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資料管理系統(tǒng)數(shù)字化是管理工作的必由之路

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    科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，現(xiàn)在檔案數(shù)字化的趨勢(shì)越來(lái)越明顯，未來(lái)也會(huì)逐漸向這個(gè)方向發(fā)展,它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
   檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)資料管理系統(tǒng)有不可替代的先進(jìn)性
    1．提高經(jīng)濟(jì)效益
    社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛眉，過(guò)去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的推一手段，致使企業(yè)成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
    2．提高辦公效率
    數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，井盡快提供利用。以人事檔案管理為例，由于企業(yè)的管理對(duì)象繁多，且具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如職工人廠、退休、調(diào)動(dòng)等，要想準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、動(dòng)態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況。同時(shí)數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基地變成了提供利用方便的信息控制中心。
    辦公自動(dòng)化要求企業(yè)檔案管理數(shù)字化
    “九五”期間，企業(yè)信息化建設(shè)始終保持以應(yīng)用為導(dǎo)向，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為中心，積極吸引新技術(shù)，完善各種應(yīng)用系統(tǒng)并向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，無(wú)紙化辦公已成普及之勢(shì)。正是由于計(jì)算機(jī)的廣泛使用，因而形成了大量的數(shù)字檔案信息，同時(shí)也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能
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