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淺析當(dāng)下企業(yè)文檔管理現(xiàn)狀
在企業(yè)不斷信息化的今天，電子文檔已經(jīng)成為公司最重要的信息載體之一，目前國內(nèi)大部分企業(yè)的文件都分散在各部門的服務(wù)器或者員工自己的電腦上，其中不乏很多機密資料。
文檔管理的忽視會導(dǎo)致大量問題的出現(xiàn)。每個企業(yè)在成長過程中都會遇到這方面的問題，那么對于企業(yè)來說究竟怎樣才能實現(xiàn)公司所有文檔資料的規(guī)范管理呢？要解決這個問題，我們首先要看一下目前公司文檔管理中所遇到的一些普遍存在的問題。
1、紙質(zhì)文檔難以檢索、容易腐爛發(fā)霉、占用存儲空間大，一旦損壞資料難以恢復(fù)，很多企業(yè)還以管理紙質(zhì)文檔為主，經(jīng)年累月耗費人力、物力巨大。
2、文檔資料分散在各部門服務(wù)器或者員工個人電腦上，想要做到統(tǒng)一管理、集中存儲、統(tǒng)一備份有心無力也無從做起，一旦出現(xiàn)硬盤損壞、感染病毒或者誤操作刪除文件等情況，就會導(dǎo)致大量資料丟失，造成巨大損失。
3、企業(yè)不斷發(fā)展壯大，文檔數(shù)量也呈幾何級增長，如何快速精確查找?guī)啄昵盎蛘攥F(xiàn)在的某篇文檔資料。
4、公司重要文檔被人修改但不知道是誰何時操作，如何記錄每一份文檔被哪些員工、何時、做過哪些操作。
5、企業(yè)員工離職、換崗等人員流動和企業(yè)內(nèi)部文件傳遞流動過程中，如何確保核心機密資料不外泄。
6、企業(yè)運作過程中有一些文檔會經(jīng)過很多工作人員傳輸和反復(fù)修改，如：合同、報價單、方案等，會產(chǎn)生很多版本， 版本的混淆一旦造成工作上的失誤，后果無法估量，如交付的生產(chǎn)設(shè)計圖紙不是最新的版本，簽合同時誤用了以前的版本等，這些都會造成嚴(yán)重的后果。
7、企業(yè)總公司、分公司、各個部門以及員工之間的公文流轉(zhuǎn)速度緩慢，重要文件的交流和共享形式繁瑣而低效，且無法對文件本身和版本進行有效控制。
8、企業(yè)每天都有很多份文件需要部門領(lǐng)導(dǎo)或者多個部門協(xié)同審批流轉(zhuǎn)，逐個找審批人這種方式過程繁瑣且效率低下，給企業(yè)造成了不必要的時間和成本上的浪費。
以上這些問題，企業(yè)在發(fā)展過程中或多或少都會碰到，甚至還有很多沒有列出來的問題，如何管理這日益增長的電子文檔資料，已經(jīng)成為企業(yè)必須面對和解決的棘手問題之一。
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