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采購部管理制度【采購制度】

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 　　1、總則

　　為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據(jù)開展工作。采購部經(jīng)理對采購員及庫管員進行考核和管理。

　　2、采購部經(jīng)理職責

　　1） 負責組織公司所銷售產(chǎn)品的采購。

　　2） 對庫房的管理工作負責。

　　3） 做好銷售員與供方之間的聯(lián)系工作。

　　4） 幫助銷售員作好產(chǎn)品的選型及推薦新產(chǎn)品的工作。

　　5） 對本部門員工制度執(zhí)行情況負責。

　　6） 對本部門員工的專業(yè)知識培訓負責。

　　7） 對員工進行嚴格管理，根據(jù)員工表現(xiàn)向公司提出獎勵或處罰建議。

　　8） 嚴格內部管理，抓好各項規(guī)章制度的落實，對本部門辦公設備的使用及管理負責。責任到人，發(fā)現(xiàn)問題及時向公司領導提出獎懲建議。

　　9） 負責制定工作計劃，監(jiān)督工作計劃的執(zhí)行及完成情況。

　　3、庫管員職責

　　1） 早盤查（點貨備發(fā)）、晚清帳（當日工作當日完）。

　　2） 提供及時準確的貨物，做好后勤保障。具體要求：訂單一發(fā)，必須及時、清晰、準確的了解貨物的運行狀態(tài)，即時登報信息，直至合同完成、存檔。

　　3） 負責庫房日常管理事務。

　　4） 檢查庫存產(chǎn)品狀況。

　　5） 按規(guī)定收發(fā)物料。

　　6） 物料進庫儲位的籌劃與排放，

　　7） 填寫庫房相關數(shù)字登錄到醫(yī)藥進銷存。

　　8） 配合盤點庫房產(chǎn)品工作的具體執(zhí)行。

　　9） 物料的搬運和庫房廢次品的回收及保管。

　　10） 對來料來貨及時入庫，儲放安全以防倒塌、遺失或變質。

　　11） 維護和管理搬運工具。

　　4、流程

　　1） 采購流程：

　　A 收到銷售部從醫(yī)藥進銷存發(fā)來的訂單

　　B 審批確認

　　C 詢價、比價

　　D 采購部經(jīng)理審批（重大合同向公司領導請示）

　　E 簽訂采購合同

　　F 復印后，將原始合同整理裝訂年末存檔

　　2） 付款流程：

　　A 在醫(yī)藥進銷存內錄入付款申請單

　　B 采購部經(jīng)理審核

　　C 副總經(jīng)理審批

　　D 財務部付款。

　　3） 收貨流程：

　　A 直發(fā)：

　　a. 根據(jù)合同執(zhí)行進程督促供貨方按期交貨

　　b. 供貨方傳真提貨單

　　c. 通知銷售內勤已發(fā)貨

　　d. 銷售部內勤傳真提貨單至最終用戶并確認

　　e. 采購員辦理入庫手續(xù)

　　f. 銷售部內勤辦理相應的出庫手續(xù)

　　B 轉發(fā)：

　　a. 根據(jù)合同執(zhí)行進程督促供貨方按期交貨

　　b. 供貨方傳真或郵寄提貨單

　　c. 通知辦公室相關人員提貨

　　d. 提貨人員將貨物交庫管員并辦理交接手續(xù)

　　e. 采購員清點貨物并辦理醫(yī)藥進銷存入庫手續(xù)

　　4） 收進項發(fā)票流程：

　　a. 催供貨方開具發(fā)票

　　b. 核對開票內容

　　c. 錄入醫(yī)藥進銷存

　　d. 將發(fā)票交財務部簽收。

　　5） 出庫流程：

　　a. 庫管員收到銷售部銷售內勤發(fā)出的醫(yī)藥進銷存出庫申請

　　b. 庫管員備貨并復核

　　c. 交辦公室發(fā)貨

　　d. 辦公室將用戶簽字的送貨單或發(fā)貨單交銷售內勤

　　5、采購管理制度

　　1） 建立好供方及用戶檔案，并做好工作記錄。

　　2） 建立、建全比價制度，保證采購設備的質優(yōu)價廉。

　　3） 建立客戶資料管理（表）冊，新客戶開發(fā)一覽表，競爭同行動向一覽表，售后服務管理表。

　　4） 每周末將上周付款、欠款、欠票情況進行匯總在周例會上做總結，并提出本周用款計劃。

　　5） 簽訂采購合同后，應全面了解發(fā)貨情況，如不能及時供貨，應將原因提前十日通知銷售內勤

　　6） 所有貨物一律開箱驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時和供應商聯(lián)系，盡早解決。

　　7） 采購部負責所采購貨物的入庫手續(xù)。貨到后應在一個工作日內辦理入庫手續(xù)。驗貨完畢后，及時按操作規(guī)程準確登錄醫(yī)藥進銷存。

　　8） 采購部每月5日前，將上一月的采購合同編號整理成冊

　　9） 違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款50-500元。

　　6、庫房管理制度

　　1） 庫房由專人管理，各種貨物登記，做到帳物相符，非庫房管理人員不得私自進入庫房，拒絕任何人在庫房逗留。

　　2） 保持庫房的整潔、有序。庫區(qū)禁止吸煙，杜絕煙火隱患，如有違反罰款100元。

　　3） 所有貨物依據(jù)銷售部門或合同號合理存放。

　　4） 任何出入庫物品都要履行手續(xù)，見單發(fā)貨，領用登記。

　　5） 保證貨物完整出庫、應有裝箱單、發(fā)貨清單（一式兩份）和回執(zhí)。保證貨物和備品的及時、準確出庫。

　　6） 接到出庫申請后根據(jù)合同內容進行備貨，并由領貨人簽字方可辦理出庫。

　　7） 出庫返回單，應由銷售內勤保管（需方簽字）。

　　8） 對客戶所需樣品及實驗品，庫管員及時登記領用人、領用時間、退回時間。退回后應妥善保管。

　　9） 庫管員每月第三周的周六對庫房盤點，并將盤點結果在次日報副總經(jīng)理。

　　10） 違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款50-500元。

發(fā)布：2007-04-16 15:30    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]
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