歷數(shù)IT項目管理人士常用的各種管理工具

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隨著IT行業(yè)的發(fā)展，IT行業(yè)內的項目拓展和投資比比皆是。為了提高項目管理水平，贏得市場競爭，特別是在加入WTO后在國內、國際市場上擁有與國際接軌的項目管理人才， 越來越多的業(yè)界人士正通過不同的方式參加項目管理培訓并力爭獲得世界上最權威的職業(yè)項目經(jīng)理（PMP）資格認證。同時，大部分的IT行業(yè)項目管理人士正嘗試使用項目管理軟件對自己的項目進行輔助管理，為了方便大家的使用，現(xiàn)對項目管理作一簡要介紹。

目前市場上項目管理軟件種類較多，具有代表性的為微軟項目管理軟件2000，但大多以美國項目管理協(xié)會（PMI）的項目管理理論為基礎，在使用過程中要注意以下內容：

一、 項目管理軟件特征

1． 預算及成本控制

大部分項目管理軟件系統(tǒng)都可以用來獲得項目中各項活動、資源的有關情況。人員的工資可以按小時、加班或一次性來計算，也可以具體明確到期支付日；對于原材料，可以確定一次性或持續(xù)成本；對各種材料，可以設立相應的會計和預算代碼。另外，還可以利用用戶自定義公式來運行成本函數(shù)。大部分軟件程序都應用這一信息來幫助計算項目成本，在項目過程中跟蹤費用。項目過程中，隨時可以就單個資源、團隊資源或整個項目的實際成本與預算成本進行對比分析，在計劃和匯報工作中都要用到這一信息。大多數(shù)軟件程序可以隨時顯示并打印出每項任務、每種資源（人員、機器等）或整個項目的費用情況。

2． 日程表

日程表程序主要用來對項目中各個單項資源或一組資源確定工作時間?？梢杂眠@些日程表計算出項目的進度計劃。大部分系統(tǒng)軟件都對基本工作時間設置一個默認值，比如星期一到星期五，早上8點到下午5點，中間有一小時的午餐時間。對于各個單項資源或一組資源，可以修改此日程表。例如：修改上、下班時間，按非工作時間輸入公司假期，輸入各種換班（白天、夜晚），包括節(jié)假日以及數(shù)量單位（小時、天、周）。匯報工作進程時要用到這些日程表，它通?？梢愿鶕?jù)每個單項資源按天、周或月打印出來，或者將整個項目的日程打印成一份全面的，可能有墻壁大的項目日程表。

3． 電子郵件

一些項目管理軟件程序的共同特征是可以通過電子郵件發(fā)送項目信息。這一功能使得用戶不必通過打印機或屏幕顯示，直接從電子郵件中獲得信息。通過電子郵件，項目團隊成員可以了解重大變化，比如最新的項目計劃或進度計劃，可以掌握當前的項目工作情況，也可以發(fā)出各種業(yè)務表格。

4． 圖形

對于有大量活動事項的項目工程，人工制出一份甘特圖或網(wǎng)絡圖，或人工進行修改制圖是一件極其乏味而又容易出錯的工作。當前項目管理軟件的一個最突出的特點是能在最新數(shù)據(jù)資料的基礎上簡便、迅速地制作各種圖表，包括甘特圖及網(wǎng)絡圖。有了基準計劃后，任何修改就可以輕易地輸入到系統(tǒng)中，圖表自動會反映出這些改變。項目管理軟件可以將甘特圖中的任務連接起來，顯示出工作流程。特別是用戶可以僅用一個命令就在甘特圖和網(wǎng)絡圖之間來回轉換顯示。另外，圖形和表格通常有以下功能供用戶使用：

. 進行任務和關系的交互式操作處理。例如，通過圖表連接任務，改變優(yōu)先關系或通過擴展活動持續(xù)顯示功能來改變活動持續(xù)時間。

. 定制格式，例如圖形大小、標題、顏色、字型以及文件布局。

. 顯示任務或成本的基準對照表。

. 突出關鍵路徑，顯示出任何活動的延緩。

. 放大或縮小顯示圖像。

5． 轉入/轉出資料

許多項目管理軟件包允許用戶從其他應用程序，比如文字處理、電子表格以及數(shù)據(jù)庫程序中獲得信息。為項目管理軟件輸入信息的過程叫做轉入。例如，你只需在需要時轉入某個電子表格的信息就可以了，而大可不必將電子表格中有關人員或機器的成本信息重新鍵入項目管理軟件程序，而且這樣還可能會輸入相互沖突或錯誤的資料。同樣地，常常也要把你的項目管理軟件的一些信息輸入到這些應用程序中去。發(fā)出信息的過程叫做轉出。例如，可能要把對某一承包商的進度計劃報告轉出到文字處理備注文件中。

絕大部分項目管理軟件程序允許把標準ASCⅡ碼中的信息文件從Windows Clipboard轉出到SQL database, Lotus, Excel, Microsoft Project Exchange, OLE client/server, DDE client/server 以及一些其他系統(tǒng)中。

