XOS如何讓辦公室瘦身

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

    對于辦公文件管理，與以往單純的考慮單個硬件的成本不同，服務正在得到越來越廣泛的認知和認可

    企業(yè)對于辦公文件管理過程中產生的費用成本該如何控制？現(xiàn)有的文件設備是否得到了充分的利用？文件設備管理又是否占用了過量的人力？這些問題時刻困擾著企業(yè)。

    富士施樂2005年就推出了XOS辦公文件管理服務，正是針對這些問題而來，其所提出的目標就是“重塑辦公室，為辦公室瘦身”。

    3年過去了，富士施樂是否從單純的文件管理解決方案供應商轉變成為了文件管理服務咨詢顧問？更為重要的是，富士施樂對困擾企業(yè)的辦公文件管理問題有了什么樣的有效的辦法和解決方案？記者就相關問題采訪了富士施樂（中國）有限公司全球服務部。

    辦公文件管理“四部曲”

    事實上，優(yōu)化辦公設備資源、改善辦公文件應用環(huán)境、提升整體辦公效率是促成文件管理得以全面、系統(tǒng)實現(xiàn)的一個基礎，富士施樂（中國）有限公司全球服務部業(yè)務發(fā)展經理葛清泉介紹說，這是通過以下幾種措施實現(xiàn)的：

    首先，為客戶進行辦公文件評估。這是針對固定資產和輸出設備的整體評估體系，包括評估辦公設備的數量、分布情況、采購時間、使用狀況、利用率、使用者以及使用者對設備的滿意度、期望值、需求等。其后，還將去了解企業(yè)的設備采購、維護流程和供應商管理。

    其次，針對企業(yè)的輸出設備進行資產管理，重新配置或者優(yōu)化此類固定資產。通過移動、增加、更換和報廢一些辦公設備，使客戶的固定資產得到最優(yōu)化的利用。

    再有，向客戶提供運營管理服務，幫助客戶跟蹤設備的利用、管理狀況、使用狀況，并且針對每一臺設備提供解決方案，進行維護服務和耗材更換服務等。企業(yè)中通常是IT部門負責管理辦公設備，富士施樂的服務使各企業(yè)的IT工程師能夠投入到更有技術含量的工作中，如保障企業(yè)網絡安全性等。

    最后，提供客戶支持服務。除了傳統(tǒng)的800、400電話服務形式，還設置現(xiàn)場工作人員和定期巡查等方式，富士施樂還有網絡支持服務，即通過將客戶所有設備連入網絡，富士施樂能夠時時監(jiān)測所有設備的工作狀況，在其出現(xiàn)故障的第一時間解決，在耗材即將用盡時提前預訂和更換，避免耽誤設備的使用。同時，因為在網絡中能夠監(jiān)測到故障的可能類型，使工作人員在維護前就做好充分準備，減少了設備的停機時間。這種主動式的服務提高了客戶的工作效率，同時也提升了客戶的滿意度。

    從對客戶進行現(xiàn)狀評估，到為客戶度身設計解決方案，提升設備的利用率，再進行固定資產優(yōu)化管理，到最后的服務執(zhí)行過程，富士施樂每三個月或六個月就會重復一遍這樣的工作，會重新進行一次評估，再進行優(yōu)化管理和服務執(zhí)行，進而幫助客戶持續(xù)地提升管理水平和工作效率，持續(xù)有效地降低成本。

    葛清泉特別強調，與其他廠商不同的是，富士施樂不是在客戶需要采購設備時才提出建議。富士施樂是主動幫客戶分析現(xiàn)有的辦公環(huán)境，提出合理的建議，包括設備的移動、增加或者報廢等，進行設備的優(yōu)化。

這樣，客戶能夠時時感受到有一位專家在幫助自己管理這些設備。

    他舉例說，國內某大型貿易公司在其上海的分支機構擁有員工400多人，共用65臺不同品牌的打印機、復印機，其中44臺黑白、21臺彩色，共39個機型。員工使用設備的比例為7.43%，設備利用率為2.1%。在中國，設備利用率在2.5%—6.5%之間比較合理。在國外這一數據為3%—7%，其中之一的原因是外國人比中國人更傾向于傳統(tǒng)的紙媒的閱讀方式。在使用了富士施樂辦公管理服務后，44臺老舊設備被移除，21臺保留，新裝設備11臺，該公司設備利用率提升到3.46%，同時降低了4.6%的成本。

    富士施樂從2006年第四季度開始向此客戶提供服務，到2007年第二季度此客戶成本降低10%，到第三季度降低11%，第四季度降低15%。隨著這家公司業(yè)務的不斷增長，其運營成本逐漸降低。