行政會議管理

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

 　　行政會議管理

　　會議管理是一個動態(tài)的合成詞。從字面含義上講，“會”的基本意思是聚會、見面、集會等;“議”的基本意思是討論、商議。管理就是制定，執(zhí)行，檢查和改進(jìn)?，F(xiàn)代意義上的會議，是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情的活動。它體現(xiàn)了會議的四個基本條件：有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、商議事情和集會。一個會議的構(gòu)成，包括以下要素：會議名稱、會議時間(含開始時間和終止時間)、會議地點、會議人員(出席人員、列席人員和工作人員)、會議組織、會議主題等。

　　對企業(yè)的會議室、投影儀等會議相關(guān)資源進(jìn)行有效地管理，解決資源使用沖突和參會人員時間沖突，減少人力、物力的浪費。會議通知以系統(tǒng)提醒、尋呼、短信等多種形式通知與會人員，并對參會人員對通知信息的查看、反饋進(jìn)行跟蹤。

　　為了提高會議的效率，有必要加強(qiáng)會議管理，做好會前準(zhǔn)備、會中控制和會后跟蹤三個環(huán)節(jié)的工作。

　　1、會前準(zhǔn)備

　　1.1質(zhì)疑會議的必要性。會議特別耗費時間、人力、財力、物力，在某些情況下，會議并不是溝通信息的最佳方式，也不是任何問題都可以通過開會來解決，所以，每次開會前都有必要對開會的必要性進(jìn)行質(zhì)疑，做到能不開的會堅決不開，可開可不開的會盡量不開，必須召開的會盡量少開。

　　1.2明確會議的目標(biāo)。會議的目標(biāo)越明確越具體越好，比如說，會議目標(biāo)“探討如何在10月底之前將產(chǎn)品不良率由目前的5%降低至3%”就比“探討如何降低產(chǎn)品的不良率”更加具體、明確，這樣會議討論的效果會更好。

　　1.3確定會議議題。會議議題是指根據(jù)會議目的確定的要討論的話題或決策的對象。確定會議議題應(yīng)遵循以下幾原則：一是議題必須緊扣會議目標(biāo)。二是議題數(shù)量要適中，不能太多，也不能太少。三是各項議題之間保持有機(jī)聯(lián)系，并按照議題解決的邏輯順序排列。四是明確討論各項議題所需的時間。

　　1.4確定與會人員。確定與會人員的人數(shù)和結(jié)構(gòu)。對于決策型會議，為 r保持成員之問良好的臣動，會議成員一般應(yīng)不多于l0人。一般應(yīng)邀請下列幾類人員參加會議：對會議主題有深入研究或?qū)η闆r較為熟悉的人;對會議日標(biāo)達(dá)成起關(guān)鍵性作川的人;能夠客觀理智和積極踴躍發(fā)表自己見解便利、是否不受外界干擾、是否有足夠的停車場、是否有必要的會議設(shè)備等。此外，會前準(zhǔn)備還需做好準(zhǔn)備會議資料和發(fā)放會議通知的工作。

　　1.5確定會議的基本程序。確定會議的基本程序，就是明確會議先做什么，后做什么，冉做什么。一般在安排會議議題順序時需要注意的是：主要的議題往前排，相對次要的議題往后排;時問緊迫的議題往前排，時間余地大的議題往后排;需要與會者高度集中討論的議題往前排，與會者興趣較大、已經(jīng)掌握相關(guān)知識的議題往后排。

　　1.6安排會議時間和地點。在會議時間安排上需要考慮何時召開會議、會議持續(xù)多久的問題。確定會議召開時間需要考慮與會人員是否能夠出席和會議效率的問題。會議持續(xù)時間不宜過長也不宜過短，過長，人容易疲勞，過短，有一半的議題還沒有討論會議就結(jié)束了。

　　會議地點的選擇應(yīng)考慮如下因素：

　　會議的規(guī)模大小和人數(shù)多少、交通是否便利、是否不受外界干擾、是否有足夠的停車場、是否有必要的會議設(shè)備等。此外，會前準(zhǔn)備還需做好準(zhǔn)備會議資料和發(fā)放會議通知的工作。