財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)選型：應(yīng)付帳款控制

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王曉，浙江某商貿(mào)有限公司IT技術(shù)主管。平時(shí)，單位里無(wú)論哪臺(tái)電腦出問題，他無(wú)不輕松搞定。但最近，公司領(lǐng)導(dǎo)考慮要上一套財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，這下可正捅在不懂財(cái)務(wù)知識(shí)的王曉的軟肋上了。正當(dāng)王曉不知所措的時(shí)候，他的好友某管理咨詢公司的倪建峰向他伸出了援助之手。作為公司的大牌財(cái)務(wù)顧問，倪建峰參與過數(shù)十個(gè)財(cái)務(wù)管理項(xiàng)目的實(shí)施，經(jīng)驗(yàn)十分豐富。同時(shí)還精通所有主流的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，甚至包括erp系統(tǒng)的財(cái)務(wù)模塊。系統(tǒng)選型，正是他的長(zhǎng)項(xiàng)。

針對(duì)王曉的疑問，建峰介紹說：財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和企業(yè)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、財(cái)務(wù)管理制度緊密相關(guān)，盡管目前的主流產(chǎn)品都很成熟、規(guī)范，但在具體應(yīng)用中（尤其是業(yè)務(wù)復(fù)雜多變，管理模式各具特色的中小企業(yè)），還是有很大差別的。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，總統(tǒng)歸納起來，大致有8大方面的內(nèi)容需要重點(diǎn)考察。

首先，要先說說應(yīng)收應(yīng)付帳款方面。應(yīng)收應(yīng)付帳款是財(cái)務(wù)管理軟件核算的基礎(chǔ)，也是最重要的內(nèi)容之一。因?yàn)閼?yīng)收應(yīng)付帳款的核算關(guān)系到企業(yè)資金的安全，企業(yè)都會(huì)根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際情況作出相關(guān)的管理制度。因此企業(yè)IT負(fù)責(zé)人應(yīng)該結(jié)合自己企業(yè)的財(cái)務(wù)管理制度，立足與應(yīng)付帳款管理流程，來進(jìn)行財(cái)務(wù)管理軟件的選型。

具體來說，如果從應(yīng)付帳款控制流程出發(fā)進(jìn)行選型，則需向財(cái)務(wù)系統(tǒng)的考察提出三大要求：

要求一：要能夠靈活選擇生成應(yīng)付帳款的依據(jù)

不同的企業(yè)生成應(yīng)付帳款的依據(jù)是不同的。有些企業(yè)是根據(jù)企業(yè)收貨單來生成應(yīng)付帳款的，有些則是根據(jù)增值稅發(fā)票來生成應(yīng)付帳款，還有一些確是根據(jù)供應(yīng)商的不同而選擇不同的應(yīng)付帳款生成依據(jù)。在財(cái)務(wù)軟件選型過程中，企業(yè)IT負(fù)責(zé)人應(yīng)該先了解自己企業(yè)的財(cái)務(wù)管理制度，然后去對(duì)癥下藥選擇合適的中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理軟件。

建峰向王曉介紹了他經(jīng)手的一個(gè)案例。有一家客戶，他們要求對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于一些特殊的供應(yīng)商，直接可以根據(jù)收貨單來生成應(yīng)付帳款，而不需要等到增值稅發(fā)票到了之后再生成應(yīng)付帳款。但是對(duì)于一些平時(shí)送發(fā)票不怎么及時(shí)的供應(yīng)商，則要求必須根據(jù)增值稅發(fā)票來結(jié)賬。即增值稅發(fā)票不到的話，不允許結(jié)賬。他們希望在財(cái)務(wù)管理軟件中也能夠?qū)崿F(xiàn)類似的控制。大部分的財(cái)務(wù)管理軟件無(wú)法根據(jù)供應(yīng)商的性質(zhì)來進(jìn)行類似的控制。也就是說，他們要么只能夠?qū)崿F(xiàn)根據(jù)收貨單來生成應(yīng)付帳款，要么只能夠根據(jù)增值稅發(fā)票來結(jié)賬。只能二選一，而不能夠進(jìn)行復(fù)合控制。如此一來，如果在選型的時(shí)候不提出這個(gè)要求，那么就意味著企業(yè)以后要通過二次開發(fā)來實(shí)現(xiàn)這個(gè)控制。

接下來建峰開始提問王曉，你們企業(yè)生成應(yīng)付帳款的依據(jù)是什么？在選型之前，先要根財(cái)務(wù)工作人員確認(rèn)這方面的事情。

要求二：應(yīng)付帳款生成的來源是什么？

建峰繼續(xù)提問：你們公司應(yīng)付帳款生成的來源是什么？不同的企業(yè)對(duì)此也有不同的要求。如果你們公司沒有其他配套的管理系統(tǒng)，那么應(yīng)付帳款的來源主要有兩個(gè)。一是財(cái)務(wù)人員手工輸入，二是根據(jù)倉(cāng)庫(kù)管理員的進(jìn)貨明細(xì)表進(jìn)行導(dǎo)入。如果你們采用的是財(cái)務(wù)人員手工輸入的話，那么沒什么問題。但是如果需要根據(jù)倉(cāng)庫(kù)人員的進(jìn)貨明細(xì)表導(dǎo)入生成應(yīng)付帳款的話，那就需要考慮，你的候選供應(yīng)商所提供的軟件能否支持這方面的功能。

