保定市財政局協(xié)同OA系統(tǒng)政務公文管理解決方案

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　第一章 保定市財政局協(xié)同OA系統(tǒng)政務公文管理解決方案

　　協(xié)同政務辦公平臺解決方案中的主要應用：信息門戶、收文管理、發(fā)文管理、公文交換、檔案管理、個人辦公、日程安排、會議管理、信息采集、文檔管理、辦公資產(chǎn)等功能模塊。其中最基礎的應用主要集中在公文管理，即包括發(fā)文管理、收文管理、檔案管理、公文交換。

　　1.1 公文管理總體解決方案

　　1.1.1 保定市財政局關鍵需求闡述

　　公文是黨政機關、企事業(yè)單位、法定團體等組織在公務活動中形成和使用的具有法定效應和規(guī)范體系的公務文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。公文的類型目前國家規(guī)定由十三種公文格式，一般常用的主要是發(fā)文、收文、簽報、請示等。不同的公文類型，流程表單格式、以及最終的公文樣式管理要求都不同。一個發(fā)文，發(fā)文單主要由表頭、表單、正文、附件組成。最后形成發(fā)文單要實現(xiàn)國家規(guī)范的發(fā)文文件，需要把表頭、表單中的內(nèi)容加入正文，最終形成一定格式的發(fā)文文件。所以在通過協(xié)同政務OA辦公系統(tǒng)平臺系統(tǒng)來實現(xiàn)發(fā)文管理的時候需要可以靈活自定義公文的類型，并需要可以實現(xiàn)每種類型公文的格式可以對應多個自定義模板，以此達到“規(guī)范公文形式、減少紙質(zhì)公文、提高公文質(zhì)量”的公文管理要求。

　　1.1.2 泛普軟件方案主要特點

　　在本項目中，將以泛普軟件公司應用支撐平臺的工作流引擎為核心，以泛普軟件協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)構建公文管理解決方案。

　　公文管理主要實現(xiàn)收文、發(fā)文、簽報、請示、通知、任免等公文的流轉、審批、催辦督辦等功能，并對文件、信息處理情況提供了簡單易用的實時監(jiān)控機制，方便單位領導及時掌握單位工作人員的工作情況。公文信息流轉的處理范圍完全涵蓋國家現(xiàn)有13種日常公文類型，包括如命令、決定、通知、通報、批復、會議紀要、議案、請示、報告、公告、通告、公報、函等等。公文管理具體工作流程可以由保定市財政局系統(tǒng)管理員在無須改動程序的情況下進行靈活定義，實現(xiàn)機關員工收發(fā)文處理工作流自動化，過程計算機化，提高辦公效率。

　　其中通過泛普軟件協(xié)同政務辦公平臺解決方案，日常的發(fā)文文件流轉整體過程為：

　　同時，日常的收文文件流轉整體過程為：

　　OA辦公系統(tǒng)公文管理主要功能特點是：

　　n 系統(tǒng)提供圖形化的公文流程自定義功能：用戶可以根據(jù)實際需要制定出所需的公文流程，而且當實際情況發(fā)生變化時可以由管理員隨時進行更改。

　　n 系統(tǒng)提供公文流程的實時監(jiān)控及統(tǒng)計：管理員可以通過管理工具查看公文流轉過程中的狀況，還可以統(tǒng)計出個人或部門的文件辦案率。

　　n 提供公文格式(表頭、正文、附件、表單)的全屏設計功能：用戶可以根據(jù)需要設計所需的格式，并且可以隨時根據(jù)變化進行更改。

　　n 支撐WORD，可保留所有修改痕跡：無論是正文、附件還是公文處理表單，無論是word還是wps文件的修改的痕跡都可以保留，方便查詢，并且表格中的簽名、批示也可以保留批示人的信息。

