XX集團OA辦公系統(tǒng)預(yù)算模塊需求確認(rèn)

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XX集團OA辦公系統(tǒng)預(yù)算模塊需求確認(rèn)XX集團OA辦公系統(tǒng)預(yù)算模塊需求確認(rèn) 

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一、概述... 3

二、預(yù)算基礎(chǔ)設(shè)置... 3

三、費用流程開發(fā)... 6

四、查詢統(tǒng)計報表... 15

一、概述

本文檔做為XX集團預(yù)算模塊需求確認(rèn)及開發(fā)人員的開發(fā)依據(jù)。
 
 
對預(yù)算管理開發(fā)部分，按照項目實施步驟，描述如下：
 

1. 預(yù)算基礎(chǔ)設(shè)置；
2. 預(yù)算流程開發(fā)；
3. 費用流程開發(fā)；
4. 查詢統(tǒng)計報表開發(fā)；

二、預(yù)算基礎(chǔ)設(shè)置

2.1預(yù)算期間設(shè)置

1、預(yù)算期間維護：在現(xiàn)有預(yù)算期間功能的基礎(chǔ)上，添加預(yù)算期間狀態(tài)控制
 

• 新維護的預(yù)算期間為“未生效”狀態(tài)；
• 對未生效預(yù)算期間點擊“生效”按鈕后為“生效”狀態(tài)；
• 對生效預(yù)算期間點擊“關(guān)閉”按鈕后為“關(guān)閉”狀態(tài)；

 
預(yù)算期間頁面：

 
圖1
2、預(yù)算期間的開啟和關(guān)閉
 

• 同一時間系統(tǒng)中只能有一個預(yù)算期間生效；
• 在生效的預(yù)算期間頁面點擊右鍵菜單“關(guān)閉”，可關(guān)閉當(dāng)前生效的預(yù)算期間，給出提醒消息：“關(guān)閉后將不能再使用當(dāng)前期間的預(yù)算”；增加權(quán)限點，可以在不存在生效預(yù)算期間時將已關(guān)閉的預(yù)算期間重新打開生效，操作前提示“請確認(rèn)是否使當(dāng)前預(yù)算期間生效”，并讓用戶選擇“是/否”；
• 在未生效的預(yù)算期間頁面點擊右鍵菜單“生效”，可使當(dāng)前預(yù)算期間生效，當(dāng)已存在生效預(yù)算期間時，給出提醒消息：“請先關(guān)閉當(dāng)前預(yù)算期間”；

2.2預(yù)算科目設(shè)置

維護三級的預(yù)算科目；增加權(quán)限點，可“鎖定/解鎖”預(yù)算科目，鎖定后的科目及其下級科目不能修改。
由菜單“財務(wù)管理”—“預(yù)算設(shè)置”—“預(yù)算科目”進入；
 

1. 對XX財務(wù)科目進行整理，定義財務(wù)預(yù)算管理模塊三級科目，其中一級科目確定為四大類，分別為：部門預(yù)算、專項費用預(yù)算、固定資產(chǎn)預(yù)算、營銷費用預(yù)算，二級、三級科目自定義添加。
2. 定義方式參考如下：

 
2、一級科目設(shè)置：

1. 名稱：一級科目名稱；
2. 科目級別：“一級科目”、“二級科目”、“三級科目”，選擇科目級別會在不同的科目頁面間切換；
3. 預(yù)算周期：“每月”、“每季度”、“每半年”、“每年”；
4. 描述：多行文本框；
5. 預(yù)算科目維護頁面：

圖2
3、二級科目設(shè)置：
 

1. 名稱：二級科目名稱；
2. 科目級別：“一級科目”、“二級科目”、“三級科目”，選擇科目級別會在不同的科目頁面間切換；
3. 上級科目：從一級科目中選擇；
4. 描述：多行文本框；
5. 預(yù)算科目維護頁面：

圖3
4、三級科目設(shè)置：
 

1. 名稱：三級科目名稱；
2. 科目級別：“一級科目”、“二級科目”、“三級科目”，選擇科目級別會在不同的科目頁面間切換；
3. 上級科目：從二級科目中選擇；
4. 類型：（收入/支出）原樣保留；
5. 允許偏差：原樣保留；
6. 科目預(yù)警比例：實際發(fā)生額/預(yù)算科目 需要預(yù)警的百分比；
7. 描述：多行文本框。

