泛普軟件：實(shí)施全面預(yù)算管理軟件的四個(gè)建議

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凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。這句話不僅對于預(yù)算而言，在做全面預(yù)算管理項(xiàng)目時(shí)，這個(gè)原則非常管用。泛普軟件結(jié)合易磐EP全面預(yù)算管理軟件的實(shí)際案例，對于全面預(yù)算管理系統(tǒng)的實(shí)施做一些總結(jié)。

　　一、盡量縮短系統(tǒng)選型的時(shí)間

在項(xiàng)目實(shí)施過程中，要盡量避免“拖”。如在項(xiàng)目前期的選型過程中，拖泥帶水，將用戶的耐心都磨滅了，無疑會給項(xiàng)目帶來很大的負(fù)面影響。

為此，最好盡量縮短選型的時(shí)間。的建議是，將系統(tǒng)選型的時(shí)間盡量縮短在一個(gè)月之內(nèi)。那么接下去，如何才能夠在這么短的時(shí)間之內(nèi)選擇一個(gè)適合自己的全面預(yù)算管理系統(tǒng)呢？

　　要做到這一點(diǎn)，其實(shí)也不難。只需要采用一些小的技巧。如在系統(tǒng)選型之前，企業(yè)先收集好自己的需求，然后將這些需求直接拋給對方的咨詢顧問，看看對方能夠有效解決這些問題。再如在選擇全面預(yù)算管理系統(tǒng)提供商時(shí)，選擇行業(yè)對口的軟件。這也可以縮小全面預(yù)算管理系統(tǒng)選型的范圍，從而縮短項(xiàng)目選型的周期。

這可能對選型人員要求比較高。因?yàn)樵谙到y(tǒng)選型之前需要做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作，而不是等到項(xiàng)目開始實(shí)施時(shí)才在實(shí)施顧問的指導(dǎo)下開展工作。由于全面預(yù)算管理系統(tǒng)在實(shí)施時(shí)具有比較大的不確定性。

建議企業(yè)最好還是尋找一位比較有經(jīng)驗(yàn)的人員作為企業(yè)的項(xiàng)目管理人員。特別是不要選擇IT負(fù)責(zé)人等類似的沒有業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的人員來做項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。因?yàn)橛薪?jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，可以在前期項(xiàng)目選型和后續(xù)項(xiàng)目實(shí)施過程中幫助企業(yè)少走冤枉路，降低整個(gè)項(xiàng)目的成本。

　　二、不要與企業(yè)生產(chǎn)旺季相沖突

　　大部分企業(yè)的生產(chǎn)活動有一個(gè)明顯的周期。如對于以出口為主的五金工具企業(yè)，一般6月到11月是其生產(chǎn)的旺季。而其他時(shí)間段相對來說比較空。如果這種周期性比較強(qiáng)的企業(yè)，那么在做全面預(yù)算管理系統(tǒng)規(guī)劃時(shí)，就需要注意，最好能夠避開這個(gè)高峰期，全面預(yù)算管理項(xiàng)目實(shí)施不要與企業(yè)生產(chǎn)旺季相沖突。

　　這主要是因?yàn)樵谌骖A(yù)算管理項(xiàng)目實(shí)施過程中，會給用戶增加很多的工作量。如預(yù)算管理需求的調(diào)研、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理、 系統(tǒng)使用的培訓(xùn)等等。如果企業(yè)本來就已經(jīng)是旺季，員工恨不得多一雙手的情況下，此時(shí)再來實(shí)施全面預(yù)算管理項(xiàng)目，那不是火上加油嗎？俗話說，忙中出亂。在這種情況下，強(qiáng)行上全面預(yù)算管理項(xiàng)目的話，系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)比較高?！　?/p>

為此，切忌不要將全面預(yù)算管理項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)間與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的旺季相沖突。如果可能的話，盡量將這個(gè)項(xiàng)目放在淡季實(shí)施。如此的話，企業(yè)員工就會有足夠多的時(shí)間來做跟這個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的工作。

　　三、項(xiàng)目盡量不要跨年

　　在做項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，還需要注意跨年度的問題。有些企業(yè)可能認(rèn)為年底比較空，就想在年底實(shí)施全面預(yù)算管理項(xiàng)目。在年底之前搞定全面預(yù)算管理項(xiàng)目，也可以向投資者出示一份不錯(cuò)的成績單。可是結(jié)果呢，等到過完年回來，企業(yè)用戶早就將相關(guān)的培訓(xùn)內(nèi)容都返回給老師了。對全面預(yù)算管理系統(tǒng)又會感到很陌生。