　　n 支持電子簽名、印章、二維條碼：手寫筆簽名批示、多級領導手寫會簽，領導可蓋電子印章簽名，以及支持二維條碼的驗證控制。

　　n 支持包括手寫簽名在內(nèi)的所有信息原稿打?。和暾仫@示出表格的批示內(nèi)容，符合中國人的辦公習慣。

　　n 提供外出代理的授權功能：工作人員可以在出差時委托指定的代理人處理其負責的公文。

　　n 提供公文回收功能：用戶可對誤操作的公文通過回收進行修改，增強系統(tǒng)的容錯、排錯能力。

　　n 提供公文的并發(fā)處理功能：同一公文的不同傳閱人員可同時辦理公文，進一步保證了公文的辦理效率。

　　n 提供完善的遠程辦公功能：不僅可實現(xiàn)單位總部與各地區(qū)分部之間的公文互流、信息傳遞，還可實現(xiàn)出差領導、人員的異地辦公功能。

　　n 提供常用詞條功能：用戶對一些常用批示意見進行設置后，便可在辦理公文時自由調(diào)用，提高公文處理效率。

　　n 提供實時提醒功能：個人所有待辦事務、待辦公文的實時提醒。

　　n 提供強大的在線幫助功能。

　　n 文檔一體化功能：公文在流轉系統(tǒng)流轉完畢后可自動或者手工歸檔到檔案系統(tǒng)內(nèi)，并且保持公文原有的筆跡留痕。

　　n 來文批量處理：可以方便地設計出符合用戶辦公的批量來文登記和轉出，提高辦文工作效率。

　　n 支持公文格式自動規(guī)范化：按照制定的公文表單樣式，有針對性的約束所需填寫內(nèi)容。

　　n 支持公文正文自動套紅：根據(jù)不同類型的公文模板，系統(tǒng)可自動套紅形成正式公文文件。

　　n 支持文件自動編號、文件主題詞的自動標引和手動標引功能。

　　n 支持多表單處理模式：在文件審批過程中，支持多表單的處理模式，當審批一件超過一頁A4紙時，在打印過程中，系統(tǒng)能夠根據(jù)審批內(nèi)容的大小分頁打印，并保留表單的基本格式。

　　n 領導查詢：領導隨時可對在辦公文、結案公文進行查詢，快捷實現(xiàn)領導閱示、閱辦公文、查詢統(tǒng)計。

　　n 支持與不同單位之間的公文交換：通過公文交換接口，可自定義與上下游單位或關聯(lián)單位的公文交換。

　　公文處理包括WEB客戶端與管理工具端兩部分，WEB客戶端主要完成日常文件的流轉與辦理，管理工具端主要完成公文模板、公文流程的定制、管理與日常維護工作。

　　1.1.3 普通用戶應用方案

　　基于Internet/Intranet模式構建的OA辦公自動化軟件系統(tǒng)公文流轉系統(tǒng)實際上是一個信息流轉系統(tǒng)，其日常的辦公工作都以WEB模式提供，對于普通用戶或公文管理員，都可在WEB端通過簡單的鼠標點擊完成日常的辦公工作，其操作的模式就如同在Internet沖浪一般，簡單、實用。

　　在公文處理的WEB端可實現(xiàn)以下應用：

　　£ 發(fā)文擬稿、收文登記

　　各級用戶可根據(jù)實際需要撰寫新公文(如進行收文登記、發(fā)文擬稿等)，并可將掃描件、常用Office格式文件、甚至是辦公自動化系統(tǒng)里的公文作為新公文的附件。新公文撰寫完畢只需點擊發(fā)送按鈕便可將新公文發(fā)送給文件的下一步處理人。

　　£ 收發(fā)文的過程審批、簽核

　　待辦公文是指他人發(fā)送給自己辦理的公文，系統(tǒng)提供的實時提醒功能會及時地告知用戶當前需要辦理的待辦事務。

　　用戶辦理待辦公文可對公文進行以下操作：

　　n 對正文、附件進行修改;

　　n 在文件處理表輸入批示意見;

　　n 通過手寫簽名或電子印章進行文件的簽發(fā)批示;

　　n 將文件發(fā)送給選定人員。

　　當然，所有的操作都只能在權限設定范圍內(nèi)進行，同時系統(tǒng)還將如實地記錄下文件辦理的修改痕跡：當前用戶對文件內(nèi)容的修改，系統(tǒng)都會自動記錄下修改痕跡，而文件處理表則通過”所見即所得”的權限設置記錄下當前用戶的批示意見及簽名筆跡等信息。

　　£ 收發(fā)文過程中的催辦督辦

　　利用OA辦公自動化軟件系統(tǒng)流程設計工具中的催辦、督辦設置項目，就能簡單的使流轉中的公文處于系統(tǒng)監(jiān)控中，達到催辦、督辦的目的?？蓪ξ募k理的具體步驟設定催辦信息，催辦期限一到，系統(tǒng)自動發(fā)送催辦信息，催促文件辦理延誤人員及時辦理文件。

　　系統(tǒng)記錄下公文辦理詳細的處理信息，用戶可隨時查看到具體一份公文每一步驟每一辦理人辦理公文的時間及批示信息，可隨時了解當前有哪些人收到公文但尚未辦理的具體時間信息，使公文處理過程透明化、規(guī)范化。

　　£ 靈活查詢權限范圍內(nèi)公文

　　系統(tǒng)提供組合查詢與模糊檢索的靈活查詢方式，用戶可隨時查找到自己辦理過的文件或自己沒辦理過但在權限范圍內(nèi)的所有公文，查看公文的具體辦理信息。用戶可根據(jù)公文字段進行查詢，或者進行全文檢索。