建峰解釋道：有些財(cái)務(wù)管理軟件有專門的接口，可以把進(jìn)貨明細(xì)表導(dǎo)入到財(cái)務(wù)管理軟件，避免員工手工輸入應(yīng)付帳款。只要財(cái)務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)的格式提供標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)就可以根據(jù)預(yù)先設(shè)置的規(guī)則（如付款條件、價(jià)格等等）自動(dòng)把進(jìn)貨明細(xì)轉(zhuǎn)換為應(yīng)付帳款。這不僅可以減少財(cái)務(wù)部門員工手工輸入的麻煩，而且還可以提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。為此，現(xiàn)在越來越多的企業(yè)在沒有其他配套軟件的情況下，希望能夠根據(jù)進(jìn)貨明細(xì)表來自動(dòng)生成應(yīng)付帳款單。建峰強(qiáng)調(diào)說，這是未來財(cái)務(wù)管理軟件發(fā)展的趨勢(shì)。

“如果你們企業(yè)需要這個(gè)接口的話，那么就要從如下兩個(gè)方面去判斷這個(gè)接口的可行性有多大”。一是軟件是否提供了標(biāo)準(zhǔn)化的格式。如果軟件支持這個(gè)轉(zhuǎn)換，那么財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)必須要能夠提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的Excel格式。用戶只需要根據(jù)這個(gè)格式提供相關(guān)的內(nèi)容，那么系統(tǒng)就可以自動(dòng)導(dǎo)入數(shù)據(jù)。你就需要判斷系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)化格式是否滿足企業(yè)的需求。特別是要注意價(jià)格方面的內(nèi)容。通常情況下，財(cái)務(wù)管理軟件中已經(jīng)有了價(jià)格信息，則進(jìn)貨明細(xì)中只需要提供供應(yīng)商、產(chǎn)品編號(hào)、數(shù)量等因素就可以轉(zhuǎn)換應(yīng)付帳款單據(jù)。但是有些財(cái)務(wù)管理軟件設(shè)計(jì)的比較薄弱：他們需要在進(jìn)貨明細(xì)表中提供價(jià)格信息。但是，大家都知道，大多數(shù)情況下采購(gòu)價(jià)格對(duì)倉(cāng)庫(kù)部門來說是保密的，倉(cāng)庫(kù)人員并不知道物料的價(jià)格信息。此時(shí)要讓進(jìn)貨明細(xì)單中提供物料的單價(jià)，就有點(diǎn)不現(xiàn)實(shí)了。二是要考察是否設(shè)置了一些財(cái)務(wù)控制措施，以及控制措施的靈活配置能力。如最常見的就是能否根據(jù)供應(yīng)商的付款條件生成準(zhǔn)確的應(yīng)付帳款日期。有些系統(tǒng)確實(shí)可以準(zhǔn)確地把進(jìn)貨明細(xì)表生成應(yīng)付帳款，但是在轉(zhuǎn)換的過程中無(wú)法關(guān)聯(lián)付款條件的因素。也就是說，系統(tǒng)產(chǎn)生的應(yīng)付帳款條目，其應(yīng)付日期很可能就是系統(tǒng)當(dāng)前的日期或者一個(gè)固定的日期，無(wú)法根據(jù)供應(yīng)商的付款條件來生成合理的應(yīng)付帳款日期。這也是在選型中需要考察的一個(gè)指標(biāo)。

要求三：應(yīng)付帳款金額是否包含稅？

在采購(gòu)管理中，應(yīng)付帳款往往是包含增值稅的，但是在財(cái)務(wù)核算中通常是把增值稅跟采購(gòu)價(jià)格分離開來。此時(shí)，企業(yè)就可能面臨一個(gè)問題——財(cái)務(wù)部門可能會(huì)把應(yīng)付帳款等相關(guān)信息與采購(gòu)部門共享。在共享的過程中，如何保持兩個(gè)部門核算口徑的一致呢？這是中小哦企業(yè)IT負(fù)責(zé)人在選型的過程中需要考慮的內(nèi)容。

王曉也不知道該如何處理這個(gè)問題。為此建峰給王曉提了兩個(gè)針對(duì)這種情況的解決方案。

解決方案一：應(yīng)付帳款核算時(shí)應(yīng)付帳款與增值稅分開核算。然后報(bào)表把應(yīng)付帳款金額與增值稅金額合并以來交給采購(gòu)人員，便于采購(gòu)人員進(jìn)行核對(duì)、追蹤。這是企業(yè)中用的最多的解決方案。其不僅操作簡(jiǎn)單，而且也不怎么容易出錯(cuò)。

解決方案二：通過含稅價(jià)格來實(shí)現(xiàn)。在產(chǎn)品價(jià)格定義中，設(shè)置為含稅價(jià)格，然后輸入包含增值稅的價(jià)格。當(dāng)在系統(tǒng)中輸入應(yīng)付帳款的時(shí)候，輸入的或者從系統(tǒng)中帶出的價(jià)格信息是含稅的價(jià)格。然后在生成“會(huì)計(jì)分錄”的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把價(jià)格與增值稅進(jìn)行分離。這個(gè)方法也可行，不過其有個(gè)缺陷就是在剝離的過程中，由于小數(shù)的影響會(huì)有一定的誤差。這可能需要手工調(diào)整。

以上三點(diǎn)就是應(yīng)付帳款流程對(duì)財(cái)務(wù)管理軟件所提出的要求。建峰力薦王曉要按照這三個(gè)要求去考察財(cái)務(wù)管理軟件，能夠滿足這三個(gè)要求的系統(tǒng)，在應(yīng)付帳款上基本不用再進(jìn)行二次開發(fā)了。（IT專家網(wǎng)）