協(xié)同辦公成為超市信息化的新思路

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　　加入WTO以后，國際競爭在商業(yè)零售業(yè)特別是超市業(yè)態(tài)中的表現(xiàn)尤為突出。沃爾瑪、家樂福、麥德龍等國際零售巨頭紛紛進入中國，并憑借著他們豐富的運作經(jīng)驗、頗具規(guī)模的經(jīng)營體系，不斷擴大市場份額，給國內(nèi)本土化的超市企業(yè)發(fā)展帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。在嚴峻的現(xiàn)實面前，通過信息化提高自身的市場競爭力是本土超市的必然選擇。于是，ERP、物流軟件受到追捧，相關項目紛紛在國內(nèi)超市上線。然而，從華普等超市的實際情況看，這些系統(tǒng)并沒有達到預期的效果。超市信息化建設效果為什么打折，要從哪些方面努力才能提升信息化的效果？華普超市的經(jīng)驗，也許會給我們一些啟發(fā)。

信息化為何沒效果

從1997年進軍超市市場至今僅十年時間，華普超市（華普超市有限公司）的發(fā)展取得了驕人的成績。其產(chǎn)業(yè)規(guī)模迅速增長，機構規(guī)模不斷擴大，分部遍及全國各大都市，已經(jīng)成為國內(nèi)零售領域的堅強砥柱。隨著發(fā)展步伐越來越快，社會榮譽越增越多，華普超市得到的并不是成正比的快樂，與之相反的是，成長的煩惱卻在與日俱增。其原有的管理模式無法滿足現(xiàn)在及將來發(fā)展的需求，已經(jīng)成為企業(yè)蒸蒸日上的桎梏。

從華普的信息化狀況來看，其信息化在企業(yè)運作上的運用已經(jīng)取得了一定規(guī)模的發(fā)展――具有廣域網(wǎng)的基礎，并購買了ERP和其它的物流軟件。但是，這些系統(tǒng)的上線，并沒有改變管理的難題，沒有明顯的效果。用華普的話來說，則是“發(fā)展跑得太快，管理卻總是慢上幾拍”。

華普經(jīng)營的地點分散，分支機構龐大，總店和全國各分部之間及時有效的溝通是企業(yè)得以健康高效運作的關鍵，但是華普仍舊沿襲電話、傳真、郵件等傳統(tǒng)的手工溝通模式，這種情況造成部門與部門之間，總部與分部之間的信息很難進行統(tǒng)一共享，成為了企業(yè)發(fā)展道路上的絆腳石。

比如文件收發(fā)，多層分支機構造成文件的收發(fā)過程冗長、審批復雜，常常是文件到了執(zhí)行部門時，時間已經(jīng)拖延了好幾天；又比如調(diào)貨，分部需要先與總部聯(lián)系，總部再查找每個分部的貨物情況，然后再分別通知兩個分部進行調(diào)貨處理。這樣可能造成的后果是，貨物調(diào)完，銷量已經(jīng)進入低谷。

溝通的滯后、脫節(jié)造成各部門之間的銜接緊密度不夠高，團隊的協(xié)同能力無法得到及時有效的發(fā)揮。再用調(diào)貨來舉例，A分部派車到B分部拉貨，由于B分部沒有即時接到總部通知，不允許調(diào)貨，結果人為地造成時間浪費，延誤商機，造成損失。

再者，企業(yè)的促銷、通知、公告、新聞、規(guī)章制度等各類信息無法快速、準確地到達每個分支機構。企業(yè)無法培養(yǎng)起至上而下的企業(yè)文化建設環(huán)境，也就意味著企業(yè)團隊很難始終保持于統(tǒng)一、和諧、團結的狀態(tài)。

總之，信息傳遞的瓶頸無法破除，不僅延誤了現(xiàn)有商機，更無法及時應對市場的訊息萬變，對企業(yè)的運營來說，這無疑為一個急需防范規(guī)避的風險。

另外，華普原始的工作流程缺乏一定的規(guī)范度，人為感情因素起較大作用，不少員工工作時會出現(xiàn)只憑感覺不守規(guī)范的狀態(tài)。久而久之，給公司整體素質(zhì)的提高帶來挑戰(zhàn)。

協(xié)同辦公解困

為何信息化發(fā)展到了一個階段，還存在這么多問題呢？原因是，華普的信息化技術應用僅僅停留在日常業(yè)務操作層面上，比如收銀、采購等環(huán)節(jié)，卻忽略了管理，尤其是內(nèi)部信息溝通。華普超市的領導及時而清醒地意識到了這一點，通過深思熟慮，華普管理層堅定了想法，決定為企業(yè)提供一個統(tǒng)一共享的協(xié)同辦公平臺，加強總部及全國各分支機構的緊密聯(lián)系，規(guī)范、優(yōu)化辦公流程，加強企業(yè)對市場信息的實時有效掌握，從而提升企業(yè)管理水準、運轉效率，達到企業(yè)內(nèi)外資源的最大化利用和最優(yōu)化配置。

經(jīng)過多次溝通，最終華普超市堅定了信心，選擇用金和軟件進行精確管理。結合零售行業(yè)的發(fā)展特點，項目小組與各部門的管理人員進行了深入的溝通和交流，最終根據(jù)華普超市的個性及需求量身定做了解決方案。2005年7月，項目小組開始了協(xié)同辦公平臺的實施工作。經(jīng)過1個多月的努力，順利完成了實施計劃中的所有項目，協(xié)同辦公平臺正式開始運行，華普超市逐步實現(xiàn)從內(nèi)而外的精確管理。

