公文管理

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 　　傳媒企業(yè)，日常工作中往往和“公文”二字脫離不開，可以說，公文就是政務工作的核心之一。不管是通知發(fā)布、工作請示還是會議記錄、任務下達等環(huán)節(jié)，都需要依靠公文，但是手動處理公文，會讓政務處理效率變低、安全性得不到保障，所以實現(xiàn)智能化公文管理就尤為重要。

　　一、傳媒公司公文管理存在的問題

　　1、公文意識模糊

　　大部人工作人員在剛接觸行政工作時，對于公文工作沒能得到健全的培訓，因此對于公文的真正定義混亂，大多數(shù)憑借工作中對于公文的接觸，從而消化成自身理解，缺少方向正確的輸入，導致公文意識模糊。

　　2、分發(fā)混亂

　　公文在編制完成后，最重要的環(huán)節(jié)即是分發(fā)。在行政工作中，由于各個部門、級別、環(huán)節(jié)較為復雜，若有關工作人員缺少公文解析能力，那么對于公文的分發(fā)方向?qū)o法有效區(qū)分，導致分發(fā)錯誤。

　　3、制度有待健全

　　由于公文本身具有嚴謹?shù)囊?guī)范性和一定法律效力，其管理制度一般較為健全，且基本得到重視，但在此形式下依舊存在個別情況，導致公文的管理制度混亂，甚至失去效力。

　　4、信息化水平有待提高

　　隨著科技的發(fā)展，各行各業(yè)開始邁入信息化時代，公文的相關工作也不例外，但在信息化的時代背景下，有些傳媒公司有關公文的信息化水平提升依舊不足，導致其工作效率在橫向比較下較弱。

　　二、泛普軟件—傳媒行業(yè)智能公文管理系統(tǒng)的功能特性

　　1、公文流轉(zhuǎn)標準化

　　國企單位內(nèi)部各個部門、各個分子機構(gòu)之間有著密切的公文流轉(zhuǎn)需求，實現(xiàn)統(tǒng)一管理的第一步就要固化流程，形成電子化流通體系。公文管理系統(tǒng)已經(jīng)涵蓋日常15種常用公文，比如發(fā)文、收文、便函、通知等，從發(fā)文格式到發(fā)文路徑，一條流程就能快速實現(xiàn)擬稿、會簽。

　　2、簽章電子化

　　電子簽章系統(tǒng)的接入是真正實現(xiàn)公文電子化的重要工具。將散落在各個機構(gòu)、各個部門的所有簽章，借助安全認證進行信息電子化，使用、存管全面統(tǒng)一。

　　3、收發(fā)過程動態(tài)監(jiān)控

　　整個過程都有監(jiān)控記錄，公文下發(fā)過程中，在哪個節(jié)點、誰還沒有操作都能清晰顯示，另外，如果出現(xiàn)信息有誤要收回、暫停擴散的情況，管理層可以隨時通過系統(tǒng)強制收回，把信息快速控制在最小范圍。

　　4、移動端靈活應用

　　移動辦公的實現(xiàn)幫助組織突破了辦公的空間、時間限制，無論你在哪里，手機就是你的公文包，隨時發(fā)文、查閱，信息共享隨時隨地進行。

　　5、信息無紙化傳輸

　　化解傳媒公司公文化辦公繁雜程序，以統(tǒng)一的管理模式推動集團上下信息規(guī)范傳輸;提高企業(yè)的信息流通質(zhì)量。

　　6、管理模式快速復制

　　線下的管理全靠人工自覺性，企業(yè)規(guī)模一大很難保證各個機構(gòu)的執(zhí)行情況，電子化的管理模式可以迅速鋪蓋到集團的各個角落，加快制度落實，提高管控力度。

　　三、傳媒公司怎么選擇智能公文管理系統(tǒng)?

　　1、客戶案例：客戶的口碑和體驗感尤其重要，可以了解相關廠商的客戶使用情況，看是否以客戶的需求為第一導向，能夠個性化實現(xiàn)客戶的需求。

　　2、智能化能力：在大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能風行的當下，公文處理系統(tǒng)也需要在智能化方面有體現(xiàn)，是否能輔助我們寫作公文、是否能對公文進行校對、是否能夠建立某一行政區(qū)域的公文共享庫等能力。

　　3、公司實力：實力意味著保障，只有有實力的公司，才能更好的保障產(chǎn)品的持續(xù)迭代和技術(shù)領先。

　　智能公文管理系統(tǒng)為傳媒企業(yè)提升公文發(fā)文、收文、簽報、交換和一體化管理的工作效率，保證信息傳遞的安全可靠性，將辦公人員從紛繁復雜的公文事務中解放出來，實現(xiàn)公文管理智能化。