　　跨年度實(shí)施全面預(yù)算管理項(xiàng)目（其實(shí)其他項(xiàng)目如ERP項(xiàng)目也是如此）是一個(gè)大忌。即使在年底能夠?qū)㈨?xiàng)目完成，也不是很科學(xué)。因?yàn)轫?xiàng)目上線之后，應(yīng)該讓用戶有一個(gè)強(qiáng)化的過程。這就好像我們在學(xué)習(xí)時(shí)，課后要有一個(gè)復(fù)習(xí)的過程一樣。如果只是在課堂上學(xué)習(xí)，課后沒有復(fù)習(xí)，那么就很容易忘記。結(jié)果就是將課堂上學(xué)的東西沒過幾天都忘記了。企業(yè)預(yù)算編制一般在第四季度，如果能夠在開始預(yù)算編制之前能夠?qū)⑾到y(tǒng)上線，并能使用戶熟悉系統(tǒng)，當(dāng)然是最好的了。為此建議企業(yè)在做全面預(yù)算管理項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，項(xiàng)目盡量不要跨年度。或者說，系統(tǒng)選型可以在年底完成。但是項(xiàng)目從實(shí)施（實(shí)施顧問進(jìn)場）到項(xiàng)目結(jié)束（項(xiàng)目竣工驗(yàn)收）需要放在一段連續(xù)的時(shí)間之內(nèi)。要一鼓作氣，將項(xiàng)目上上去。

　　四、后續(xù)完善也需要在項(xiàng)目規(guī)劃中有所體現(xiàn)

　　在做全面預(yù)算管理項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，很多企業(yè)只是將規(guī)劃做到項(xiàng)目上線，而沒有包含項(xiàng)目的后續(xù)完善階段。認(rèn)為這是不合理的。很多案例證明，企業(yè)全面預(yù)算管理項(xiàng)目效果做好的是剛上線的那一段時(shí)間。等到系統(tǒng)上線一段時(shí)間之后，如一年或者兩年之后，系統(tǒng)的效果就開始走下坡路。這主要就是因?yàn)闆]有做好系統(tǒng)后續(xù)的規(guī)劃所導(dǎo)致的。具體的來說，在系統(tǒng)的后續(xù)規(guī)劃中要體現(xiàn)下面這些內(nèi)容。

　　1、是如何來確保前段時(shí)間的工作成果在后續(xù)工作中繼續(xù)保持下去。如前面制定的編制流程、管理機(jī)制等等在后續(xù)的內(nèi)容中要得到徹底的執(zhí)行。在實(shí)際工作中，有不少的用戶在剛開始還能夠按照預(yù)先制定的措施來操作。但是時(shí)間久了，就會有懈怠的感覺。在不知不覺當(dāng)中，就會跟著自己的感覺走。這就會直接導(dǎo)致系統(tǒng)的效果下降。故在系統(tǒng)的后續(xù)規(guī)劃中，要有措施能夠確保預(yù)先的政策能夠被一如既往的執(zhí)行下去。如果需要更改的話，也需要有書面的確認(rèn)過程。

　　2、是新老員工替換過程中遇到的問題。這些是企業(yè)難以控制的事情。等到全面預(yù)算管理系統(tǒng)關(guān)鍵用戶流失之后，該由誰來替代他呢？或者說，替代者能夠完全勝任原來關(guān)鍵用戶的工作嗎？如果每個(gè)替代者都只能夠達(dá)到前任的80%的程度，那么經(jīng)過幾個(gè)新人之后，系統(tǒng)最終還能夠有多少效果呢？這也是可想而知的事情。所以在做系統(tǒng)規(guī)劃時(shí)，對此也應(yīng)該設(shè)想一定的措施，如加強(qiáng)對新員工的培訓(xùn)、采取上崗證等措施，來確保關(guān)鍵用戶的流失對系統(tǒng)帶來的負(fù)面影響。

總之，系統(tǒng)上線后的規(guī)劃非常的重要。很多企業(yè)正式因?yàn)槿狈@方面的認(rèn)識，才導(dǎo)致系統(tǒng)在實(shí)施顧問離職后效果不斷的打折扣。

泛普軟件作為國內(nèi)領(lǐng)先的、專注的預(yù)算管理軟件供應(yīng)商，業(yè)務(wù)范圍涉及預(yù)算管理軟件的研發(fā)、咨詢和實(shí)施，在預(yù)算管理信息化方面積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，推薦預(yù)算管理實(shí)踐者必用的好幫手：泛普軟件全面預(yù)算管理軟件。