企業(yè)構建協(xié)同辦公系統(tǒng)實施五個關鍵點分析

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協(xié)同辦公系統(tǒng)不象其它業(yè)務系統(tǒng)(如財務系統(tǒng)、ERP系統(tǒng))在單位經(jīng)營中那么緊要，協(xié)同辦公軟件所涉及到的流程也不如其它業(yè)務系統(tǒng)流程處理那么規(guī)范，所以在項目推廣應用過程中，可能會出現(xiàn)各種不同的聲音，如覺得實施辦公系統(tǒng)意義不大，不能帶來實際的效益。不同聲音多了，領導便會產(chǎn)生疑惑，信息負責人也會面臨很大的壓力，項目便面臨失敗的可能。因此，在進行辦公自動化系統(tǒng)項目建設時，切莫輕視系統(tǒng)實施重要性，任何一處環(huán)節(jié)出了問題，都會造成整條鏈的斷裂。下面是筆者經(jīng)歷OA協(xié)同軟件上百家典型OA項目實施案例總結(jié)的實施策略：

1、單位領導牽頭推廣

如果單位領導帶頭堅持使用，那么系統(tǒng)會迅速、切實地應用起來;如果領導不使用，那么無論信息部門如何努力也難推廣。OA畢竟是“一把手工程”。尤其是一些領導，由于年齡關系，對電腦敬而遠之，所以有些領導對信息化比較抵觸，現(xiàn)在一些OA廠商考慮到這種實際情況，在OA中做了一些便利的方法。一般來說，領導使用OA最重要功能是審批，OA廠商把一些領導常用的審批用語通過管理員錄入到OA中，領導只要輕點鼠標即可進行審批，而且可與手寫版配合使用，領導用手寫版直接審批意見。這樣一些人性化的措施，大大降低了一些領導對OA的抵觸心里。

2、系統(tǒng)實施要分步實施、從易到難，忌貪一步到位

一般單位都覺得，既然付了這么多錢，那便多要些東西，所以系統(tǒng)功能要求得比較多而全。筆者建議，為了確保項目的順利實施，以及實施和推廣的效率，務必要先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設計相對簡單的工作流程作為初期實施功能。如郵件系統(tǒng)、公司的公告、論壇、文檔資料的授權等信息發(fā)布性質(zhì)的功能、以及一些簡單的流程等。至于一些復雜的流程及輔助辦公性質(zhì)的如車輛管理、會議管理、資產(chǎn)管理、圖書管理、辦公用品管理、表單管理等模塊，OA模塊化的設計，還可以讓單位省去這部分費用，這些暫時不用的功能的模塊暫時不購買，實施順利后再進行購買，或者把購買的這些模塊暫時放到回收站中，在系統(tǒng)應用良好情況下系統(tǒng)管理員再逐步的從回收站取出來，進行設置，繼而推廣，這樣的好處是減少員工的心里壓力，如果員工進入OA系統(tǒng)之后看到那么多陌生的功能模塊，心里難免有抵觸心里。

3、各部門協(xié)調(diào)配合

OA辦公自動化系統(tǒng)往往涉及單位各個部門、人員，面較廣，而其又體現(xiàn)了新的管理理念和模式，很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的作業(yè)習慣，因此在推廣過程中，難免要遇到這樣或那樣的抵觸。高層領導必須與OA的管理部門(尤其是行政部/辦公室)密切配合，制定使用OA的規(guī)章制度，明文要求系統(tǒng)的使用，尤其要切斷非必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式。

4、前期準備事關重要

建議有必要專門成立臨時組織，要求該主管積極參與，結(jié)合OA廠商提供的資料要求，快速地、系統(tǒng)地完成數(shù)據(jù)整理工作，如組織結(jié)構、流程、各種電子文檔資料等，這樣可以快速啟動系統(tǒng)的試運行，并很大程度降低了系統(tǒng)推廣難度。

5、確定專門的系統(tǒng)管理員

系統(tǒng)管理員主要負責協(xié)同辦公軟件系統(tǒng)的系統(tǒng)初始化以及今后的系統(tǒng)維護，一般來說一個系統(tǒng)管理員就足夠，系統(tǒng)管理員一般都要計算機專業(yè)科班出身的人員才合適，系統(tǒng)管理員的責任心以及技術水平與今后協(xié)同辦公軟件的使用情況有直接關系。另系統(tǒng)管理員的離職交接工作一定要做好，否則新來的系統(tǒng)管理員不熟悉軟件情況，一切又要重新依賴OA供應商，這樣給單位帶來很大的被動，也給OA廠商添加很多麻煩。