項目管理軟件中的項目溝通計劃制定

　　項目溝通計劃是對項目全過程中溝通工作、溝通方式、溝通渠道等方面的計劃和安排。對于大多數(shù)項目，溝通計劃的內(nèi)容是項目初始階段的一部分。同時，項目溝通計劃需要根據(jù)計劃執(zhí)行的結(jié)果進行定期檢查，必要時進行修訂。因此，項目溝通計劃的管理貫穿于項目的全過程，項目溝通計劃與項目組織計劃緊密相連，因為項目溝通直接受項目組織結(jié)構(gòu)的影響。

　　一、溝通的基本原則有哪些

　　項目溝通管理建立在管理溝通的基礎(chǔ)上，服務(wù)于項目管理及項目干系人的共同利益。項目溝通管理的目標是及時而適當(dāng)?shù)膭?chuàng)建、收集、發(fā)送、儲存、處理項目的信息。

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　　1、盡早溝通

　　定期與項目成員及項目干系人建立溝通，這不僅容易發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問題，而且很多潛在問題也能暴露出來。

　　2、主動溝通

　　在項目中，應(yīng)該極力提倡主動溝通，尤其是當(dāng)已經(jīng)明確了必須要去溝通的時候。

　　3、內(nèi)外有別

　　當(dāng)面對項目組外部人員，需要處理與項目有關(guān)的問題時，要強調(diào)對外的一致性。

　　4、采用對方能接受的溝通風(fēng)格

　　注意肢體語言、語態(tài)給對方的感覺，需要傳遞一種合作和雙贏的態(tài)度。

　　5、溝通的升級原則

　　橫向溝通有平等的感覺，但合理的使用縱向溝通，有助于問題的快速解決。

　　二、項目溝通計劃的基本要素是哪些

　　項目經(jīng)理需要與利益相關(guān)者不斷了解項目目的、項目在任何特定時間的狀態(tài)和效果，以及與項目相關(guān)的所有參與者的角色和職責(zé)，在制定項目管理溝通計劃前，應(yīng)該明確計劃的要素有哪些。

　　1、目標受眾——誰是利益相關(guān)者、他們的需求是什么

　　2、信息類型——類型、格式、是否詳細

　　3、頻率——需要多久進行一次溝通

　　4、所有者——除了項目經(jīng)理之外，誰是負責(zé)溝通的人

　　5、渠道——發(fā)起人將使用什么類型的渠道或方式

　　6、工作量——發(fā)起方需要多少時間進行溝通

　　7、目標——溝通目標和期望結(jié)果是什么

　　8、日期——預(yù)計什么時間進行溝通

　　項目中的溝通也完全可以制訂出詳細的計劃。如果說盡早獲得項目利益相關(guān)者的支持是項目成功的關(guān)鍵，那么制訂項目溝通計劃，就是建立起項目成員與利益相關(guān)者之間有效溝通方式的最佳選擇。

　　三、項目管理軟件中的項目溝通計劃制定

　　在任何一個項目管理過程中，能否高效、順利地進行溝通，是項目成功與否的一個重要因素。泛普軟件的項目管理服務(wù)中能夠幫助企業(yè)制定項目溝通計劃。

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　　1、選擇平臺

　　溝通計劃最終會以文件的方式來呈現(xiàn)，通常來說，項目經(jīng)理會選擇使用文檔來羅列出一份詳細的計劃，然后將這份計劃下發(fā)給所有相關(guān)人員。因此，選擇一款具有文檔管理功能的在線項目管理工具，可以大大提高溝通效率。泛普軟件項目管理軟件，在線共同編輯、共享文檔，只是其中最為基礎(chǔ)的能力之一，在整個項目管理過程中都可以發(fā)揮作用。

　　2、設(shè)定目標

　　眾所周知，溝通計劃的總體目標始終是促進更好的溝通，制訂項目溝通計劃旨在提高公司內(nèi)容對該項目的認識，尤其是該項目會影響到絕大多數(shù)員工時，目標還應(yīng)該更加細化，讓所有參與其中的人員都能接受。

　　3、列出利益相關(guān)者

　　利益相關(guān)者名單可從項目管理計劃中獲得。在項目經(jīng)理制訂溝通計劃時，可以更加方便地定義目標受眾、首選渠道、目標、日期和頻率。列出利益相關(guān)者并與他們面談，將有助于項目經(jīng)理衡量如何使他們對項目保持參與，并持續(xù)從他們這里獲取支持，提升他們對于項目的滿意度。

　　4、首選渠道

　　在項目過程中，讓合適的人獲得合適的信息非常重要。除了列出正確的接收者外，溝通計劃還應(yīng)說明項目經(jīng)理如何與他們溝通。

　　所有在項目中涉及到的人群都需要參與到溝通中，互通有無，才能讓分散的各個部分有效地結(jié)合在一起，最終形成一個完整的項目結(jié)果來交付給利益相關(guān)者或需求方。

發(fā)布：2022-06-07 09:16 編輯：泛普軟件 · fuhuachao [打印此頁] [關(guān)閉]

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