淺析OA向協(xié)同化辦公的必然轉(zhuǎn)變

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    我們當前正處在一個信息和知識經(jīng)濟高速發(fā)展的時代，由于OA自身的局限性，如果沒有新的概念引入，0A必將走入瓶頸，甚至銷亡。提到辦公自動化，很自然的會把它與“檔案管理”、“公文流轉(zhuǎn)”等聯(lián)系在一起，這也是脫胎于政府收發(fā)文的0A，給人們留下的根深蒂固的印象。歷經(jīng)二十多年的發(fā)展，由于傳統(tǒng)OA自身的局限性，企業(yè)只能依靠它來進行一些基本的行政事務處理，很難從中獲得更多價值，這就是辦公自動化系統(tǒng)所處的現(xiàn)實和困境，也是企業(yè)用戶對傳統(tǒng)0A不滿意的所在。協(xié)同化0A，是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的和實現(xiàn)辦公自動化和提高工作效率的各種信息化設備和應用軟件， OA采用良好的辦公手段，使員工做到“高效地做事、把事做好”，達到繁雜工作輕松處理的目的；實現(xiàn)資源整合，降低運營成本，建立節(jié)約型企業(yè)的目標，協(xié)助領(lǐng)導監(jiān)控管理，促進了企業(yè)管理的規(guī)范化、信息化、和諧化。

    1 OA的發(fā)展歷程及特點

    第一代0A起源于政府公文和檔案管理的需求，實現(xiàn)企業(yè)部分工作流程的自動化和文檔的電子化管理。以公文處理、檔案管理為核心，辦公就是辦文。形成了OA的基本體系。在C／S架構(gòu)下，所以無法很好的支持遠程和移動辦公。第二代0A是從90年代中期開始。隨互聯(lián)網(wǎng)的興起與發(fā)展而產(chǎn)生的。以Internet為基礎，實現(xiàn)了B／S架構(gòu)，很好的支持了移動辦公的需求，企業(yè)資源不再受到通訊技術(shù)的限制。雖然也加入了如BBS、新聞發(fā)布、日程安排、人事信息等功能，但本質(zhì)上依然以公文和檔案管理為核心。第三代0A從90年代末開始，隨市場環(huán)境的變化和協(xié)同管理(Collaboration)的興起，開始強調(diào)跨地域、跨部門之間的協(xié)作，也加入了新的協(xié)作工具，如即時通訊、項目管理、網(wǎng)絡會議等。但它仍然沒有完全突破傳統(tǒng)0A的局限，實現(xiàn)的協(xié)作也僅是局部的、淺層次的，更多的企業(yè)資源依然處于割裂和難以管理的狀態(tài)。

    縱觀0A的發(fā)展歷程，這里辦公自動化只是用計算機的操作代替了部分手工處理的信息和辦公流程，而其本身卻沒有增加多少先進的管理理念和方法。另外，傳統(tǒng)OA也一直很難擺脫最初的定義模式，除了將企業(yè)的一些文檔、信息進行了電子化，并在工作流管理上有所增強外，并未給企業(yè)帶來更多的價值。同時，盡管第三代0A開始加入?yún)f(xié)作理念，但從根本上，它只是利用了一些簡單的協(xié)作工具，從企業(yè)管理的整體角度來看，它離真正的“協(xié)同”還有相當?shù)木嚯x。

    2 0A系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀

    傳統(tǒng)的OA產(chǎn)品主要有兩類：第一類，沿襲傳統(tǒng)0A，簡單而低價，開發(fā)和銷售這種產(chǎn)品的企業(yè)很多，也有一定的客戶群。價格和開發(fā)成本較低，但功能主要以傳統(tǒng)的收發(fā)文管理，檔案管理為主，比較簡單且相對獨立，信息以孤立和靜態(tài)的形式存在。這類0A只是辦公自動化的初級階段。第二類，實現(xiàn)了部分的協(xié)作，有一定靈活性，是比較先進的OA，它開始納入一定的協(xié)同管理思想，功能上也進行了相當?shù)母倪M，加強了工作流程的功能，并利用各種協(xié)作工具實現(xiàn)人與人、部門與部門之間的協(xié)作，OA的架構(gòu)較靈活，然而各功能仍相對獨立，尤其是與企業(yè)的業(yè)務還是沒有實現(xiàn)更深層次的對接。

