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如何做好項目溝通計劃管理

　　項目溝通計劃對于項目的最終成功非常重要，不恰當的溝通可能會導致各種問題。在大多數項目中，溝通規(guī)劃都在很早的時候進行，以便為溝通活動分配適當的資源。有效溝通是指在正確的時間以正確的形式向正確的受眾提供信息，并使信息產生正確的影響，在項目管理中如何做好項目溝通計劃管理對于企業(yè)而言是非常重要的。

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　　一、里程碑計劃

　　管理層作為決策人員，關注的項目往往幾十個甚至上百個，沒有精力也沒有必要了解某個項目的具體安排，如果項目經理在和管理層溝通時，傳遞的都是執(zhí)行層面的零碎內容，管理層是無法從中獲取有效信息的，也很難體察到項目經理的專業(yè)水平，后續(xù)如果項目出現變更或者延誤需要資源支持，他們將會一頭霧水，無法給與符合項目需求的幫助和支持。因此，項目經理需要提供給管理層一些能夠幫助他們了解項目狀態(tài)的信息。

　　管理層關注的項目，無非就是兩個方面：項目的進度狀況與項目的質量情況。

　　項目經理通過在重大節(jié)點設置里程碑，定期匯報給高層領導這兩個信息，既簡潔又具有概括性，是非常符合項目經理與管理層之間“匯報—決策”這一行為模式的。利用一個里程碑視圖，反饋項目的進度、上傳相關交付信息，面向管理層的信息溝通也變得簡單高效。泛普軟件項目管理服務中的里程碑板塊就能夠幫助項目經理設置里程碑計劃。

　　二、WBS計劃+工時管理

　　項目團隊是由各個部門的人臨時組建的，因此信息的傳遞和管理就有一定的難度，需要項目經理打通各個環(huán)節(jié)，讓信息更加透明和及時。

　　1、制定計劃

　　項目經理可以使用項目管理工具，如泛普軟件項目管理工具在甘特圖中根據項目的具體要求建立詳細的分解計劃，每個任務都要指定責任人，確定任務開始時間、完成時間。

　　2、通知計劃

　　計劃制定好了項目經理還需要及時將相應的任務情況通知給相關人員，通過進度貓制定計劃，分配任務給項目成員，項目成員就可以收到任務通知。

　　3、進度反饋

　　任務分配給下項目成員后，項目經理及時與項目成員進行溝通，監(jiān)督和管理執(zhí)行層的工作進度，并最終反饋項目成果，而進度的反饋可以通過甘特圖來完成。

　　三、全面掌握項目狀態(tài)

　　項目經理與客戶的溝通，主要是項目需求的溝通，但客戶可能存在需求傳達不清晰、技術水平與管理水平局限等問題，進而導致項目發(fā)生變更，影響項目的交付。在項目立項前，項目經理一定要和客戶充分溝通項目需求，并以需求文檔的形式進行確認，然后再基于需求文檔制定相關計劃、申請相應的資源。

　　高效溝通和全面掌握項目狀態(tài)是促進項目成功的關鍵要素，專業(yè)的項目管理軟件能夠讓項目的數據更靈敏、更可跟蹤，項目經理就能及時察覺到這種變更風險，提前防范。

發(fā)布：2022-06-07 09:18 編輯：泛普軟件 · fuhuachao [打印此頁] [關閉]