項目管理軟件對成本管理的作用

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隨著建筑施工行業(yè)的平均利潤率不斷降低，加強施工過程的成本控制越來越被施工企業(yè)所重視。一些具有實力的軟件公司在深入研究施工項目成本控制的客觀規(guī)律的基礎上，研制開發(fā)了適用于施工項目成本管理的軟件系統(tǒng)。 
　　經(jīng)過實際應用，這種系統(tǒng)會給項目成本管理帶來了3個層面（數(shù)據(jù)、流程、決策）的變化；解決了4個主要的問題（準確、實時的項目成本核算；權責明確的過程控制；動態(tài)的“盈虧分析”；改變人的工作狀態(tài)）。 
　　1 對項目成本管理帶來了“三個層面”的變化 
　　1.1 第一個層面是數(shù)據(jù)的信息化。 
　　長久以來，項目部成本數(shù)據(jù)的歸集都倚靠手工操作進行，部門之間成本數(shù)據(jù)的交互倚靠紙介質進行，無法進行成本數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、查詢、分析，而工具軟件的應用（如材料管理軟件、概預算軟件等）可以方便的進行某一方面的成本數(shù)據(jù)的歸集、分析、查詢，但滿足不了項目成本管理的系統(tǒng)性要求。 
　　軟件系統(tǒng)將各種與成本相關的數(shù)據(jù)如消耗材料的進庫、出庫、退庫、報損；周轉材料的進場、出場、報損等等都以一定的數(shù)據(jù)格式錄入到計算機里，以數(shù)字的形式保存起來，可以隨時進行成本的歸集、查詢、分析。此外，各相關部門的成本數(shù)據(jù)通過局域網(wǎng)絡傳輸，實現(xiàn)成本數(shù)據(jù)的共享，從而實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的信息化。 
　　1.2 第二個層面是流程的規(guī)范化 
　　目前，建筑企業(yè)在項目成本管理工作中面臨的一個普遍現(xiàn)象是操作流程不規(guī)范，造成了成本浪費的隱患、成本管理的低效及管理漏洞。  
　　軟件系統(tǒng)作為一種管理手段，輔助企業(yè)的管理制度，將企業(yè)已經(jīng)規(guī)范的一些科學的項目成本管理流程以軟件程序的方式固化下來，使得流程所涉及崗位員工的工作更加規(guī)范高效，加強了成本管理中的約束（如限額領料），減少人為控制和"拍腦袋"的管理行為，同時堵塞了管理上的漏洞。 
　　1.3 第三個層面是決策的科學化 
　　已往，由于落后的成本管理手段，在決策時缺乏對成本對象的“定量”分析（往往只能作“定性”的分析），使得決策往往依靠管理者的個人積累的經(jīng)驗。而且管理者要等每個月報表出來后才知道哪兒超了、哪兒省了，若要等此時才決策，恐怕早已為時已晚了，這種憑經(jīng)驗決策及事后決策（控制）的方法與市場經(jīng)濟是極其不相適應的（可能也是“實屬無奈”），也根本無法控制住項目成本。此外，由于項目成本管理的“一次性”特點，也在客觀上決定了決策的“一次性”，過程控制中的決策失誤將無“后悔藥”可吃。 
　　軟件系統(tǒng)通過對那些成本原始數(shù)據(jù)進行科學的加工處理，運用一定的計算模型，實現(xiàn)了項目成本管理的事前計劃、事中控制、事后分析等全過程的“定性”、“定量”分析，更重要的是通過這些“定性”、“定量”分析使項目管理者對成本過程控制中的“薄弱環(huán)節(jié)”作到心中有數(shù)，及早應對。所有這些從理論上（因為決策是管理者的行為，有人為因素參雜）保證了決策的科學性。此外，這套軟件系統(tǒng)可實時動態(tài)的進行成本數(shù)據(jù)歸集、查詢，從而真正起到對項目成本管理科學決策的支持作用,從某種意義上來說，這套系統(tǒng)也是項目成本管理的決策支持系統(tǒng)——輔助項目管理者科學決策。