華普協(xié)同辦公平臺實施目標是搭建內(nèi)部網(wǎng)絡辦公平臺架構，完成數(shù)據(jù)中心的規(guī)劃設置，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部日常辦公流程的規(guī)范優(yōu)化及監(jiān)督可控性。主要模塊包括個人事務模塊、工作流程模塊、行政事務模塊、公共信息模塊以及自定義模塊。

個人事務模塊主要包括網(wǎng)絡尋呼、工作日記、計劃總結等功能。網(wǎng)絡尋呼結合了電話的即時性、郵件帶附件的功能和短信的方便性，同時克服了電話不可重現(xiàn)、郵件技術壁壘、短信輸入困難等缺點，它支持點對點、點對面、面對點的信息發(fā)送，還可召開網(wǎng)絡會議，即使出差在外，也能隨時實現(xiàn)溝通無障礙。工作日記包括日記錄入、日記查詢、日記管理功能。用戶記錄自己每天的工作總結，領導可以通過管理功能對其進行查閱和批示。計劃總結包括計劃錄入、計劃查詢、計劃管理功能。可做個人計劃或代表部門做部門計劃。計劃分周計劃、月計劃、季度計劃和年度計劃。計劃可以匯總并通過審批。計劃完成后可以做相應總結上交給領導。

工作流程模塊包括發(fā)文管理、收文管理、請示管理。發(fā)文管理使用戶可自定義發(fā)文流程、文件類型、文件模板，可進行發(fā)文擬稿、部門審稿、部門之間會簽、秘書核稿、單位領導簽發(fā)、辦公室志文、分發(fā)、歸檔，能夠實現(xiàn)審批痕跡保留，同時提供流程監(jiān)控、跟蹤、催辦和查詢，極大地縮短了發(fā)文審核時間，保證了傳輸過程的安全穩(wěn)定性，痕跡保留為公司各管理層實施決策提供依據(jù)。對于收文管理，用戶可自定義收文流程，進行收文登記、批示、傳閱、轉發(fā)，辦理結果登記、歸檔等操作，支持對紙質(zhì)文件掃描錄入，提供流程監(jiān)控、跟蹤、催辦和查詢等功能，規(guī)范了收文流程，實現(xiàn)對文檔的有效集中管理，提高了工作效率和工作質(zhì)量。對于請示管理，用戶可自定義請示流程、請示類型、請示模版。其操作類似發(fā)文，主要用于內(nèi)部事項申請。提供流程監(jiān)控、跟蹤、催辦和查詢。

公共信息模塊主要是信息發(fā)布，可實現(xiàn)發(fā)布快訊、新聞、通知和電子期刊?？勺远x編發(fā)的審批流程。發(fā)布的快訊會在新聞窗口中橫向循環(huán)滾動。通過與系統(tǒng)中“內(nèi)部論壇”功能的有效結合，每個員工都可以對熱點新聞直接進行討論，提高了員工參與工作的積極性，增強了企業(yè)的核心凝聚力。

協(xié)同提升管理效率

通過協(xié)同辦公平臺項目的實施，華普公司在信息傳遞、溝通協(xié)作、流程規(guī)范等方面取得了明顯效果。在信息傳遞方面，改變了原來的以電話為主導的溝通方式，華普公司使用尋呼、新聞、通知等信息模塊，快速、準確地把公司的各種信息（促銷、通知、決定、規(guī)章等）傳遞給各分部，有效解決信息不對稱、信息失真等情況，加快了信息傳遞效率，不僅提高了員工的工作效率和工作質(zhì)量，通過對信息的及時掌握，有效整合利用，給領導的實時決策提供了依據(jù)，為企業(yè)建立強大的市場響應機制起到了強有力的促進作用。

在溝通協(xié)作方面，通過統(tǒng)一的協(xié)同辦公系統(tǒng)，將總部及各地分散的門店緊密地聯(lián)系起來，尋呼模塊的使用大大降低了溝通成本，使溝通更加便捷、清晰、安全；溝通信息的痕跡保留加強了領導對員工工作狀況的實時掌握和有效管理；信息渠道的暢通促進了上下級之間、部門與部門之間、員工與員工之間的相互協(xié)作，提高公司整體的效率。

通過內(nèi)部請示模塊，華普公司的所有審批（如合同、費用、調(diào)貨等）都使用內(nèi)部請示模塊進行審批及管理，不僅規(guī)范了工作流程，還加快了業(yè)務處理效率，更加杜絕了人為因素的干擾?？偛窟€可以使用流程查詢，查找工作流程中的瓶頸，找到相應的解決辦法，從而進一步提高公司的運轉效率。

從華普超市的經(jīng)驗來看，信息化建設要取得效果，必須解決審批流程、溝通協(xié)作等問題。這不是ERP或物流系統(tǒng)所能解決的，協(xié)同辦公平臺能為企業(yè)建立一個統(tǒng)一的辦公平臺，能提高企業(yè)辦公效率，從而也凸顯了信息化建設的效果。當然，很多行業(yè)的信息化建設路徑不是這樣的，他們是從內(nèi)部辦公平臺開始的，也就不會遇到華普這樣的問題。對于站在零售業(yè)風口浪尖的超市來說，急切通過上線ERP等系統(tǒng)提高競爭力的心情是可以理解的，但是建好內(nèi)部協(xié)同辦公平臺是不可忽視的。