　　£ 授權他人辦理公文、代理他人授權辦理的公文

　　領導或工作人員出差時，為避免公文的積壓可授權他人代理自己的公文?？蓪Σ煌墓念愋瓦M行不同的授權，同時設定授權的具體時間，授權時間一過系統(tǒng)自動取消授權。

　　公文授權操作完成后，被授權人員——代理人可立即收到授權人當前待辦的授權類型公文，同時系統(tǒng)會以明顯的提示信息告知代理人授權的有關信息，并將代理人辦理的意見以”XXX(代理XXX)的批示意見”的形式如實記錄。授權人出差回來后，直接在已辦公文中便可查看到具有明顯代理人辦理標識的文件辦理信息。

　　£ 公文處理完成后的歸檔

　　系統(tǒng)的公文處理子系統(tǒng)支持與檔案管理子系統(tǒng)實現(xiàn)文檔一體化，用戶只需要點擊一個按鈕即可實現(xiàn)批量公文的歸檔。歸檔后的檔案記錄中可查看到原先公文的文件內(nèi)容。

　　£ 定制自己常用批示詞語

　　用戶在日常公文的辦理中，經(jīng)常會使用一些相同的句子、詞語，如”同意”、”已閱”、”請速辦”等，對于這類常用詞語，若每次批示時都要輸入則費時費力，本系統(tǒng)方案將提供常用詞語的定制功能，系統(tǒng)管理員可為單位所有人員定制公用的常用詞語，個人則可為自己定制自己常用的批示詞語。常用詞語定制后，用戶在辦理公文時便可用鼠標快速選擇這些常用詞語，從而避免了重復輸入。

　　常用詞語分為公用常用詞語和私有常用詞語兩種。系統(tǒng)管理員將單位人員經(jīng)常用到的短語、詞語定制成公用常用詞語，方便所有用戶在辦文時輸入;每個用戶也可以指定自己的私有常用詞語，方便自己的辦文。

　　£ 個人簽名與圖章管理

　　每一個用戶可以將自己的真跡簽名與私章掃描加密存儲于辦公自動化系統(tǒng)中，然后可以在公文批示時直接調(diào)用。調(diào)用時需要簽章密碼的確認，避免用戶帳號密碼泄漏后，被非法冒簽。

　　£ 對公文的日常維護

　　對公文的日常維護功能在于當前用戶所擁有的權限，普通用戶若沒有管理權限是無法維護公文的。公文的日常維護功能包括：

　　n 刪除文件：將無須保留的文件從數(shù)據(jù)庫中刪除。

　　n 結束流程：對于無須繼續(xù)流轉的文件通過結束流程完成文件的特殊處理。

　　n 修改文件名稱：修改正在流轉或流轉結束后的文件名稱。

　　n 將文件歸檔：將處理完畢的文件歸檔到相應的檔案系統(tǒng)進行管理。

　　1.1.4 公文管理員的管理方案

　　流轉系統(tǒng)通過管理工具端為模塊管理員提供了自定義公文流程、自定義文件處理表等公文定制與日常自定義的維護功能。

　　流轉系統(tǒng)的管理工具端包括公文表單設計工具、流程設計工具，其中：公文設計工具側重于文件處理表單的定制，流程設計工具側重于可視化、結構化流程的定制。

　　在公文處理系統(tǒng)的管理工具端，模塊管理員可實現(xiàn)以下功能：

　　£ 可視化、結構化流程的定制與維護

　　根據(jù)保定市財政局的辦公情況，公文管理員可在管理工具端任意定義本單位的各種工作流程，所有的定義工作不涉及任何源代碼編寫。

　　n 圖形化的流程定制

　　可視化、結構化的流程定制是通過流程圖的形式定制工作流程，公文管理員只需用鼠標選擇相應的各流程步驟、設定各步驟之間的流程連線(各個步驟的收件人、接收條件)，便可以形象的流程圖完成流程的定制工作。

　　n 流程日常的圖形化更改

　　提供了圖形化的流程設計界面，當機構改革、人事變動導致流程發(fā)生變化時可相當方便地對流程做出修改，徹底解決了以往需要源代碼才能更改流程的問題。

　　£ 文件處理表單的定制與維護

　　保定市財政局日常文件辦理的處理表單均可無任何源代碼的自定義實現(xiàn)。

　　n 文件處理表單的定制

　　利用公文設計工具，公文管理員通過畫表格、選取相應控件的方式便可定制出與單位日常辦公所用表單完全一致的模板，普通用戶無需更改任何辦公習慣就可適應辦公自動化系統(tǒng)的實施。