圖4
 

2.3預(yù)算級別維護

 
解決方案：
根據(jù)XX的預(yù)算管理要求：
部門預(yù)算、專項預(yù)算、固定資產(chǎn)預(yù)算、營銷費用預(yù)算均按照組織結(jié)構(gòu)樹形方式設(shè)置，級別可以為任意組織機構(gòu)節(jié)點。
 

圖5
 
 

2.4生效預(yù)算設(shè)置

需求說明：
 

1. 通過流程寫入預(yù)算。年初制定年度預(yù)算，并以此預(yù)算作為費用控制的依據(jù)，半年后重新提交的預(yù)算申請，審批通過后，更新的數(shù)據(jù)存為一個新版本，預(yù)算控制以新版本為主。
2. 半年內(nèi)月度預(yù)算剩余，自動流轉(zhuǎn)到下一月度預(yù)算；每一財年的上半年結(jié)束后，自動把上半年的實際費用作為上半年的預(yù)算，并記錄歷史版本。
3. 切換預(yù)算年度下拉框，將切換到不同年度的預(yù)算頁面，預(yù)算年度僅顯示“生效”和“關(guān)閉”狀態(tài)的預(yù)算年度；
4. 右側(cè)歷史版本鏈接，顯示倒數(shù)4個歷史版本，點擊可查看歷史版本，選中任意兩個版本，可用右鍵進行版本對比。

2.5費用歸屬部門與費用審核部門關(guān)系表

       用于費用的報銷、借支、核銷流程，可對每一部門定義它的費用審核部門，沒有定義的在流程中默認(rèn)由費用歸屬部門審核。
 
 

三、費用流程開發(fā)

3.1上半年部門預(yù)算申請流程

流程概要說明：
 

流程表單樣式：

 
表單說明：          

 
其他說明：

1. 此流程由各中心預(yù)算員提交。
2. 所有部門申請經(jīng)預(yù)算小組審核通過后，預(yù)算小組另外提交匯總流程給領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，再由提交預(yù)算回復(fù)，通知各部門；即在本流程“預(yù)算小組審核”節(jié)點后，預(yù)算小組會發(fā)起“上半年部門預(yù)算匯總流程”，該流程完成后，再繼續(xù)進行當(dāng)前流程的“預(yù)算回復(fù)”節(jié)點。
3. “預(yù)算小組審核”節(jié)點可以選擇提交到下一節(jié)點，還是直接退回到首節(jié)點“各中心申請”。

3.2上半年部門預(yù)算匯總流程

 
流程概要說明：

 
流程表單樣式：

 
表單說明：

 
 
其他說明：

1. 通過相關(guān)流程字段，選擇需要匯總的部門預(yù)算申請流程，實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動匯總。
2. 發(fā)起申請時需要從彈出搜索框打開部門預(yù)算申請流程列表，搜索條件應(yīng)包含申請發(fā)起的起止時間段，默認(rèn)只查詢部門預(yù)算申請類型的流程；選擇后將數(shù)據(jù)載入當(dāng)前流程的表格中，且實現(xiàn)與預(yù)算申請流程的關(guān)聯(lián)，以便審批通過后將審批后的金額回填。

3.3上半年預(yù)算拆分流程

流程概要說明:

 
流程表單樣式：

 
表單說明：

 
其他說明：

1. 本流程由部門預(yù)算申請流程結(jié)束后自動觸發(fā)，有預(yù)算申請人填寫。
2. 流程審批完成后，數(shù)據(jù)自動寫入預(yù)算庫，并置為生效狀態(tài)。

3.4下半年部門預(yù)算申請

流程概要說明：

流程表單樣式：

 
 
表單說明：
  

3.5下半年預(yù)算匯總

流程圖：

 
流程表單樣式：

 
表單說明：

3.6下半年部門預(yù)算拆分

流程圖：
 

 
流程表單樣式：

 
表單說明：

 
其他說明：

1. 流程走完后，數(shù)據(jù)自動更新預(yù)算庫，并生產(chǎn)新預(yù)算版本。
2. 下半年預(yù)算申請流程除表單格式外，其他要求請參照上半年預(yù)算申請流程。

3.7預(yù)算變更調(diào)整

流程概要說明：
流程表單樣式：

 
表單說明：

 
其他說明：

1. 如果為調(diào)整類型為調(diào)劑，則需核準(zhǔn)調(diào)整金額總數(shù)為0。
2. 流程審批完成后，自動到預(yù)算庫調(diào)整數(shù)據(jù),并產(chǎn)生對應(yīng)的歷史版本，在版本的備注里用文字寫明，是因為哪一條預(yù)算變更流程產(chǎn)生的。

