如何用協(xié)同管理軟件做好個(gè)人審批文件管理

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一、問題背景

    當(dāng)前階段，各種文件、單據(jù)的流轉(zhuǎn)審批可能是OA系統(tǒng)中最重要的一項(xiàng)應(yīng)用。據(jù)華天動(dòng)力介紹，在很多中等規(guī)模的企業(yè)，每天在OA系統(tǒng)上審批的流程達(dá)到上百項(xiàng)，甚至有的大型企業(yè)達(dá)到幾百項(xiàng)，這些流程貫穿了企業(yè)的各種辦公、業(yè)務(wù)活動(dòng)，和不同的部門、崗位、人員。

    一般來(lái)說(shuō)，職位越高的人每天審批的流程也就越多，在很多時(shí)候，審批人都需要對(duì)自己審批過(guò)的文件、單據(jù)進(jìn)行查閱，典型的問題如：

    我能夠集中、隨時(shí)的查看所有經(jīng)過(guò)我審批的文件和單據(jù)么？

    在我之后的審批記錄能夠看到么？

    代理人審批過(guò)的文件，我能夠看到審批記錄嗎？

    我剛剛提交審批單，卻發(fā)現(xiàn)有個(gè)地方需要修正，能追回重審么？

二、解決辦法

    在傳統(tǒng)的辦公方式中，審批過(guò)的紙質(zhì)文件是需要?dú)w檔保存的。所以，如果審批人需要查閱審批過(guò)的文件，只能到檔案柜里面去翻找，這顯然是一件既費(fèi)時(shí)、又費(fèi)力的活兒。

    而在OA系統(tǒng)中，這件事情就變得太輕松了，因?yàn)閷徟穗S時(shí)、隨地都可以方便的查看自己審批過(guò)的所有文件和單據(jù)，包括代理人審批過(guò)的文件和單據(jù)。在以工作流見長(zhǎng)的華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中，這項(xiàng)功能叫“經(jīng)我審批”。

    在“經(jīng)我審批”列表中，審批人可以查看所有自己審批過(guò)的表單的內(nèi)容、審批狀態(tài)和審批記錄（可參見www.oa8000.com）。對(duì)于自己提交完成的審批，只要下一步審批人還沒有進(jìn)行審批，就可以隨時(shí)收回重審，如下圖示：

圖1

    在“經(jīng)我審批”窗口中，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的查詢功能：

    一種方式是通過(guò)文件的主題關(guān)鍵詞、日期、審批類型、審批模板、審批狀態(tài)來(lái)查詢。

    另一種方式是“表單內(nèi)容查詢”，這是一種可視化的視圖查詢方式。打開一個(gè)表單，如“業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)單”，在表單任意輸入框填寫內(nèi)容，如在“招待酒店”一欄中填寫北京飯店，就可以查詢到所有涉及到北京飯店的業(yè)務(wù)招待費(fèi)用單了。

圖2

    事實(shí)上，這樣你就可以按照表單中的任意一個(gè)內(nèi)容來(lái)查詢審批單了，這可是所有OA系統(tǒng)中獨(dú)一無(wú)二的設(shè)計(jì)。

三、應(yīng)用故事

    例會(huì)結(jié)束。

    辦公室主任劉明對(duì)信息中心主任姜程說(shuō)道：“姜程，我覺得咱們OA系統(tǒng)上【審批流轉(zhuǎn)】這個(gè)功能里面最有用的就是【經(jīng)我審批】了?！?/p>

    姜程心想，【經(jīng)我審批】算什么啊，很多更有用、更先進(jìn)的功能你還沒用上呢。但他顯然不會(huì)那么說(shuō)的，“是么，你覺得怎么有用呢？”

    “你看，在【經(jīng)我審批】窗口，我能夠查看到所有自己審批過(guò)的文件，除了查看自己的審批記錄外，更關(guān)鍵的是能夠方便的看到我后面領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，這樣就可以了解自己的想法和領(lǐng)導(dǎo)的想法是否一致，再遇到類似的事情就知道如何處理了。如果沒有OA系統(tǒng)，我總不能去問領(lǐng)導(dǎo)是怎么批的吧，也不能跑去跟申請(qǐng)人說(shuō)，我看看你的申請(qǐng)單上領(lǐng)導(dǎo)們是怎么批的，對(duì)吧。”

    姜程明白，對(duì)于辦公室主任這個(gè)角色，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系是非常敏感和重視的。他說(shuō)：“是啊，這個(gè)功能看起來(lái)簡(jiǎn)單，但對(duì)你來(lái)說(shuō)卻非常重要，以前不可能辦到的事情，現(xiàn)在只是舉手之勞?！?/p>

    “是啊，這要謝謝你們呢，呵呵”

    回到座位上，姜程心想，自己的想法有失偏頗。對(duì)最終用戶來(lái)說(shuō)，任何功能用得上就是好，用不上就是不好，而不是技術(shù)上的高深或則先進(jìn)。而且這個(gè)功能用起來(lái)越簡(jiǎn)單越好，看似簡(jiǎn)單，實(shí)則不簡(jiǎn)單，因?yàn)闆]有相當(dāng)?shù)墓αΓ亲霾坏交睘楹?jiǎn)的。想到這里，他不禁微笑了一下。