需要注意幾個(gè)問(wèn)題。

一是在推進(jìn)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)流程的過(guò)程中，難免會(huì)受到來(lái)自于員工的阻力。此時(shí)，企業(yè)的項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人一定要取得一把手的支持，利用他的權(quán)威把這些反對(duì)聲音打下去。同時(shí)，要讓他們明白，如果這個(gè)流程在后續(xù)管理中真的行不通的話，可以做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

二是在流程優(yōu)化的過(guò)程中，我們的原則是盡量減少對(duì)系統(tǒng)流程的調(diào)整。其實(shí)，根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，在剛開(kāi)始，可能大家對(duì)系統(tǒng)的流程都比較不適應(yīng)，但是，久而久之，也都習(xí)慣了。這是為什么呢?這主要是因?yàn)楹芏嘧鳂I(yè)方式都是一種工作上的習(xí)慣而已，而不是有多大的本質(zhì)沖突。當(dāng)員工采用這個(gè)流程一段時(shí)間后，對(duì)這個(gè)流程熟悉了，反而就適應(yīng)了，不需要再做調(diào)整。所以，在剛開(kāi)始對(duì)流程僵化這個(gè)階段，可能會(huì)遇到很大的阻力，但是，在后來(lái)的階段，反而阻力會(huì)小的多。

二、 分布實(shí)施、逐步完善。

財(cái)務(wù)部門雖小，但是五臟俱全。企業(yè)很多業(yè)務(wù)最終都會(huì)匯聚到財(cái)務(wù)部門，需要他們進(jìn)行帳務(wù)處理。所以說(shuō)，財(cái)務(wù)部門的工作范圍其實(shí)很廣的。在財(cái)務(wù)信息化剛剛起步的時(shí)候，就針對(duì)不同的財(cái)務(wù)工作有不同的信息化管理系統(tǒng)。如報(bào)銷的話，就要費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)，用來(lái)管理員工的報(bào)銷。還有專門的費(fèi)用預(yù)算管理控制、應(yīng)收應(yīng)付管理系統(tǒng)、總帳管理資系統(tǒng)、發(fā)票管理系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)等等。各種財(cái)務(wù)信息化管理系統(tǒng)琳瑯滿目，讓人目不暇接。但是美中不足的就是，這些財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)各自為政，把本來(lái)是相互聯(lián)系的一些作業(yè)，分力互不相關(guān)的各個(gè)模塊。這導(dǎo)致的結(jié)果就是，很多工作都需要重復(fù)的做。如在費(fèi)用預(yù)算系統(tǒng)中做好相關(guān)的費(fèi)用預(yù)算與控制;但是最后還需要在總帳管理系統(tǒng)中做相關(guān)的單據(jù)等等。這就導(dǎo)致了一些重復(fù)的工作，從而最終影響財(cái)務(wù)信息化管理的整體效果。

為了解決這個(gè)“孤島現(xiàn)象”，現(xiàn)在有的軟件公司已經(jīng)提出了一個(gè)綜合型的財(cái)務(wù)管理解決方案。在這個(gè)方案的幫助下，企業(yè)財(cái)務(wù)部門只需要采用一套系統(tǒng)，就可以完成所有的財(cái)物管理工作。而最關(guān)鍵的是，各個(gè)財(cái)務(wù)管理作業(yè)在這套系統(tǒng)中是相通的，如費(fèi)用報(bào)銷等都可以直接轉(zhuǎn)入到總帳管理模塊。如此的話，就可以大大的減少重復(fù)性的工作。

但是，由此就帶來(lái)了另外一個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的問(wèn)題，這個(gè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中具有這么多的管理模塊，要如何實(shí)施的?是一步到位還是分階段實(shí)施呢?

