深圳OA實施中項目管理失控的幾種表現(xiàn)

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黃尚這幾天煩躁得直想罵人，忙碌于四處救火的他差點處于崩潰狀態(tài)。黃尚是公司深圳OA項目實施負責人，他所負責的深圳OA項目正處于失控的邊緣狀態(tài)。項目計劃處于不受控狀態(tài)，上線時間無限期延期，成本超支，團隊成員心情浮躁，凝聚力低。他把自己困在煙霧彌漫的辦公室里，猛吸一口香煙，痛苦的雙手抱著頭，在思考著一個問題：深圳OA項目實施為什么會走到失控這一步？原因究竟是什么呢？

項目管理失控的幾種表現(xiàn)

實施深圳OA項目管理過程中，稍有不慎就容易失控主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

① 項目經(jīng)理不能掌控全局

項目經(jīng)理常見的缺陷是缺乏大型深圳OA系統(tǒng)的實施經(jīng)驗，如果項目經(jīng)理缺少掌控全局的能力，再加上對企業(yè)管理理解有限，就容易不能清楚地界定自己的需求，所以 深圳OA項目是否制定了明確有效的目標和范圍，是項目實施中的一大關(guān)鍵。企業(yè)總想花較少的錢辦較多的事，項目目標過大、過多、范圍過寬，而深圳OA項目本身是一個高風險項目，過多的目標、過寬的范圍對駕馭控制項目都是極為重大的挑戰(zhàn)。

②項目計劃執(zhí)行乏力

企業(yè)執(zhí)行深圳OA項目計劃往往朝令夕改，毫無確定性。其中重要的原因是企業(yè)往往低估了實施的難度，安排計劃不切實際，執(zhí)行過程中又嚴重缺乏執(zhí)行力度，往往計劃只具有理論上可行性，而一旦付諸實施，則不能被嚴格執(zhí)行。

③人員流動大，人力資源管理失控

任何項目都需要人來做，而深圳OA項目更需要高素質(zhì)的人才參與。目前的大部分深圳OA項目過程中都會或多或少發(fā)生成員變動，甚至有的變動率超過百分之五十。面對煥然一新的項目組成員，將會對原有深圳OA項目產(chǎn)生很多問題，項目中人力資源的管理問題需要進一步得到解決。

所以，深圳OA項目人力資源管理就是在對項目目標、規(guī)劃、進展以及各種變量進行有序的分析、規(guī)劃基礎(chǔ)上，對項目過程中的所有相關(guān)人員給予有效的協(xié)調(diào)、控制和管理。同時，項目管理中團隊組建完成并不等于團隊建設(shè)的完成，團隊建設(shè)是伴隨項目團隊的整個生命周期的活動，團隊建設(shè)活動包括為提高團隊運作水平而進行的管理和采用的措施。

④時間管理嚴重滯后和失控

實施深圳OA是個龐大的管理和系統(tǒng)綜合性項目，過程控制主要是體現(xiàn)在項目實施過程中的時間控制。包括控制項目實施過程中各階段投入的各種資源和達到的目標所用的時間，使之盡可能達到項目實施計劃要求。當一個切實可行的總體實施計劃和目標被制定和批準以后，如何監(jiān)督和控制就成了一個重要的問題。根據(jù)在許多項目中的實施的經(jīng)驗，基本上可以這樣講，很少有一個項目是完全按照實施計劃預定的時間來進行的，所以高效的時間管理就顯得非常重要。

⑤項目成本管理失控，嚴重超出預算

項目成本是評價一個項目是否成功的一個關(guān)鍵因素，所以成本的變化將直接影響項目的成功。因此，深圳OA實施的關(guān)鍵問題就在于如何有效的在預期成本下達成預期目標。往往的情況是項目經(jīng)理在開始不注重有效控制成本，而到項目實施一段時間之后，發(fā)現(xiàn)項目預算已經(jīng)不能保證項目的完成了，或者半途而廢，或者追加投入，而追加投入又會遇到企業(yè)資金是否充足的影響。所以我們建議在項目開始之前一定盡量準確的做出項目預算，避免在途中因資金影響項目進展。方法是分階段進行成本評估，當每個階段都能夠在成本控制范圍之內(nèi)，那么最終的項目一定保證在成本范圍內(nèi)成功，當出現(xiàn)項目費用超出預算成本的時候要及時調(diào)整，確?？傮w成本控制在范圍之內(nèi)。