    面對辦公自動化的現(xiàn)狀，我們需要的是重新審視企業(yè)的管理和信息化需求，從而挖掘OA新的應用價值。傳統(tǒng)OA之所以受到用戶和廠商雙方面的冷落。一方面，傳統(tǒng)OA簡單的功能在企業(yè)的業(yè)務流程日益復雜，海量信息呈線性增長的今天，愈發(fā)顯得力不從心，更多時候，它只是提供一種信息發(fā)布、查看和類似BBS的功能，而企業(yè)除了日常辦公之外還有人事、客戶、財務、銷售等管理需求，于是企業(yè)不得不建立各種信息化系統(tǒng)，而這些系統(tǒng)很少能夠被協(xié)調(diào)起來，企業(yè)常常面臨著要在不同應用平臺、數(shù)據(jù)庫之間切換的煩惱，傳統(tǒng)0A卻無法擔當“集成”的角色，為企業(yè)提供整合這些信息和應用的前臺。另一方面，在市場化和全球一體的經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)間日益強調(diào)協(xié)作，跨部門、跨組織、跨企業(yè)、跨地域的工作每天都在進行，而傳統(tǒng)OA落后的架構(gòu)及功能設計顯然無法滿足企業(yè)高度靈活性和協(xié)作性的要求。

    3 協(xié)同化OA產(chǎn)生的必然性

    現(xiàn)實情況中的企業(yè)辦公的涵義是很廣泛的。從人員職能的角度看，企業(yè)管理者希望隨時了解整個企業(yè)的運作情況，與各部門保持經(jīng)常性的溝通和交流，從人力資源、財務等方面監(jiān)控企業(yè)的整體情況并決策，他只關(guān)注監(jiān)控和決策；部門領(lǐng)導希望方便的分配工作任務，查看下屬的工作進展，并做出相應指導，評價其業(yè)績，并與上下級和其他部門建立緊密的聯(lián)系，他只關(guān)注管理和協(xié)調(diào)；普通員工希望可以查看自己的工作計劃和進度，方便的利用各種管理工具完成自己的工作任務，他只關(guān)注高效和協(xié)作。從應用范圍的角度看，日常工作事實上涵蓋了對知識、文檔、人員、資產(chǎn)、財務、項目等方面的管理，且每個環(huán)節(jié)都關(guān)聯(lián)緊密，相互作用。因此在現(xiàn)實情況中辦公的涵義遠遠超出了我們既定的范圍，傳統(tǒng)0A只是從一個狹義和片面的角度去實現(xiàn)了辦公自動化。因此OA應該從更廣闊的角度來考慮辦公的涵義，并與企業(yè)的需求緊密結(jié)合。

    企業(yè)當前的信息化現(xiàn)狀，過去的很多應用系統(tǒng)都是相互割裂的，它們往往關(guān)注單個或局部資源的管理，相互間很少能緊密協(xié)調(diào)，信息、應用和資源三大孤島不可避免的存在。企業(yè)中存在著溝通不暢，信息無法及時獲得，管理效率低下，資源間難以統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀。尤其是當企業(yè)業(yè)務流程日益復雜，業(yè)務問關(guān)聯(lián)與交叉頻繁；人與人，部門與部門，企業(yè)與企業(yè)的溝通和協(xié)作愈發(fā)重要，企業(yè)更需要打破各種溝通和管理的屏障，實現(xiàn)對管理和運營各環(huán)節(jié)的掌控、調(diào)配和協(xié)作。傳統(tǒng)OA由于其應用的局限性難以滿足企業(yè)協(xié)同管理的需求。因此協(xié)同的理念和應用應該更多的被納入OA中，使其可以對企業(yè)各種分散或被分隔的資源進行整合，從而讓企業(yè)的管理真正提升到一個新的層面。

    因此，我們應該延展和深化OA的應用，并將協(xié)同的理念納入OA中，因此便催生了新一代的辦公自動化系統(tǒng)一一協(xié)同OA。