6． 處理多個項目及子項目

有些項目規(guī)模很大，需要分成較小的任務集合或子項目。另一種情況是經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理同時管理好幾個項目，而且，團隊成員也同時為多個項目工作，在多個項目中分派工作時間。在這種情況下，大部分項目管理軟件程序能提供幫助。它們通?？梢詫⒍鄠€項目儲存在不同文件里，這些文件相互連接。項目管理軟件也能在同一個文件中儲存多個項目，同時處理幾百個甚至幾千個項目，并繪制出甘特圖和網(wǎng)絡圖。

7． 制作報表

項目管理軟件包在最初應用時，一般只有少數(shù)報表，通常是列表總結進度計劃、資源或預算。今天，決大多數(shù)項目管理軟件包都有非常廣泛的報表功能。下面列出一些可制作的報表內容：

. 項目全面匯報報表。

. 項目主要階段（里程碑）報表。

. 一定時期內的各種信息，例如這一時期內完成和正在進行的任務，以及準備開始的任務。

. 財務報表，顯示全面的信息，包括所有任務、整個項目預算、超支情況、累計預算成本、實際成本以及承付款項。

. 成本/進度控制系統(tǒng)準則（c/scsc）報表。通常美國國防部進行國防項目時要求使用這個報表。

. 對項目的各種或一組資源進行資源配置報表。

. 定制的標準報表、交叉報表、變量基準對比表。

8． 資源管理

目前的項目管理軟件都有一份資源清單，列明各種資源的名稱、資源可以利用時間的極限、資源標準及過時率、資源的收益方法和文本說明。每種資源都可以配以一個代碼和一份成員個人的計劃日程表。對每種資源加以約束，比如它可被利用的時間數(shù)量。用戶可以按百分比分為任務配置資源，設定資源配置的優(yōu)先標準，為同一任務分配各個資源，并保持對每項資源的備注和說明。系統(tǒng)能突出顯示并幫助修正不合理配置，調整和修勻資源配置。大部分軟件包可以為項目處理數(shù)以千計的資源。

9． 計劃

在所有項目管理軟件包中，用戶都能界定需要進行的活動。正如軟件通常能維護資源清單，它也能維護一個活動或任務清單。用戶對每項任務選取一個標題、起始與結束日期、總結評價，以及預計工期（包括按各種計時標準的樂觀、最可能及悲觀估計），明確與其他任務的先后順序關系以及負責人。通常，項目管理軟件中的項目會有幾千個相關任務。另外，大部分程序可以創(chuàng)建工作分析結構，協(xié)助進行計劃工作。

10．項目監(jiān)督及跟蹤

項目管理的一項基本工作是對工作進程、實際費用和實際資源耗用進行跟蹤管理。大部分項目管理軟件包允許用戶確定一個基準計劃，并就實際進程及成本與基準計劃里的相應部分進行比較。大部分系統(tǒng)能跟蹤許多活動，如進行中或已完成的任務、相關的費用、所用的時間、起止日期、實際投入或花費的資金、耗用的資源，以及剩余的工期、資源和費用。關于這些臨近和跟蹤特征，管理軟件包有許多報告格式。

11．進度安排

在實際工作中，項目規(guī)模往往比較大，人工進行進度安排活動就顯得極為復雜了。項目管理軟件包能為進度安排工作提供廣泛的支持，而且一般是自動化的。大部分系統(tǒng)能根據(jù)任務和資源清單以及所有相關信息制作甘特圖及網(wǎng)絡圖，對于這些清單的任何變化，進度安排會自動反映出來。此外，用戶還能調度重復任務，制定進度安排任務的優(yōu)先順序，進行反向進度安排（從末期到日首期），確定工作輪班，調度占用時間，調度任務，確定最晚開始或盡早開始時間，明確任務必須開始或必須結束日期，或者是最早、最晚日期。

12．保密

項目管理軟件一個相對新穎的特點是安全性。一些系統(tǒng)對項目管理包自身、單個項目文件、項目文件中的基本信息（例如工資）均設有口令密碼。

13．排序及篩選

利用排序，用戶可以按隨心所欲的順序來瀏覽信息，比如從高到低的工資率，按字母順序的資源名稱或任務名稱。大部分程序有各種排序方式（例如：按名、姓等）。篩選功能幫助用戶選擇出符合具體準則的一些資源。例如，某些任務要用到某種具體資源，用戶如果想了解這些任務的有關信息，只需命令軟件程序忽略未使用這種的任務，而只把用到這種資源的任務顯示出來就可以了。

14．假設分析

項目管理軟件一個非常實用的特點是進行假設分析。用戶可以利用這一特點來探討各種情形的效果。在某一項目的一些節(jié)點上，用戶可以向系統(tǒng)詢問："如果拖延一周，會有什么結果？"系統(tǒng)會自動計算出延遲對整個項目的影響，并顯示出結果。例如，某個建筑項目，要研究木材消耗率上升15%將發(fā)生什么結果，承包商只要把這一變化輸入計算機，所有的相關費用成本就能顯示出來。幾乎可以對項目中所有變量（人員、工資率、成本）進行測試，觀察發(fā)生具體情況的影響。這種分析能使項目經(jīng)理更好地控制有關項目的各種風險。