　　定制文件處理表單時，公文管理員可根據(jù)單位的實際情況定制一份帶表格、正文、附件的文件，也可以包含其中的一項或多項。更重要的是，本系統(tǒng)方案中的公文不再只局限于傳統(tǒng)的公文形式，可以包含文字、表格、聲音、圖像、傳真、E-mail、Word文檔、Excel表格、掃描照片等非結構化信息。

　　n 權限的嚴格設定

　　OA辦公自動化軟件系統(tǒng)的公文有雙重權限設置：

　　Ø 文件類型的權限設置

　　對于不同的文件類型會有不同的權限設置，如擁有收文登記權限的用戶也許只是少數(shù)，但擁有發(fā)文擬稿權限的用戶則可能是全體人員，因而管理工具端提供了對文件類型的權限設置功能，公文管理員根據(jù)不同文件類型不同的處理情況分配哪些人具有讀取、新建、訪問、刪除、歸檔等不同的操作權限。普通用戶首先要擁有對該類型文件操作的權限，才可辦理相應的文件。

　　Ø 文件辦理步驟的權限設置

　　在文件的實際辦理中，公文處理系統(tǒng)提供了”所見即所得”的權限分配，即通過綁定相應流程的相應步驟，設定每一步驟對文件正文、附件、文件處理表單、流程的操作權限，能否查看、修改、是否保留修改痕跡等等。普通用戶即使有該類型文件的操作權限，沒有相應辦理步驟的權限同樣也無法對文件進行操作或修改。

　　n 文件處理表單的更改

　　與流程的設計一樣，公文表單設計工具也提供了圖形化的界面。當用戶的文件處理表單發(fā)生變化時，無須修改任何源代碼便可輕松的修改文件處理表單、修改權限設置，使公文的定制、更改更好地適應了辦公業(yè)務的變化。

　　£ 套紅模板、二維條碼維護

　　系統(tǒng)支持單位可根據(jù)不同類型的公文設定對應的套紅模板，以及生產(chǎn)的二維條碼的樣式設置。

　　提供自定義靈活的套紅模板：

　　并可約定在公文流程中具體某個環(huán)節(jié)有套紅蓋章的操作：

　　以及對當自動生成二維條碼時的形狀要求，包括有：二維條碼的高度、寬度、數(shù)據(jù)來源

　　£ 公文統(tǒng)計

　　系統(tǒng)支持對個人、或者單位所辦理的公文進行各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計，包括：公文總數(shù)、已辦公文、未辦辦公、在辦公文、辦結率、公文處理時效等等。

　　1.2 發(fā)文管理應用方案

　　1.2.1 發(fā)文管理總體方案

　　發(fā)文管理解決方案整體包括：建立發(fā)文表單、正文或附件、和對應的發(fā)文流程，實現(xiàn)發(fā)文擬稿、審核、審批、批示、批注、簽發(fā)、復核、分發(fā)等操作，完成公文審批、修改、套紅、蓋章等一系列動作，并形成可交換的正式電子公文的過程。

　　泛普軟件提供的發(fā)文管理解決方案其對應的總體圖如下：

　　其總體應用特征如下：

　　l 支持擬稿、審批、審核、復核、會簽、簽發(fā)的公文成文審批過程;

　　l 支持調(diào)用多種對應的公文模板;

　　l 支持公文套紅、蓋章、分發(fā)、打印、二維條碼、歸檔的公文處理過程;

　　l 支持公文過程的手寫批注、文字批注、痕跡保留、電子印章、鎖定;

　　l 支持發(fā)文轉下游部門收文、日程安排、工作計劃、或?qū)С龅絜xcel中;

　　l 支持抄送、轉送、會簽、或簽、退回、收回、自由流轉、條件跳轉、自動歸檔;

　　l 支持發(fā)起人或?qū)徍巳肆粞?支持補充正文、補充附件;

　　l 支持關聯(lián)其他公文、關聯(lián)文檔資料、日程安排、事務協(xié)作等;支持多種格式附件;

　　l 支持發(fā)文短信、郵件提醒、催辦、處理期限和超期提醒管理;

　　l 支持文號自動管理和自定義編號規(guī)則;

　　l 支持發(fā)文表單處理過程中修改日志、以及日志查看范圍;

　　l 支持發(fā)文過程中進行公文督辦監(jiān)督;

　　l 支持公文意見倒序、正序兩種排列方式;

　　l 支持發(fā)文流程功能菜單名稱;

　　l 支持發(fā)文歸檔到自動轉到檔案庫中;

　　l 支持發(fā)文處理過程的效率統(tǒng)計;

　　l 支持發(fā)文按照部門單位等進行數(shù)量統(tǒng)計;