協(xié)同軟件:提升執(zhí)行力 解決“知易行難”

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關于協(xié)同軟件產生的原因，許多文章已經有所闡述。對于協(xié)同軟件的追本溯源，各人有個人的見解，不期望短時間內得到統(tǒng)一。但對于協(xié)同軟件從人類起源到自然進化的角度去理解，似乎與現(xiàn)有協(xié)同軟件相關的協(xié)同思想有些偏離。

“協(xié)同”一詞在漢語字典里的解釋很簡單：互相配合，正因為這個簡單的解釋給了大家很大的想像空間，特別是一些沒有真正從事協(xié)同軟件具體工作的人，很容易望文生義。從字面的理解來看，互相配合的協(xié)作，確實與人類的產生與發(fā)展息息相關，從這個角度談協(xié)同的起源，雖然有其合理性，但對于協(xié)同軟件本身的研究沒有太多借鑒意義。

從應用軟件本身的角度來看，應用軟件走向協(xié)同，有以下兩個最為重要的原因：

一、信息孤島與網絡普及

信息化在中國走過了將近30個年頭，雖然取得了巨大成就，一大批企事業(yè)單位通過信息化建設和管理軟件的應用，提高了工作效率和管理能力，但是同樣有一個不容忽視的重大問題是：信息孤島！幾乎每個實施了信息化的單位，都存在不同程度的信息孤島，甚至可以說：信息孤島不是存不存在，而是存在程度深淺的問題。舉個最為簡單的例子，在辦公自動化中應用最為普遍的Office字表編輯軟件，絕大部分都缺乏協(xié)同性，不能在多人、多組織間按一定的規(guī)則合理地流轉。除此之外，人事與財務、設計與生產等各個管理系統(tǒng)之間的信息孤島，也是普遍存在。

信息孤島主要包括以下三個信息斷層：

1、 個人或者事務層。即個人自己的信息存在斷層，例如工作無法自動安排日程，個人的信息、文檔資料與具體的工作事務間缺乏關聯(lián)；

2、 團隊或者組織層。即團隊或者組織所屬成員間，缺乏有效的信息溝通與關聯(lián)，特別是對于多人共同處理的一些事務，這一斷層的存在極大地影響了工作效率。

3、 社會或者產業(yè)層。即同一社會區(qū)域間的不同組織單位、同屬一個產業(yè)鏈的上下游廠商、企業(yè)與政府職能單位、各個不同的職能單位，之間都存在信息溝通不暢、協(xié)作性不高的情況。

面對信息孤島，網絡技術的興起與應用似乎成為最為有效的解決方法。確實，包括局域網和互聯(lián)網在內的網絡技術，使信息孤島在技術上具備消除的可能，但在現(xiàn)實應用中，網絡技術如果不結合協(xié)同軟件，對信息孤島的消除幫助極其有限，因為在網絡上"聯(lián)網"的往往是單項應用或者單個部門，如網絡財務等等，許多信息、應用業(yè)務、組織成員之間并沒有聯(lián)網，更談不上基于網絡的協(xié)作。特別是一些非結構化數(shù)據(jù)的連接與協(xié)作，在協(xié)同軟件出現(xiàn)前，沒有像企業(yè)資源計劃（ERP）那樣有深入的理論研究和體系化的應用推廣，因此在應用上也比較紊亂，還缺乏比較扎實的理論基礎和應用規(guī)范，如：公文管理、檔案管理、知識管理等等。

事實上，非結構化信息數(shù)據(jù)的協(xié)作與資源計劃管理一樣重要，來自國際知名研究機構Gartner的報告表明：一家不具備協(xié)作性質的公司，只能對僅僅20%的企業(yè)資源進行真正的優(yōu)化與管理。而另外80%的有用資源則分別殘留在電子郵件里、桌面上、內發(fā)的文件中、從網絡下載的各種頁面上，以及由企業(yè)應用程序生成的可讀報告里。

