深圳OA實施中項目管理失控的幾種表現(xiàn)

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黃尚這幾天煩躁得直想罵人，忙碌于四處救火的他差點處于崩潰狀態(tài)。黃尚是公司深圳OA項目實施負(fù)責(zé)人，他所負(fù)責(zé)的深圳OA項目正處于失控的邊緣狀態(tài)。項目計劃處于不受控狀態(tài)，上線時間無限期延期，成本超支，團(tuán)隊成員心情浮躁，凝聚力低。他把自己困在煙霧彌漫的辦公室里，猛吸一口香煙，痛苦的雙手抱著頭，在思考著一個問題：深圳OA項目實施為什么會走到失控這一步？原因究竟是什么呢？

項目管理失控的幾種表現(xiàn)

實施深圳OA項目管理過程中，稍有不慎就容易失控主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

① 項目經(jīng)理不能掌控全局

項目經(jīng)理常見的缺陷是缺乏大型深圳OA系統(tǒng)的實施經(jīng)驗，如果項目經(jīng)理缺少掌控全局的能力，再加上對企業(yè)管理理解有限，就容易不能清楚地界定自己的需求，所以 深圳OA項目是否制定了明確有效的目標(biāo)和范圍，是項目實施中的一大關(guān)鍵。企業(yè)總想花較少的錢辦較多的事，項目目標(biāo)過大、過多、范圍過寬，而深圳OA項目本身是一個高風(fēng)險項目，過多的目標(biāo)、過寬的范圍對駕馭控制項目都是極為重大的挑戰(zhàn)。

②項目計劃執(zhí)行乏力

企業(yè)執(zhí)行深圳OA項目計劃往往朝令夕改，毫無確定性。其中重要的原因是企業(yè)往往低估了實施的難度，安排計劃不切實際，執(zhí)行過程中又嚴(yán)重缺乏執(zhí)行力度，往往計劃只具有理論上可行性，而一旦付諸實施，則不能被嚴(yán)格執(zhí)行。

③人員流動大，人力資源管理失控

任何項目都需要人來做，而深圳OA項目更需要高素質(zhì)的人才參與。目前的大部分深圳OA項目過程中都會或多或少發(fā)生成員變動，甚至有的變動率超過百分之五十。面對煥然一新的項目組成員，將會對原有深圳OA項目產(chǎn)生很多問題，項目中人力資源的管理問題需要進(jìn)一步得到解決。

所以，深圳OA項目人力資源管理就是在對項目目標(biāo)、規(guī)劃、進(jìn)展以及各種變量進(jìn)行有序的分析、規(guī)劃基礎(chǔ)上，對項目過程中的所有相關(guān)人員給予有效的協(xié)調(diào)、控制和管理。同時，項目管理中團(tuán)隊組建完成并不等于團(tuán)隊建設(shè)的完成，團(tuán)隊建設(shè)是伴隨項目團(tuán)隊的整個生命周期的活動，團(tuán)隊建設(shè)活動包括為提高團(tuán)隊運作水平而進(jìn)行的管理和采用的措施。

④時間管理嚴(yán)重滯后和失控

實施深圳OA是個龐大的管理和系統(tǒng)綜合性項目，過程控制主要是體現(xiàn)在項目實施過程中的時間控制。包括控制項目實施過程中各階段投入的各種資源和達(dá)到的目標(biāo)所用的時間，使之盡可能達(dá)到項目實施計劃要求。當(dāng)一個切實可行的總體實施計劃和目標(biāo)被制定和批準(zhǔn)以后，如何監(jiān)督和控制就成了一個重要的問題。根據(jù)在許多項目中的實施的經(jīng)驗，基本上可以這樣講，很少有一個項目是完全按照實施計劃預(yù)定的時間來進(jìn)行的，所以高效的時間管理就顯得非常重要。

⑤項目成本管理失控，嚴(yán)重超出預(yù)算

項目成本是評價一個項目是否成功的一個關(guān)鍵因素，所以成本的變化將直接影響項目的成功。因此，深圳OA實施的關(guān)鍵問題就在于如何有效的在預(yù)期成本下達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。往往的情況是項目經(jīng)理在開始不注重有效控制成本，而到項目實施一段時間之后，發(fā)現(xiàn)項目預(yù)算已經(jīng)不能保證項目的完成了，或者半途而廢，或者追加投入，而追加投入又會遇到企業(yè)資金是否充足的影響。所以我們建議在項目開始之前一定盡量準(zhǔn)確的做出項目預(yù)算，避免在途中因資金影響項目進(jìn)展。方法是分階段進(jìn)行成本評估，當(dāng)每個階段都能夠在成本控制范圍之內(nèi)，那么最終的項目一定保證在成本范圍內(nèi)成功，當(dāng)出現(xiàn)項目費用超出預(yù)算成本的時候要及時調(diào)整，確保總體成本控制在范圍之內(nèi)。

