如何做好企業(yè)合同管理工作

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    目前，我國企業(yè)在合同管理上特別在信用管理方面還存在很多缺陷，不少企業(yè)的信用管理體系至今仍屬空白。具體表現(xiàn)在：
（1）一般僅注重合同的靜態(tài)管理，而忽視合同的動態(tài)管理
（2）企業(yè)合同管理跟不上時代步伐
（3）企業(yè)的信用管理體系先天不足
隨著全球經(jīng)濟一體化和網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)在采購、產(chǎn)品銷售等方面將越來越依賴網(wǎng)絡(luò)，其在簽約前和履約過程中對對方當事人資信和履約能力的審查將越來越困難，如果企業(yè)仍停留在傳統(tǒng)的合同管理模式上，是根本無法生存下去的。
企業(yè)要在市場經(jīng)濟的大海中不被淹沒，除了注意盡其所能考察對方當事人訂立合同的動機、目的和履行合同能力外，還要在合同的訂立、履行和糾紛處理等環(huán)節(jié)的管理工作中有所創(chuàng)新。
合同的原件保管是非常重要的，這不但是合同的履行的必要條件，更是索賠的最直接最有力的原始證據(jù)。如果企業(yè)把合同的原件弄丟，則會多企業(yè)索賠造成非常被動的局面，甚至會導致無法進行索賠。許多合同的內(nèi)容是企業(yè)不愿意公開的，也有些合同中會涉及到商業(yè)秘密或者技術(shù)秘密。對這些合同的保管，格外顯得重要。筆者建議將這些合同保管員列入企業(yè)商業(yè)技術(shù)人員中加以管理，以防止泄露重要的內(nèi)部信息。至于該將合同原件保管多少期限，筆者以為越長越好，最短不應少于2年期限，這2年期限自合同履行完畢之日起計算。之所以是2年期限，主要是我國的民事糾紛期限也是2年。當然，有些合同2年期限顯然過短。尤其是那些重要的設(shè)備、工程安裝、工程施工合同等等，這些合同的保管期限至少應等于或大于它的使用年限。比如說房屋，根據(jù)我國規(guī)定，一般的民用高層建筑的安全通用期限為50-100年。如果在使用60年后發(fā)生倒塌，開發(fā)商單位仍然負有承擔違約責任之可能。這時候如果開發(fā)商與相關(guān)單位的勘察設(shè)計合同、工程施工合同、設(shè)備安裝合同等已經(jīng)毀損了，那么就會陡然增大開發(fā)商向這些相關(guān)單位索賠的難度。
  免費版合同管理系統(tǒng)以流程監(jiān)控為基礎(chǔ)，從風險管理的視角對合同管理進行的分析，形成合同管理的 5 大功能模塊，并最終落實對合同管理各環(huán)節(jié)的管控。通過提高合同審批效率，加強合同履行的跟蹤，對各種預警進行控制風險，快速查詢和統(tǒng)計分析來支持決策。
  免費版合同管理系統(tǒng)功能以"合同"為中心，以“合同文本”、合同審批”、“合同執(zhí)行”“收付款管理”“預警提醒”“統(tǒng)計分析”為核心應用，通過流程來打通各個模塊之間的血脈，建立起一個統(tǒng)一共享的合同信息管理平臺，當我們找到其中的一個信息點時，與此信息點相關(guān)的所有信息都被提取出來，供所有合同相關(guān)不同角色的人員使用。
業(yè)務(wù)管理是合同管理的核心需求，合同管理軟件必須解決實際業(yè)務(wù)管理中的問題；
專注于企業(yè)合同管理的動態(tài)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化，為企業(yè)提供合理的流程和業(yè)務(wù)約束以及全方位的合同管理功能；
功能包括了合同起草、合同審批、文本管理、履約監(jiān)督、結(jié)算安排、智能提醒合同收付款、項目管理、合同結(jié)款情況統(tǒng)計分析、報表輸出和決策支持等。
加入WTO后，我國關(guān)稅大幅削減，進口原材料和產(chǎn)品的價格趨向降低，企業(yè)可通過國內(nèi)、國際兩個市場，融通技術(shù)、資金等我國企業(yè)發(fā)展中稀缺的資源，并從全球采購盡可能物美價廉的產(chǎn)品或服務(wù)，提供企業(yè)競爭力。特別是進入新世紀以來，涵蓋先進控制和優(yōu)化控制技術(shù)、電子商務(wù)以及企業(yè)資源計劃等在內(nèi)的信息技術(shù)的發(fā)展，為企業(yè)實現(xiàn)全球采購、獲得最佳的供應商和最好的產(chǎn)品價格提供可能性。電子商務(wù)已成為企業(yè)利用信息技術(shù)進行節(jié)能降耗、減員增效的有力工具，成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保證和有效手段。但企業(yè)也要充分認識網(wǎng)絡(luò)交易的安全性所存在的缺陷。為此，企業(yè)要在電子商務(wù)方面建立健全規(guī)章制度的制定和完善工作，并積極推動政府部門和立法機關(guān)完善電子商務(wù)方面的立法。

在全球經(jīng)濟一體化的今天，在我國企業(yè)界還存在誠信缺失的情況下，企業(yè)要生存和發(fā)展，開拓市場獲取利潤固然重要，但如何保證權(quán)益不被侵害更是其基本功。為此，企業(yè)還要不斷創(chuàng)新，充分運用各種法律手段規(guī)避和化解經(jīng)營管理中存在的風險，切實維護其自身合法權(quán)益。

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