3.8專項費用申請

流程概要說明：參照現(xiàn)行OA流程
 
流程表單樣式：

 
流程表單樣式：

 
其他說明：

1. 審批完成后，預(yù)算費用記在申請部門頭上，全公司所有人都可申請使用。
2. 預(yù)算使用時，需選擇要對應(yīng)的專項費用申請流程，扣減該事件的預(yù)算。

3.9固定資產(chǎn)預(yù)算申請

    流程概要說明：參照現(xiàn)OA流程
流程表單樣式：

 表單說明：

 
其他說明：指定部門可申請，預(yù)算給到申請部門，只有該部門可用。
 

 3.10費用報銷申請

流程概要說明：

 
 
流程表單樣式：

 
表單說明：

 
其他說明：

1. 預(yù)算員可幫他人代提流程
2. 預(yù)算員提交后預(yù)扣預(yù)算，最后一個審批人通過后，實扣預(yù)算。
3. 會計復(fù)核時，因單據(jù)不一致退回，退回財務(wù)打印節(jié)點；需調(diào)整報銷單總數(shù)時，退回申請人。
4. 項目公司報銷沒有會計復(fù)核節(jié)點。
5. 根據(jù)實際發(fā)生科目扣減。
6. 報銷時如超出月度預(yù)算，出超支提示，仍可提交流程。如超季度預(yù)算和，不可提交流程。
7. 如果報銷時需要與借支流程關(guān)聯(lián)，核銷借支金額的，選擇對應(yīng)借支流程，進行數(shù)據(jù)對比處理。PS：由于借支時已經(jīng)預(yù)扣預(yù)算，報銷時根據(jù)報銷金額，把之前的預(yù)扣金額變成實扣金額。 超出借支金額的部分直接實扣。
8. 選擇對應(yīng)借支流程時，搜索界面應(yīng)包含申請發(fā)起的起止時間段，默認(rèn)只查詢借支申請類型的流程。

3.11預(yù)算借支流程

流程概要說明：可參照現(xiàn)OA流程（請注意和現(xiàn)OA流程不同的是，并非全部由預(yù)算員發(fā)起申請）。
 
流程表單樣式：

 
表單說明：

 
其他說明：

1. 預(yù)算員提交后做“預(yù)扣”處理。
2. 流程審批結(jié)束后，不做“實扣”處理；報銷和核銷流程相關(guān)處理時才處理實扣部分及關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)。
3. 報銷時如超出月度預(yù)算，出超支提示，仍可提交流程。如超季度預(yù)算，不可提交流程。

 3.12借支核銷流程

流程概要說明：參照現(xiàn)OA流程
 
流程表單樣式：

 
表單說明：

 
其他說明：一般情況下，已使用的費用都通過報銷流程來核銷對應(yīng)借支金額，一筆借支金額可以用多次費用報銷來核銷。當(dāng)借支金額出現(xiàn)超額未使用完，則通過借支核銷流程把剩余款項歸還，并銷賬。
 

3.13自定義流程

要求在已經(jīng)開發(fā)完成的報銷、借支、核銷流程的基礎(chǔ)上，能夠進行用戶自定義流程的應(yīng)用：在關(guān)鍵節(jié)點、表單關(guān)鍵字段、數(shù)據(jù)處理邏輯保留的情況下，用戶可以搭建新流程，并對流程的路徑、表單的非關(guān)鍵字段做自定義。
 

四、查詢統(tǒng)計報表

4.1、財務(wù)通用查詢統(tǒng)計報表

      需求展現(xiàn)基本樣式為，見附件1, XX預(yù)算報表格式表；
 

1. 總部各中心管理費用執(zhí)行情況表，包含數(shù)據(jù)：

縱向：部門預(yù)算類的所有科目。
橫向：總部所有中心的預(yù)算數(shù)、預(yù)扣數(shù)、實際數(shù)、實際偏離率，所有數(shù)據(jù)匯總。
其他說明：可選擇查詢時間。

 
 
2、  各項目公司管理費用執(zhí)行情況表，包含數(shù)據(jù)：
縱向：部門預(yù)算類的所有科目。
橫向：所有項目公司的預(yù)算數(shù)、預(yù)扣數(shù)、實際數(shù)、實際偏離率，數(shù)據(jù)匯總。
其他說明：可選擇查詢時間。

