如何完善資料管理系統(tǒng)過程

　　檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　隨著社會的發(fā)展，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為了一種必然的確實。在檔案數(shù)字化的過程中避免不了存在一些問題和障礙，如何更好的建立和完善檔案數(shù)字化，以下是完善檔案數(shù)字化過程的一些具體方法。

　　一、建立專人負責制，為能夠結合新形勢的需要，檔案數(shù)字化工作不僅需要工作人員掌握必要的數(shù)字業(yè)務知識，并且還要參與檔案管理、保護等具體業(yè)務。因此相關部門應重點對檔案的存放、檢閱、流通等各個流程來控制，做到內(nèi)部嚴密控制，能夠將責任聯(lián)系到每個人員，將各項措施切實執(zhí)行。實行全面管理，建立嚴格的檔案數(shù)字化計劃，一切費用均納入預算管理。編制收支預算應堅持以收定支、收支平衡、統(tǒng)籌兼顧保證重點的原則。要按照批準的年度預算組織收入、安排支出，嚴格控制預算支出。對人員的安排一經(jīng)批復，一般不予調(diào)整，確保落實責任到人。

　　二、優(yōu)化配置各種資源

　　檔案數(shù)字化工作要有一定的資金支持,尤其是工作初期軟硬件購買花費較高，完成后也需要日常運行費用。因此，檔案數(shù)字化要在有著堅實的檔案數(shù)字化條件的前提下，要根據(jù)成本效益最大化的原則，按照現(xiàn)實需要的情況，實施檔案工作人員與專業(yè)技術人員、系統(tǒng)與掃描設備的科學搭配，完善檔案數(shù)字化人力物力資源，促進檔案數(shù)字化工作效率最大化。

　　三、檔案鑒定與數(shù)字化同步，構建與完善內(nèi)部管理模式。要提高單位的工作水平，構造科學、完善的自身管理機制，做到鑒定與數(shù)字化同步。

　　1、開始要做好數(shù)字化時掃描參數(shù)的優(yōu)化設置。掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關系到掃描文件的清晰度和還原效果。我們在選擇分辨率時應根據(jù)實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質(zhì)量等。

　　2、對已掌握的需求要點分別進行分析，以及提出解決建議：檔案科目分類檔案處理手續(xù)檔案、檔案要素、檔案紙張正確索引。

　　3、做好檔案數(shù)字化的全程控制。在檔案數(shù)字化過程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應包括以下幾方面內(nèi)容：A、數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質(zhì)量的原件應預先修整。B、數(shù)字化中的人員業(yè)務培訓。數(shù)字化工作是需要人來完成的，人員業(yè)務培訓不過關，直接導致返工，間接導致成本的增加，時間段的延長。C、數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。錄入后的檔案信息要做到非常高的正確率，掃描后的文件圖像應保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，無錯掃、漏掃，對文件圖像質(zhì)量有問題的應重新掃描。

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