文檔管理軟件解決方案

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　　對于知識密集型的行業(yè)和企業(yè)來說，文檔是產(chǎn)品研發(fā)的重要成果，甚至其重要性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過產(chǎn)品樣機(jī)等有形成果。文檔管理是新產(chǎn)品開發(fā)過程中非常重要的一類活動，它可以使產(chǎn)品開發(fā)過程變得可追溯，避免產(chǎn)品開發(fā)過程和生產(chǎn)制造不會因?yàn)槿藛T的流失而受到大的沖擊。

　　國內(nèi)大部分研發(fā)類企業(yè)由于不重視文檔管理及文檔管理手段的落后，造成：

　　海量文檔存儲，管理困難：

　　產(chǎn)品設(shè)計(jì)和研發(fā)部經(jīng)過日積月累，文檔的數(shù)量和容量都很龐大，并且文檔類型、格式、用途多種多樣。龐大的文檔量，即使瀏覽一遍標(biāo)題也需要花費(fèi)大量的時間，靠人工有效管理幾乎不可能;

　　文檔版本管理混亂:

　　由于設(shè)計(jì)文檔經(jīng)常會被不斷地修訂，有些文檔多達(dá)數(shù)十乃至上百個不同的版本，文檔版本繁多，難以整合和統(tǒng)一管理，獲取“權(quán)威、正確”的文檔非常困難;

　　文檔安全缺乏保障

　　大量文檔處于不被管理的無序狀態(tài)，文檔被病毒感染、意外丟失、權(quán)限控制不明等情況屢屢發(fā)生，使文檔的安全性無法得到保障;

　　知識管理舉步維艱

　　大量文檔分散成各臺電腦上，一旦有員工離職，相關(guān)的大量工作文檔被直接帶走丟失，或沉落于電腦中，成為“不為人知”的秘密，由此帶來大量知識資產(chǎn)的流失;企業(yè)內(nèi)部缺少分享經(jīng)驗(yàn)和共享知識的環(huán)境和氛圍。

　　軟件結(jié)合多年的軟件產(chǎn)品研發(fā)經(jīng)驗(yàn)及電信行業(yè)管理軟件開發(fā)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，研發(fā)出適合知識密集型企業(yè)的文檔管理軟件,能夠全方位、全過程地管理產(chǎn)品研發(fā)過程中的研發(fā)過程管理文檔及研發(fā)成果的生產(chǎn)文檔(交付物,如廣告公司的設(shè)計(jì)稿)。

　　軟件產(chǎn)品研發(fā)文檔管理軟件方案主要功能：

　　流程化的文檔管理，支持文檔發(fā)布的審批流程;

　　協(xié)作編輯,支持Office，AutoCAD等系列文檔的在線編輯，減少文件先下載修改再上傳的繁瑣程序;

　　文檔版本管理：版本自動更新、歷史版本查詢、版本對比，版本回滾;

　　文檔簽進(jìn)、簽出，防止多人同時對同一文檔進(jìn)行編輯;

　　權(quán)限控制，對文檔的安全性、訪問進(jìn)行管控;

　　操作日志及審計(jì)追蹤功能,對文檔的創(chuàng)建、修改、閱讀、下載等過程進(jìn)行全程監(jiān)控;

　　全面支持遠(yuǎn)程審批，可隨時隨地通過網(wǎng)上處理，減少延誤;

　　全文檢索，全文檢索功能可實(shí)現(xiàn)對文檔的標(biāo)題、正文附件的具體內(nèi)容等進(jìn)行全文的檢索，快速找到目標(biāo)文檔;

　　無限級別、層次的文檔分類管理，適應(yīng)教育行業(yè)文檔種類繁多的特點(diǎn);

　　個人空間管理，每個用戶都可以擁有個人私有的網(wǎng)上空間，用于管理個人私有或暫不公開的教案、論文等資料文件，無授權(quán)用戶無法訪問其它人員的個人空間;

　　文檔異動通知,當(dāng)文檔的狀態(tài)變化時可通過郵件、短信等各種方式通知文檔的干系人。