 
 
 3、  營銷費用執(zhí)行情況表，包含數(shù)據(jù)：
縱向：營銷預(yù)算類的所有科目。
橫向：總部的預(yù)算數(shù)、預(yù)扣數(shù)、實際數(shù)、實際偏離率，所有項目公司的預(yù)算數(shù)、預(yù)扣數(shù)、實際數(shù)、實際偏離率，本報表數(shù)據(jù)匯總。
其他說明：可選擇查詢時間。

4.2、流程自定義報表

1、借款統(tǒng)計表；
2、報銷統(tǒng)計表；
3、核銷統(tǒng)計表；
 
……
 
 
總體開發(fā)要求
 

1. 專用流程表單開發(fā)：

上半年預(yù)算填寫單——上半年預(yù)算拆分流程使用。
需求字段：預(yù)算部門、預(yù)算科目、全年各月份預(yù)算額、
其他說明：流程歸檔后，數(shù)據(jù)寫入預(yù)算庫，并置為生效版本。
 
下半年預(yù)算填寫單——下半年預(yù)算拆分流程使用
需求字段：預(yù)算部門、預(yù)算科目、下半年各月份預(yù)算額
其他說明：流程歸檔后，數(shù)據(jù)更新到預(yù)算庫，并置為新生效版本。
 
預(yù)算變更申請表——預(yù)算變更流程使用
需求字段：調(diào)整部門、調(diào)整月度、調(diào)整金額（增加填正數(shù)，減少填負(fù)數(shù)）
其他說明：流程審批完成后，自動到預(yù)算庫調(diào)整數(shù)據(jù),并產(chǎn)生對應(yīng)的歷史版本，在版本的備注里用文字寫明，是因為哪一條預(yù)算變更流程產(chǎn)生的。
 
費用報銷申請單——費用報銷流程使用
需求字段：部門、科目、金額、相關(guān)流程。
其他說明：申請人提交后預(yù)扣預(yù)算，最后一個審批人通過后，實扣預(yù)算。中途流程退回金額回補。
          報銷時如超出月度預(yù)算，出超支提示，仍可提交流程。如超季度預(yù)算，不可提交流程。
如果報銷時需要與借支流程關(guān)聯(lián)，核銷借支金額的，選擇對應(yīng)借支流程，進行數(shù)據(jù)對比處理。PS：由于借支時已經(jīng)預(yù)扣預(yù)算，報銷時根據(jù)報銷金額，把之前的預(yù)扣金額變成實扣金額。超出借支金額的部分直接實扣。
 
借支申請表——借支流程使用
需求字段：部門、科目、金額
其他說明：預(yù)算員提交后做“預(yù)扣”處理。
流程審批結(jié)束后，不做“實扣”處理；報銷和核銷流程相報銷時如超出月度預(yù)算，出超支提示，仍可提交流程。如超季度預(yù)算，不可提交流程。
     
      費用核銷申請單——費用核銷流程使用
      需求字段：部門、科目、金額
      其他說明：因為一條借支流程，可以對應(yīng)多條報銷，即一次借支金額可以用多次報銷來抵消。當(dāng)報銷金額超出借支金額時，從報銷流程直接扣減超出部分。 如果報銷金額不足借支金額時，使用費用核銷申請直接把借支款項退還。
 
 

1. 預(yù)算模塊統(tǒng)計字段要求：

需求字段：上上年預(yù)算額、上上年實際額、上年預(yù)算額、上年實際額、本年度預(yù)算總額、季度預(yù)算總額、半年度預(yù)算總額、本年上半年實際額、本年預(yù)算剩余額、本月預(yù)算、本月已用、本月剩余、本月預(yù)扣，本月可申請預(yù)算=（本月預(yù)算-本月已用-本月預(yù)扣）
在此頁面添加，或者能導(dǎo)出報表也行。

 
 
 

1. 其他要求：

所有預(yù)算數(shù)據(jù)都通過流程寫入，沒更新一次自動生成新版本。
每月1號，自動把上月剩余預(yù)算加到本月預(yù)算。
每年7月1號，自動匯總上半年實際額，并把上半年預(yù)算額的數(shù)據(jù)更新為上半年實際發(fā)生的數(shù)據(jù)，存為新版本。
其他要求參考上面具體流程說明。