揭示ERP系統(tǒng)實(shí)施成功的秘密

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HansaWorld公司為世界各地的公司部署企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)系統(tǒng)，既包括只有10名員工的地方企業(yè)也包括具有很多員工的大型企業(yè)。但是，我們多次從準(zhǔn)客戶(hù)那里聽(tīng)到了這樣一個(gè)事實(shí)：他們已經(jīng)完成了兩個(gè)或三個(gè)erp系統(tǒng)的實(shí)施工作，所花費(fèi)的成本比他們預(yù)期的要多，但是卻沒(méi)有得到預(yù)期的效果。

　　有時(shí)，ERP系統(tǒng)帶來(lái)的問(wèn)題要多于它能解決的問(wèn)題;在最壞的情況下，它們可能會(huì)使一個(gè)公司瀕臨破產(chǎn)。

　　事情怎么會(huì)這樣呢？與我們的一些客戶(hù)所想的恰恰相反，問(wèn)題不在于所用軟件的功能低：大部分這些公司在挑選軟件之前都進(jìn)行了充分的市場(chǎng)調(diào)查，他們所選的軟件都是來(lái)自信譽(yù)良好的廠(chǎng)商。

　　我們已經(jīng)開(kāi)始相信，真正的問(wèn)題在于貧乏的信息和過(guò)高的期望。實(shí)施一個(gè)集成的ERP系統(tǒng)是一項(xiàng)艱巨而棘手的任務(wù)。如果公司自己都不完全了解自己的需求，或如果他們的供應(yīng)商在引導(dǎo)他們做這些工作的時(shí)候做得不夠細(xì)致，那么實(shí)施工作將會(huì)按照錯(cuò)誤的方向執(zhí)行。如果他們?cè)噲D一勞永逸或者進(jìn)度態(tài)度，從而忽略了正確測(cè)試的話(huà)，結(jié)果往往會(huì)更差。

　　一旦客戶(hù)知道了到底需要什么，ERP系統(tǒng)應(yīng)該被按階段分期實(shí)施，首先是核心業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)。一旦這些都按照正確流程操作，并且所有的扭結(jié)都已經(jīng)理順，大家就可以安心地使用新的功能，這通常會(huì)花費(fèi)六至十二個(gè)月的時(shí)間。只有這樣，公司才能繼續(xù)實(shí)施其它輔助的但也很重要的系統(tǒng)，比如客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)或遠(yuǎn)程接入模塊。

　　對(duì)所有用戶(hù)進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，并且給他們充足的時(shí)間適應(yīng)新系統(tǒng)也是絕對(duì)關(guān)鍵的。我們估計(jì)，至少有70%的ERP部署失敗，在于最終用戶(hù)缺乏信心和能力。如果是這樣的話(huà)，用戶(hù)犯錯(cuò)誤的概率將大大增加，不少人往往最后干脆拒絕使用新的系統(tǒng)。

　　將責(zé)任歸于“用戶(hù)抗拒改變”，是一個(gè)奇怪的和非理性的現(xiàn)象，是有些不負(fù)責(zé)任的。如果你花了5年或10年的時(shí)間，從而變得對(duì)于原來(lái)是用的工具特別熟練，當(dāng)然，其實(shí)你并沒(méi)有打算放棄使用這些工具，只是因?yàn)橐恍┞斆鞯耐其N(xiāo)員在你的老板那里炫耀了一些新玩意。所以，你可能會(huì)聽(tīng)到有朋友抱怨說(shuō)，當(dāng)老板要求使用這些所謂的新玩意以后，災(zāi)害接踵而至。

　　在軟件部署之前、部署過(guò)程中、部署完成后進(jìn)行的用戶(hù)咨詢(xún)和培訓(xùn)應(yīng)該能消除大部分阻力，但也應(yīng)該預(yù)料到這一過(guò)程中會(huì)有一些壓力。即使新的工具要好于你原有的工具，學(xué)習(xí)使用它們也是一個(gè)很有壓力的任務(wù)。更沒(méi)有壓力，如果你要在同一時(shí)間舉行不間斷地做你的日常工作，同時(shí)還要幫助調(diào)整新工具，那么你會(huì)感到更有壓力。

　　這幾乎不能算作是什么新鮮事了，但是為什么大家還要堅(jiān)持按照注定失敗的方法做事呢？通常，較短的施工期限以及較少的預(yù)算對(duì)此應(yīng)該負(fù)有很大一部分責(zé)任。為了節(jié)省時(shí)間和金錢(qián)，有的客戶(hù)在系統(tǒng)還沒(méi)有完全準(zhǔn)備好之前就急于使用它，從而在過(guò)程處理中導(dǎo)致災(zāi)難性后果。比較好的做法是，花上幾個(gè)星期的時(shí)間以及少量的金錢(qián)作一些必要的最后測(cè)試，而不是急于投入使用。太過(guò)心急的做法只會(huì)帶來(lái)一系列的故障，從而還要花費(fèi)好幾個(gè)月的咨詢(xún)時(shí)間來(lái)修補(bǔ)它們，最終用戶(hù)也會(huì)失去耐心。

　　好的項(xiàng)目經(jīng)理決不承諾奇跡，而是要幫助他們的客戶(hù)制定比較能夠?qū)崿F(xiàn)的比較實(shí)際的期望，以及所需的時(shí)間和可能的成本。HansaWorld是這樣規(guī)劃預(yù)算的：20%的預(yù)算用于初始分析及解決方案設(shè)計(jì);20%的預(yù)算用于實(shí)際的建設(shè)、安裝和配置;40%的預(yù)算用于培訓(xùn)和和測(cè)試;最后20%的預(yù)算用于修補(bǔ)Bug以及與其它系統(tǒng)的互聯(lián)測(cè)試。培訓(xùn)和軟件測(cè)試的費(fèi)用可能看起來(lái)有點(diǎn)太高了，但是對(duì)這這些方面的不重視是導(dǎo)致IT項(xiàng)目失敗的主要原因。

　　此外，對(duì)于接受的培訓(xùn)，你至少花費(fèi)要花費(fèi)三倍以上的時(shí)間進(jìn)行消化。一個(gè)集成的ERP系統(tǒng)并不是需要你在最后一刻按下“上線(xiàn)”按鈕就完成了的。如果沒(méi)有用戶(hù)的充分肯定和試用，一般都會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。

　　最后，在你選擇一個(gè)實(shí)施ERP系統(tǒng)項(xiàng)目的合作伙伴之前，你應(yīng)該進(jìn)行仔細(xì)的市場(chǎng)調(diào)查。參考一下業(yè)內(nèi)網(wǎng)站，然后再去實(shí)際考察他們：查看一下他們的產(chǎn)品有什么功能，確保該系統(tǒng)能處理你的問(wèn)題并適合你的行業(yè)。調(diào)查一下該公司的聲譽(yù)以及實(shí)際實(shí)施的人的背景——特別是項(xiàng)目經(jīng)理。

　　在你仔細(xì)選擇了軟件和供應(yīng)商之后，要制定詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，并且還要從一開(kāi)始就充分調(diào)動(dòng)你的所有用戶(hù)，直到系統(tǒng)成功部署完畢。你可以從一個(gè)集成的ERP系統(tǒng)獲得巨大的好處：成本的降低;比以往任何系統(tǒng)更易于使用;獲取公司從來(lái)沒(méi)有使用的信息。

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