網絡技術特別是第二代互聯(lián)網WEB2的興起，使基于互聯(lián)網技術的協(xié)作具備了技術基礎，互動與誠信成為WEB2的顯著特征。在互聯(lián)網上看新聞、發(fā)郵件等單向的、以信息為中心的應用，已經轉變?yōu)樵诰W上處理辦公事務、進行商務往來等，互動的、基于團隊和群組的協(xié)作。協(xié)同軟件因為網絡的普及，特別是WEB2的興起，而具備了更多應用基礎，協(xié)達于新近推出的第四代協(xié)同軟件就充分體現(xiàn)了WEB2的應用理念。

二、“知易行難”與管理執(zhí)行力

進入21世紀后，我們所處的生活環(huán)境和經濟環(huán)境產生了巨大變化。與此相適應，企業(yè)和行政事業(yè)單位的管理環(huán)境也不同以往，內部的管理變革隨之產生。在管理工作中，企業(yè)單位一直關注的是建立和提升自身的核心競爭力，這也是企業(yè)單位永恒的一個話題。除企業(yè)以外，由于執(zhí)政觀念的改變，政府職能有了重新定位，各個區(qū)域或者城市之間，開始搶奪人才、資金，以促進本地區(qū)的經濟發(fā)展與和諧社會環(huán)境建設。這些有限的人才與資金的獲取，與企業(yè)對于有限的社會利潤的獲取一樣，存在激烈的競爭。

提升競爭力是企事業(yè)單位為提升工作績效的核心之一，如何提升競爭力，前兩年大家更多的是從提升戰(zhàn)略決策力著眼。為了提升戰(zhàn)略決策能力，許多單位花了不少的人力、物力，企業(yè)單位實施erp系統(tǒng)，就是個典型的例子。ERP軟件作為一個以計劃為核心思想的管理軟件，能夠提升企業(yè)對于內外部經濟資源的計劃、分析，以縮短交貨周期和產品開發(fā)周期、降低企業(yè)庫存和企業(yè)內耗，從而提升企業(yè)對內外部管理環(huán)境的準確判斷，提升自身競爭力和經濟效益。

但是，一個不容忽視的事實是：許多企事業(yè)單位的戰(zhàn)略和決策依據(jù)的獲取并不困難，只是有時獲取方式、途徑、速度存在少許的不一樣，而執(zhí)行力卻成為困擾企事業(yè)單位管理者的難題。

“知易行難”已經成為企事業(yè)單位，在管理中普遍存的情況。ERP軟件以及政府單位所使用的傳統(tǒng)的業(yè)務管理軟件，解決的是一個"知"的問題，即通過數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析告訴應用單位該去做什么，而協(xié)同軟件解決的是一個"行"的問題，即通過軟件告訴每個操作者應去怎么做。保羅-托馬斯和大衛(wèi)-伯恩的《執(zhí)行力》一書中，明確指出：如果執(zhí)行力缺失，再完美的策略也會隨時崩潰；而優(yōu)秀的執(zhí)行力，卻可以隨時彌補策略的缺陷，取得良好的效果。同時該書還指出：管理中的戰(zhàn)略、人員、業(yè)務三大流程對于執(zhí)行力的作用舉足輕重。從復旦協(xié)達等國內主流的協(xié)同軟件產品來看，流程管理恰恰是協(xié)同軟件的主要應用功能。從管理學的角度，復旦協(xié)達等協(xié)同軟件的流程管理部分，主要做了三個方面的事情：

一個是讓執(zhí)行者負責地做事，這是組織、人員的流程資源綁定； 其次是流程的節(jié)點步驟管理，即這一步做什么、下一步做什么，這是為了避免流程紊亂，使管理有層次和秩序，是為了正確地做事； 再次是節(jié)點的活動管理，即定義該節(jié)點做什么事、如何做，這是為了使流程參與者正確地做事，從而提升工作效率。協(xié)同軟件作為管理軟件的一種，主要是為了滿足管理工作的需要。從管理學角度看，提升執(zhí)行力，解決在管理中“知易行難”的問題，是協(xié)同軟件產生并廣受青睞的另一個重要根源。

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