項(xiàng)目管理軟件可以帶來(lái)什么

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　　主要從它的功能來(lái)說(shuō)起。在當(dāng)今的數(shù)字化時(shí)代，企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目管理，如果還繼續(xù)使用傳統(tǒng)的管理方式，顯而易見(jiàn)是不足以支撐業(yè)務(wù)進(jìn)行的。項(xiàng)目管理軟件的出現(xiàn)讓項(xiàng)目管理更加高效便捷。

　　一、項(xiàng)目管理軟件可以幫企業(yè)解決什么問(wèn)題

　　1、任務(wù)管理

　　項(xiàng)目需要?jiǎng)澐侄鄠€(gè)任務(wù)，這時(shí)候需要對(duì)任務(wù)進(jìn)行管理。通過(guò)項(xiàng)目管理軟件，您可以將項(xiàng)目劃分為幾個(gè)階段性里程碑，然后將其進(jìn)一步分解為任務(wù)，并設(shè)置到期日、分配負(fù)責(zé)人、添加說(shuō)明、設(shè)置優(yōu)先級(jí)等。另外，也可以通過(guò)設(shè)置任務(wù)依賴關(guān)系，來(lái)指定任務(wù)完成的先后順序。

　　2、圖表和報(bào)告

　　相比傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理方式，軟件可以提供很多自動(dòng)化的能力。例如數(shù)據(jù)圖表、任務(wù)圖表等。經(jīng)常用到的甘特圖，在項(xiàng)目管理軟件中可以一鍵生成，您還可以通過(guò)拖放式操作修改項(xiàng)目計(jì)劃。關(guān)鍵路徑和基線也有助于避免項(xiàng)目延誤。另外，通過(guò)資源利用圖，您一眼就可以看出誰(shuí)的時(shí)間寬松、誰(shuí)的時(shí)間緊張、誰(shuí)的工作負(fù)擔(dān)過(guò)重，以便合理分配工作。

　　3、在線協(xié)作

　　項(xiàng)目管理不僅僅涉及到數(shù)據(jù)和報(bào)表，更多要涉及到人的因素。團(tuán)隊(duì)成員之間的協(xié)作是必不可少的。通過(guò)項(xiàng)目管理軟件，例如泛普軟件里的里程碑、任務(wù)、活動(dòng)燈模塊都添加了社交元素，成員可以評(píng)論、互動(dòng)。以此來(lái)提升項(xiàng)目成員之間的協(xié)作能力，可以稱之為“社交型項(xiàng)目協(xié)作”。

　　二、泛普軟件功能的作用

　　1、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)信息交流

　　項(xiàng)目的開(kāi)展就是一個(gè)團(tuán)隊(duì)共同完成的一個(gè)目標(biāo)的過(guò)程，適時(shí)、順暢的溝通，在項(xiàng)目實(shí)施或開(kāi)發(fā)的過(guò)程中是必須的。

　　那么，項(xiàng)目管理工具除了提供交流能力外，還可以附加文件，沒(méi)有人想在外部工具中丟失重要信息。還有一些其他的協(xié)作功能，如把你的項(xiàng)目進(jìn)度用圖表的方式導(dǎo)出。參與項(xiàng)目的任何人可能都需要共享功能，以獲得相關(guān)指示或訊息。這些功能讓團(tuán)隊(duì)成員之間，更好的互通信息，彼此保持在一個(gè)信息頻道，不會(huì)各干各的，不了解互相進(jìn)度。

　　2、資源合理利用

　　資源可以是物質(zhì)(如設(shè)備)或者勞動(dòng)力(你的團(tuán)隊(duì))，也可以是支出(每個(gè)資源的成本)。因此，當(dāng)項(xiàng)目管理工具提供資源管理功能時(shí)，它是非常方便和有效的。這個(gè)功能的價(jià)值在于能夠幫助項(xiàng)目管理人分配任務(wù)，還能計(jì)算支出。

　　每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理在設(shè)置資源的時(shí)候都會(huì)考慮到成本問(wèn)題，他會(huì)意識(shí)到整個(gè)項(xiàng)目的成本和各部分占用的資源是否恰當(dāng)。因此，在項(xiàng)目管理過(guò)程中使用工具軟件的資源管理功能是利于整個(gè)企業(yè)成本的節(jié)省。

　　3、任務(wù)之間相互關(guān)聯(lián)

　　雖然實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)通常需要不斷完成一些階段目標(biāo)來(lái)得以實(shí)現(xiàn)，但這些階段目標(biāo)絕不是獨(dú)立存在的，各階段任務(wù)是不可能彼此分開(kāi)的，這就是為什么所有的優(yōu)秀工具都提供任務(wù)關(guān)聯(lián)功能。絕大多數(shù)的工具允許你通過(guò)幾次點(diǎn)擊和拖放來(lái)實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)功能，重要事件功能用于沿著時(shí)間線在項(xiàng)目中標(biāo)記重要的或其他特定的點(diǎn)。如果一個(gè)里程碑項(xiàng)目(重要事件)臨近，那么，攻克這個(gè)重要事件將使你的項(xiàng)目朝著正確的方向前進(jìn)。

　　4、評(píng)估工作結(jié)果

　　工作評(píng)估功能可以提供項(xiàng)目經(jīng)理計(jì)劃工作進(jìn)度和實(shí)際工作進(jìn)度之間的評(píng)估和分析。有些項(xiàng)目管理工具有這樣的功能，但這個(gè)評(píng)估不是自動(dòng)計(jì)算的，所以項(xiàng)目經(jīng)理必須手動(dòng)完成這個(gè)操作。選擇一個(gè)帶有評(píng)估功能的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)工具會(huì)對(duì)你有監(jiān)督作用。

　　5、監(jiān)控未知風(fēng)險(xiǎn)

　　沒(méi)有一個(gè)項(xiàng)目不存在風(fēng)險(xiǎn)，不可預(yù)見(jiàn)的情況會(huì)發(fā)生在發(fā)展的各個(gè)階段。通常，不可預(yù)見(jiàn)的發(fā)展產(chǎn)生的是消極的影響，但是有時(shí)候也會(huì)出現(xiàn)積極影響。無(wú)論如何，不可預(yù)見(jiàn)的情況和風(fēng)險(xiǎn)影響任務(wù)的持續(xù)時(shí)間、進(jìn)度、期限、預(yù)算、參與者等等。如果你從事一個(gè)長(zhǎng)期而復(fù)雜的項(xiàng)目，風(fēng)險(xiǎn)管理這個(gè)功能是必須的。因此，為了避免不可預(yù)見(jiàn)的支出、項(xiàng)目占用時(shí)間太長(zhǎng)、業(yè)績(jī)質(zhì)量下降，任何管理者都應(yīng)提前計(jì)算所有風(fēng)險(xiǎn)，這個(gè)功能是你的項(xiàng)目管理工具必須要有的。

　　管理軟件是為人服務(wù)的，因此，在項(xiàng)目管理過(guò)程中，我們最應(yīng)該根據(jù)自己的需要與使用感受來(lái)選擇自己適合的軟件工具，以此真正提高我們的工作效率，降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。