橋梁物資采購(gòu)管理是橋梁物資管理的核心業(yè)務(wù)，擔(dān)負(fù)著降低采購(gòu)成本、規(guī)范采購(gòu)行為的職責(zé)，是在橋梁物資管理中實(shí)現(xiàn)渠道價(jià)格、需求預(yù)算、物資采購(gòu)、物資存貨、物資供應(yīng)、核算對(duì)帳的閉環(huán)管理中的業(yè)務(wù)核心。
為實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光采購(gòu)，提高采購(gòu)物資的質(zhì)量，降低物資采購(gòu)成本，需要對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的監(jiān)督。該工作環(huán)節(jié)是否能有效控制和管理是作為橋梁物資管理信息化成敗的重要指標(biāo)。在物資采購(gòu)過(guò)程中，結(jié)合橋梁市場(chǎng)準(zhǔn)入信息的靜態(tài)管理及各級(jí)采購(gòu)監(jiān)督部門的動(dòng)態(tài)管理，以動(dòng)靜結(jié)合的方式嚴(yán)格控制和規(guī)范采購(gòu)部門的采購(gòu)行為。
1、采購(gòu)訂單管理
1)采購(gòu)訂單填制
由物資段業(yè)務(wù)員根據(jù)匯總后的站段物資需求計(jì)劃，根據(jù)合同、詢價(jià)單比質(zhì)競(jìng)價(jià)結(jié)果，確定采購(gòu)訂單的供貨單位，填寫(xiě)必要的信息后，填制采購(gòu)訂單。
2)采購(gòu)訂單提交
由物資段業(yè)務(wù)員對(duì)填制后的采購(gòu)訂單檢查無(wú)誤后，將采購(gòu)訂單提交領(lǐng)導(dǎo)審批。提交后的采購(gòu)訂單，按照橋梁局物資管理制度要求，根據(jù)采購(gòu)訂單上的各種關(guān)鍵信息進(jìn)行卡控，自動(dòng)測(cè)算審批流程。完全符合要求的采購(gòu)訂單則不必審批，否則需經(jīng)歷最多6級(jí)的審批。
3)采購(gòu)訂單審批
由物資段采購(gòu)監(jiān)督人員，按照物資管理制度要求，仔細(xì)檢查采購(gòu)訂單上的關(guān)鍵信息，進(jìn)行審批。采購(gòu)監(jiān)督人員如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)訂單不符合要求，則注明原因后回退給業(yè)務(wù)員進(jìn)行修改，如符合要求則審批通過(guò)。
2、到貨驗(yàn)收
由物資段倉(cāng)庫(kù)管庫(kù)員依據(jù)業(yè)務(wù)員填制的采購(gòu)訂單，對(duì)供貨單位發(fā)運(yùn)的物資進(jìn)行驗(yàn)收工作，并將供貨單位、驗(yàn)收數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)間、采購(gòu)訂單等信息填寫(xiě)到進(jìn)庫(kù)料登記簿上，核增進(jìn)庫(kù)料。
3、帳單填制
由物資段財(cái)務(wù)人員對(duì)供貨單位郵寄來(lái)的發(fā)票，進(jìn)行統(tǒng)一登記編號(hào)管理，并根據(jù)發(fā)票的供貨單位、金額、到達(dá)日期等信息填制帳單。
4、收料單管理
1)收料單填制
由物資段業(yè)務(wù)員根據(jù)倉(cāng)庫(kù)到貨驗(yàn)收提示和財(cái)務(wù)帳單到達(dá)提示，進(jìn)行收料單的填制工作。收料單是財(cái)務(wù)核算與付款的依據(jù)，業(yè)務(wù)員必須將收料單上的關(guān)鍵信息填寫(xiě)完整，系統(tǒng)才能保存。
2)收料單提交
由物資段業(yè)務(wù)員將填寫(xiě)無(wú)誤的收料單提交到下一工作環(huán)節(jié)。入庫(kù)收料單提交到倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行以下操作，直發(fā)收料單直接提交到財(cái)務(wù)進(jìn)行審核，無(wú)需提交到倉(cāng)庫(kù)。
3)收料單確認(rèn)(核銷進(jìn)庫(kù)料)
由物資段倉(cāng)庫(kù)管庫(kù)員根據(jù)業(yè)務(wù)員提交的收料單和自己到貨驗(yàn)收時(shí)填寫(xiě)的進(jìn)庫(kù)料登記簿，進(jìn)行收料單的倉(cāng)庫(kù)收料確認(rèn)工作，并在確認(rèn)后核銷進(jìn)庫(kù)料。如到貨驗(yàn)收數(shù)量與收料單的應(yīng)收數(shù)量不等，管庫(kù)員需在收料單上選擇列銷、拒付、賠償?shù)忍幚矸绞健?/p>
4)收料單登卡
由物資段倉(cāng)庫(kù)管庫(kù)員對(duì)完成收料確認(rèn)的收料單，進(jìn)行登卡操作。
5、材料核算
1)收料單審核
物資段財(cái)務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)提示的電子收料單，核對(duì)上一工作環(huán)節(jié)提交的實(shí)體收料單，并對(duì)收料單上的關(guān)鍵信息進(jìn)行審核。如財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，則回退收料單到上一工作環(huán)節(jié)，未發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤則審核通過(guò)。
2)材料核算
物資段財(cái)務(wù)人員在設(shè)置好材料核算的基礎(chǔ)公式后，即可對(duì)審核通過(guò)的收料單進(jìn)行核算處理，形成財(cái)務(wù)分錄和科目帳。
3)形成憑證填制
物資段財(cái)務(wù)人員根據(jù)材料核算結(jié)果形成財(cái)務(wù)憑證。
6、付款管理
1)點(diǎn)撥付款
物資段領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)付款原則，對(duì)核算完畢的帳單進(jìn)行點(diǎn)撥付款。
2)付款確認(rèn)
物資段財(cái)務(wù)人員依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的點(diǎn)撥付款結(jié)果，形成付款憑證，并在完成付款操作后，在系統(tǒng)內(nèi)對(duì)付款結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。如付款不成功，則回退給領(lǐng)導(dǎo)重新點(diǎn)撥付款，如付款成功則直接確認(rèn)付款金額。