⑥未能有效進(jìn)行風(fēng)險控制

實施深圳OA的風(fēng)險控制可以分為四個步驟：識別風(fēng)險、衡量風(fēng)險、管理風(fēng)險、監(jiān)控項目進(jìn)程與狀態(tài)。識別風(fēng)險主要的工作是確定可能影響項目實施的風(fēng)險并記錄風(fēng)險的特征。在識別風(fēng)險的同時，需要辯證地分析其負(fù)面效應(yīng)和正面效應(yīng)。衡量風(fēng)險主要是對識別的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險與風(fēng)險之間的相互作用以及潛在的一系列后果，同時還需要確定風(fēng)險的重要性和處理風(fēng)險的優(yōu)先次序。

管理風(fēng)險是風(fēng)險控制中最為直接，也是最為關(guān)鍵的一個步驟。在管理風(fēng)險過程中，需要對風(fēng)險的正面效應(yīng)(即潛在的機(jī)會)制定增強(qiáng)措施，對風(fēng)險的負(fù)面效應(yīng) (即可能的威脅)制定應(yīng)付方法。對于不同的風(fēng)險，需要根據(jù)其重要性、影響大小以及已經(jīng)確定的處理優(yōu)先次序，采取相應(yīng)的措施加以控制，對負(fù)面風(fēng)險的反應(yīng)可以是盡量避免、努力減小或設(shè)法接收。深圳OA幾乎是與失敗陰影伴隨而生的，沒有一個企業(yè)希望這個陰影降臨在自己頭上。因此，必須重視強(qiáng)化實施過程中的項目風(fēng)險管理。

高效深圳OA項目管理精要

根據(jù)筆者多年實施深圳OA的經(jīng)驗，無法正確認(rèn)知深圳OA和界定深圳OA項目管理中的主要內(nèi)容成為眾多深圳OA項目失敗的誘因。深圳OA項目具有項目管理的一般內(nèi)容，諸如目標(biāo)、范圍、進(jìn)度、預(yù)算、風(fēng)險、質(zhì)量等內(nèi)容。

項目管理是深圳OA項目的核心，一般都強(qiáng)調(diào)對項目計劃、成本、風(fēng)險、資源等幾大要素的良好控制與預(yù)防。這幾點只要是項目經(jīng)理都知道，可項目結(jié)果卻千差萬別，所以提高深圳OA項目管理水平迫在眉睫。

針對如何做好深圳OA項目管理，應(yīng)確立整體規(guī)劃，分步實施的原則。為了達(dá)到項目實施后的預(yù)期成果和目標(biāo)，應(yīng)對深圳OA項目所有方面進(jìn)行計劃、組織、管理和監(jiān)控。筆者認(rèn)為從以下幾個方面來展開：

第一，首先將項目按階段劃分成幾大環(huán)節(jié)，如項目準(zhǔn)備、項目啟動、需求分析、系統(tǒng)建立、正式上線、輔助運行等。如果要想深度管好一個深圳OA項目，每一大環(huán)節(jié)需要做哪些事要盡量細(xì)化，僅僅是一些大的原則是不夠的，還有很多要考慮的問題。盲目的開端必然注定著悲劇性的結(jié)果。在項目開始前的準(zhǔn)備工作非常重要，不能過于隨意，否則整個項目的進(jìn)程將會受到很大的影響，挽回難于登天。

第二，在第一步的基礎(chǔ)上將所有問題列成清單，每一個問題都必須要有相應(yīng)的應(yīng)對方案?！±缭陧椖块_始時對企業(yè)的整體需求和期望作出分析和評估，并據(jù)此明確 深圳OA項目成果的期望和目標(biāo)。在明確企業(yè)期望和需求的基礎(chǔ)上，定義深圳OA項目的整體范圍。根據(jù)項目期望和目標(biāo)以及預(yù)計項目的實施范圍，對企業(yè)自身的人力資源、技術(shù)支持等方面作出評估，明確需要為配合項目而采取的措施和投資的資源。最后針對項目時間、進(jìn)度、人員等作出總體安排，落實和執(zhí)行此計劃。

有位管理大師說過，項目成功管理者必須做好三件事情，就是確定，分配和追蹤任務(wù)。簡單來說，深圳OA項目管理也可以概括為這三個方面： ①將一個大階段分成多個小階段，按照每一個小階段進(jìn)行時間計劃；②監(jiān)督和控制每一個小階段的時間計劃可行性，監(jiān)督和控制按照計劃的資源投入；③監(jiān)督和控制問題的發(fā)生，分清責(zé)任者，并且監(jiān)督和控制調(diào)整的措施及其執(zhí)行情況。