這也是一個(gè)大家爭(zhēng)論的比較多的話題。我的觀點(diǎn)是，需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況與財(cái)務(wù)管理的復(fù)雜程度來(lái)選擇。如果企業(yè)的財(cái)務(wù)管理比較簡(jiǎn)單，而財(cái)務(wù)部門人員又比較充足，能夠有足夠的精力投入到財(cái)務(wù)管理項(xiàng)目中的去的話，則采用一步到位的實(shí)施方法，也是一個(gè)比較好的選擇。

不過(guò)，根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，符合這種情況的企業(yè)很少。現(xiàn)在很多企業(yè)的財(cái)務(wù)部門，都是超負(fù)荷運(yùn)作的。如果在同一時(shí)間，對(duì)財(cái)務(wù)管理的各個(gè)方面進(jìn)行信息化管理改造的話，可能會(huì)讓他們精神崩潰，最后不但項(xiàng)目沒(méi)有搞上去，還把正常的財(cái)務(wù)管理作業(yè)搞成一團(tuán)糟。

所以，筆者還是傾向于“分布實(shí)施，逐步完善”。也就是說(shuō)，在項(xiàng)目規(guī)劃的時(shí)候，不要想著把所有的模塊都一下子上上去，而應(yīng)該分階段時(shí)候。如上半年先實(shí)施企業(yè)管理比較薄弱的費(fèi)用預(yù)算與報(bào)銷系統(tǒng)，下半年再把應(yīng)收應(yīng)付與總帳管理模塊上上去。如此一步步的做，最大的好處就是讓財(cái)務(wù)管理人員能夠抽出足夠多的時(shí)間，投入到這個(gè)項(xiàng)目中去。我們的目標(biāo)就是，上一個(gè)模塊，就要讓其顯示出效果來(lái)。

在采用“分布實(shí)施，逐步完善”這個(gè)實(shí)施方法論在實(shí)施企業(yè)的財(cái)務(wù)管理軟件項(xiàng)目的時(shí)候，需要注意以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

一是要對(duì)財(cái)務(wù)信息化管理有一個(gè)整體的規(guī)劃。在采用這個(gè)方法的時(shí)候，最忌諱的就是沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)劃，想到什么就實(shí)施什么模塊。我最擔(dān)心的就是，由于對(duì)于財(cái)務(wù)信息化管理沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)劃，到時(shí)候購(gòu)買財(cái)務(wù)管理軟件的時(shí)候，沒(méi)有購(gòu)買統(tǒng)一的解決方案，而是各個(gè)模塊分開(kāi)來(lái)買不同廠商的平臺(tái)。這就會(huì)導(dǎo)致各個(gè)系統(tǒng)之間獨(dú)立運(yùn)作，各自為政，從而人為的導(dǎo)致“信息孤島現(xiàn)象”。

二是在信息化規(guī)劃的時(shí)候，需要注意各個(gè)模塊之間的前后聯(lián)系。如在可以的情況下，最好先考慮上應(yīng)收應(yīng)付與費(fèi)用報(bào)銷模塊，然后再上總帳管理模塊。如此做的目的，是因?yàn)榭値す芾碇械暮芏鄳{證的內(nèi)容，都可以根據(jù)應(yīng)收應(yīng)付與費(fèi)用報(bào)銷模塊中轉(zhuǎn)換過(guò)來(lái)，而不用財(cái)務(wù)管理人員手工的在總帳管理模塊中輸入憑證的內(nèi)容。

最后，筆者要說(shuō)的就是，項(xiàng)目實(shí)施方式，其實(shí)沒(méi)有好壞之分。只有根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，然后選擇合適的方式才是可行的。套句俗話，只要適合企業(yè)的，才是最好的。不過(guò)有一點(diǎn)可以肯定的就是，無(wú)論采用什么樣的項(xiàng)目實(shí)施方式，標(biāo)準(zhǔn)化管理、消除信息孤島現(xiàn)象，永遠(yuǎn)是信息化管理中的兩個(gè)永恒的目標(biāo)。（IT專家網(wǎng)）