設置知識庫目錄還需要遵循兩大原則。

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　　第一，相互獨立、完全窮盡?；ハ嗒毩⑹侵溉绻粋€文檔在某一個目錄下存在，就不能出現(xiàn)在其他目錄。目錄之間是相互獨立的，不能重疊、交叉。完全窮盡是指知識管理系統(tǒng)目錄應該覆蓋企業(yè)所有的文檔，要避免有些文檔找不到合適的目錄存放。

　　第二，層級不宜過多。一般來講，企業(yè)知識庫目錄設置不能超過四層。否則，就會影響員工維護、應用知識庫的積極性。同時還要注意的是，知識庫目錄的設置要以滿足用戶需求為準則。

　　權限體系保證文檔安全

　　由于每一個知識庫目錄都對應著相應的部門，找到知識庫目錄和公司部門對應的映射關系，就可以通過橫向的權限設置來控制文檔，如財務相關目錄下的文章主要在財務部門應用，營銷相關目錄下的文檔在營銷部門和市場部門應用，業(yè)務部門的文檔主要在業(yè)務部門應用。這樣，就避免了部門之間交叉泄露的可能性。

　　縱向文檔權限的設置要考慮文檔和用戶兩個因素。企業(yè)可以給每個文檔設置相應的安全級別。有些普通的文檔，如企業(yè)文化、常用的規(guī)章制度等，其安全級別是比較低的，可以在企業(yè)內部充分共享。而像合同、財務相關的機密報表等文檔，只能在小范圍內內容共享，其安全級別就應該設置得比較高。同樣，還可以給系統(tǒng)中的每個用戶都設置安全級別，并將用戶的安全級別與文檔的安全級別對應起來。這樣，就把縱向的安全體系定義清楚了。

　　橫向的安全體系與縱向的安全體系結合起來，就構成了一個比較嚴密、規(guī)范、完善的文檔權限體系。這樣，就能保證文檔信息在被充分利用的同時，盡量減少被泄露的機會。

　　將知識管理系統(tǒng)安全體系落實到每一個文檔時，還有一些技巧可以參考。比如說，企業(yè)可以通過系統(tǒng)將一個文檔的標題、目錄、摘要和關鍵詞廣泛共享，但是需要對文檔的正文或關鍵內容進行權限控制。這樣，就可以保證員工在必要情況下都能夠通過授權來獲取所需的文檔內容。

發(fā)布：2025-09-13 00:56 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]