⑥未能有效進行風險控制

實施深圳OA的風險控制可以分為四個步驟：識別風險、衡量風險、管理風險、監(jiān)控項目進程與狀態(tài)。識別風險主要的工作是確定可能影響項目實施的風險并記錄風險的特征。在識別風險的同時，需要辯證地分析其負面效應和正面效應。衡量風險主要是對識別的風險進行評估，確定風險與風險之間的相互作用以及潛在的一系列后果，同時還需要確定風險的重要性和處理風險的優(yōu)先次序。

管理風險是風險控制中最為直接，也是最為關(guān)鍵的一個步驟。在管理風險過程中，需要對風險的正面效應(即潛在的機會)制定增強措施，對風險的負面效應 (即可能的威脅)制定應付方法。對于不同的風險，需要根據(jù)其重要性、影響大小以及已經(jīng)確定的處理優(yōu)先次序，采取相應的措施加以控制，對負面風險的反應可以是盡量避免、努力減小或設(shè)法接收。深圳OA幾乎是與失敗陰影伴隨而生的，沒有一個企業(yè)希望這個陰影降臨在自己頭上。因此，必須重視強化實施過程中的項目風險管理。

高效深圳OA項目管理精要

根據(jù)筆者多年實施深圳OA的經(jīng)驗，無法正確認知深圳OA和界定深圳OA項目管理中的主要內(nèi)容成為眾多深圳OA項目失敗的誘因。深圳OA項目具有項目管理的一般內(nèi)容，諸如目標、范圍、進度、預算、風險、質(zhì)量等內(nèi)容。

項目管理是深圳OA項目的核心，一般都強調(diào)對項目計劃、成本、風險、資源等幾大要素的良好控制與預防。這幾點只要是項目經(jīng)理都知道，可項目結(jié)果卻千差萬別，所以提高深圳OA項目管理水平迫在眉睫。

針對如何做好深圳OA項目管理，應確立整體規(guī)劃，分步實施的原則。為了達到項目實施后的預期成果和目標，應對深圳OA項目所有方面進行計劃、組織、管理和監(jiān)控。筆者認為從以下幾個方面來展開：

第一，首先將項目按階段劃分成幾大環(huán)節(jié)，如項目準備、項目啟動、需求分析、系統(tǒng)建立、正式上線、輔助運行等。如果要想深度管好一個深圳OA項目，每一大環(huán)節(jié)需要做哪些事要盡量細化，僅僅是一些大的原則是不夠的，還有很多要考慮的問題。盲目的開端必然注定著悲劇性的結(jié)果。在項目開始前的準備工作非常重要，不能過于隨意，否則整個項目的進程將會受到很大的影響，挽回難于登天。

第二，在第一步的基礎(chǔ)上將所有問題列成清單，每一個問題都必須要有相應的應對方案?！±缭陧椖块_始時對企業(yè)的整體需求和期望作出分析和評估，并據(jù)此明確 深圳OA項目成果的期望和目標。在明確企業(yè)期望和需求的基礎(chǔ)上，定義深圳OA項目的整體范圍。根據(jù)項目期望和目標以及預計項目的實施范圍，對企業(yè)自身的人力資源、技術(shù)支持等方面作出評估，明確需要為配合項目而采取的措施和投資的資源。最后針對項目時間、進度、人員等作出總體安排，落實和執(zhí)行此計劃。

有位管理大師說過，項目成功管理者必須做好三件事情，就是確定，分配和追蹤任務。簡單來說，深圳OA項目管理也可以概括為這三個方面： ①將一個大階段分成多個小階段，按照每一個小階段進行時間計劃；②監(jiān)督和控制每一個小階段的時間計劃可行性，監(jiān)督和控制按照計劃的資源投入；③監(jiān)督和控制問題的發(fā)生，分清責任者，并且監(jiān)督和控制調(diào)整的措施及其執(zhí)行情況。