項目管理辦公室 逐漸走上企業(yè)前臺

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【編者按】OA辦公系統(tǒng)最初起源于那些需要對項目經(jīng)理提供行政和管理支持的大型項目，2000年，由于許多企業(yè)的Y2K問題需要大量的協(xié)調工作量，OA辦公系統(tǒng)才開始走上前臺。  
 
  　　“OA辦公系統(tǒng)”通常用來指代“項目（Program或Project）管理辦公室”，這個機構也有其它表述方式，比如“企業(yè)項目辦公室”、“項目辦公室”或者“戰(zhàn)略項目辦公室”。 OA辦公系統(tǒng)最初起源于那些需要對項目經(jīng)理提供行政和管理支持的大型項目，2000年，由于許多企業(yè)的Y2K問題需要大量的協(xié)調工作量，OA辦公系統(tǒng)才開始走上前臺。

　　在TQM（全面質量管理）非常流行的那段時間，一些組織的QA（質量保證）辦公室可能承擔著目前的OA辦公系統(tǒng)類似的角色，尤其是當這些組織主張或者執(zhí)行一些通用的流程和獨立評審的情況下。

　　過去的幾年中，許多組織已經(jīng)紛紛建立了OA辦公系統(tǒng)，許多專業(yè)雜志或者會議上也發(fā)表了大量有關OA辦公系統(tǒng)的文章。我認為，造成OA辦公系統(tǒng)開始出現(xiàn)的原因可以歸納為以下幾個方面：

　　項目績效不佳，需要執(zhí)行新的流程去改進；

　　需要管理人員具有項目管理知識；

　　追趕行業(yè)潮流的組織認識到項目管理對于組織績效的重要性；

　　 “卓越中心”方法被應用于項目管理過程中。

　　在過去的幾年中，OA辦公系統(tǒng)的作用已經(jīng)發(fā)生了改變，最初只是作為一種項目的支持性組織，現(xiàn)在OA辦公系統(tǒng)開始發(fā)揮一種保證性的功能，確保組織使用項目管理的流程，在這種情況下，OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)變成了一種被高層管理者用來確保流程被遵守、識別低績效項目并推薦適當改善措施的工具。

　　OA辦公系統(tǒng)起初是一種更關注本地或者本部門的組織，現(xiàn)在，我們看到許多組織開始建立企業(yè)級的OA辦公系統(tǒng)，協(xié)調整個組織的項目管理活動。

　　在某些組織中，OA辦公系統(tǒng)所扮演的角色曾經(jīng)是很有影響力的，但隨著活動范圍的縮小，尤其是一些組織開展成本節(jié)約活動的時候，OA辦公系統(tǒng)的影響開始減少。必須承認的是，一些組織的OA辦公系統(tǒng)及其績效方面的確存在一些問題，比如：

　　OA辦公系統(tǒng)變成了一種官僚機構——制定了許多以控制為目的的程序；

　　OA辦公系統(tǒng)人滿為患，人為增加了管理成本；

　　無法衡量OA辦公系統(tǒng)的工作績效及其對于組織的存在價值；

　　OA辦公系統(tǒng)沒有獲得來自管理層的足夠支持；

　　OA辦公系統(tǒng)承擔行政管理職能，但很難識別關鍵價值增加；

　　OA辦公系統(tǒng)被當作管理層的政策制定機構，項目經(jīng)理對其總是采取回避的態(tài)度；

　　與項目經(jīng)理、項目發(fā)起人和其它利益相關者比較起來，OA辦公系統(tǒng)不太清楚自己的角色和責任。

　　目前存在另外一種趨勢，有些專家或學者認為OA辦公系統(tǒng)應該對項目負責，有些OA辦公系統(tǒng)經(jīng)理將這種責任看作是增加其影響力的方式。而通常來說，項目責任應該是由業(yè)務發(fā)起人或者作為發(fā)起人代表的項目經(jīng)理承擔的，從來沒有另外一個聲稱對項目負責而對項目的最終成果并不關心的組織。OA辦公系統(tǒng)對組織中項目管理的專業(yè)化程度負責，但對單一項目的交付并不承擔責任。 
 
 
 　　OA辦公系統(tǒng)的責任范圍一般包括：　　

　　對項目管理工作的支持——流程、模板、知識庫中的歷史數(shù)據(jù)

　　獨立評審；

　　為管理層提供統(tǒng)一的項目績效報告；

　　項目行政管理支持；

　　開發(fā)項目管理能力，比如培訓；

　　獲取并利用來自項目的經(jīng)驗和教訓。

　　調查顯示，如果OA辦公系統(tǒng)在不顯著增加管理成本的情況下實現(xiàn)上述要求，那么它肯定能夠在項目管理能力方面為組織增加價值，以下是這項調查的結果：

　　2002年10月，英國的KPMG發(fā)現(xiàn)，擁有成熟OA辦公系統(tǒng)的組織的項目成功率比較高，OA辦公系統(tǒng)的成本在項目總成本中的利率在2~3