知識管理從文檔管理開始

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　知識管理隨著在中國企業(yè)實(shí)踐的推移，得到了非常廣泛的應(yīng)用。AMT咨詢多年來在研究知識管理及其實(shí)施的知識管理咨詢案例中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的高層在推進(jìn)知識管理的時(shí)候會涉及到非常具體的內(nèi)容，比如知識管理的戰(zhàn)略如何定?　　知識管理系統(tǒng)隨著在中國企業(yè)實(shí)踐的推移，得到了非常廣泛的應(yīng)用。AMT咨詢多年來在研究知識管理及其實(shí)施的知識管理咨詢案例中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的高層在推進(jìn)知識管理的時(shí)候會涉及到非常具體的內(nèi)容，比如知識管理的戰(zhàn)略如何定?企業(yè)中的知識如何梳理?企業(yè)知識管理系統(tǒng)如何應(yīng)用?解決這些問題的關(guān)鍵在于——文檔管理。

　　AMT咨詢發(fā)現(xiàn)企業(yè)在進(jìn)行文檔管理時(shí)，通常會被三個(gè)問題困擾：第一企業(yè)里的知識內(nèi)容龐雜、體系繁多，而這些知識存在于不同的地方，如何通過一個(gè)統(tǒng)一的體系把這些知識分類就成為問題。第二，當(dāng)所有的知識已經(jīng)放在系統(tǒng)上統(tǒng)一管理起來后，該如何確保這些知識的安全性，即如何保證企業(yè)核心的知識和文化不流失的同時(shí)能在企業(yè)里得到充分的共享。第三，面對海量的知識文檔，用戶如何才能快速地定位、檢索到這些內(nèi)容呢?

　　設(shè)計(jì)知識庫目錄 有效分類海量文檔

　　企業(yè)中每個(gè)員工、每個(gè)部門、每個(gè)業(yè)務(wù)單元都積累了大量的文檔。面對這么多分散在不同地方的文檔，如何通過一個(gè)完整的架構(gòu)把這些文檔“框”起來?這就需要運(yùn)用知識庫目錄的設(shè)置。企業(yè)可以按照部門、企業(yè)架構(gòu)來設(shè)置文檔的目錄。如把集團(tuán)的文檔單獨(dú)放在一個(gè)目錄下，把不同的業(yè)務(wù)公司發(fā)生的文檔放在不同的業(yè)務(wù)公司文檔下，既用組織結(jié)構(gòu)這個(gè)維度設(shè)置知識文檔目錄。但是這種分類方法可能會存在一些問題：當(dāng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時(shí)，文檔的分類就需要調(diào)整，而這種調(diào)整是比較困難復(fù)雜的。因此在分類時(shí)，要將組織結(jié)構(gòu)與職能部門的特點(diǎn)相結(jié)合。

　　知識庫目錄一般是分層級的，第一層可以按照企業(yè)大的組織結(jié)構(gòu)來設(shè)置，比如集團(tuán)、子公司A、子公司B這樣一個(gè)體系推進(jìn)。第二層可根據(jù)職能部門的特點(diǎn)劃分。企業(yè)中的財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等部門的職能具有一定的穩(wěn)定性，如財(cái)務(wù)管理包含的成本管理、固定資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)報(bào)表管理等內(nèi)容，這對任何一家企業(yè)來說都是相的。因此可按照這個(gè)維度設(shè)置知識庫的二級目錄。再比如營銷領(lǐng)域在管理學(xué)上有非常清晰的界定，包括4p理論、5p理論。按照4p、5p的方式來設(shè)置營銷領(lǐng)域的知識庫文檔也是一個(gè)比較好的方法，就無須探討營銷領(lǐng)域的職能到底是在部門A還是部門B。

　　設(shè)置知識庫目錄需要遵循兩大原則。第一是相互獨(dú)立、完全窮盡。一篇文檔在一個(gè)目錄下存在了，就不在其他目錄下存在，目錄和目錄之間是相互獨(dú)立的，沒有重疊的部分，沒有交叉覆蓋的地方。完全窮盡是指知識庫目錄里面的文檔應(yīng)該把企業(yè)的文檔“一網(wǎng)打盡”，避免出現(xiàn)有文檔找不到合適的目錄放的情況。

　　知識管理系統(tǒng)第二個(gè)原則是層級不宜過多。一般來講企業(yè)知識庫目錄設(shè)置不超過四層，如果超過四層，就會讓用戶在使用時(shí)感到不方便。如果創(chuàng)建、上傳一篇文檔的時(shí)候需要非常復(fù)雜地找到對應(yīng)的目錄，是不便捷的。還要注意的是，在設(shè)置知識庫目錄的時(shí)候要以滿足用戶的需求為準(zhǔn)則。不需要對設(shè)置知識庫目錄做非常深入、詳細(xì)的探討，只要滿足用戶需求即可。