項(xiàng)目溝通之用計(jì)劃撐起項(xiàng)目的成功

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本人從事通訊網(wǎng)絡(luò)工程，做過不少項(xiàng)目，尤其是在海外項(xiàng)目中，與很多各部門的同事接觸過，經(jīng)常能看到一些同事日以繼夜的工作，風(fēng)風(fēng)火火，有些縱使效率再高，但面對(duì)各種接踵而來的需求，也往往只能無奈的疲于奔命，非常辛苦，自己也曾有過類似的經(jīng)歷。誠(chéng)然，我們工作當(dāng)中需要做事雷厲風(fēng)行，需要大家“鞠躬盡瘁”的奉獻(xiàn)，但這并不是最好的工作方式和表現(xiàn)。 
　　每當(dāng)這種時(shí)候，大家總會(huì)認(rèn)為是人力、時(shí)間、設(shè)備等資源不足，而客戶的需求也源源不斷，突發(fā)的事情讓人措手不及。如何應(yīng)對(duì)這種局面呢？通過自己的實(shí)踐，我認(rèn)為最妥當(dāng)?shù)慕鉀Q辦法就是制訂詳細(xì)的可執(zhí)行計(jì)劃，并雷打不動(dòng)的堅(jiān)持。 
　　不管在項(xiàng)目中還是在職能部門的工作中，我們一直要求有工作計(jì)劃，周計(jì)劃、月計(jì)劃等，其實(shí)也就是大家常說的短期目標(biāo)和長(zhǎng)期目標(biāo)，重要性大家很清楚，如果運(yùn)用得好，往往會(huì)事半功倍，在工作中占據(jù)更多的主動(dòng)性，只是可能很多朋友并沒有很好的用心去做。
　　以我在項(xiàng)目工作中的經(jīng)驗(yàn)來理解，工作計(jì)劃有三個(gè)主要作用： 
　　1． 明確目標(biāo)。有的放矢，明確的目標(biāo)（包括時(shí)間、工作內(nèi)容、工作成果等要求）可激發(fā)工作熱情和提高工作效率，也是你的工作得到他人支持、配合、認(rèn)可的前提?？紎試/大實(shí)際上，明確的目標(biāo)是項(xiàng)目執(zhí)行的生命力，既是起點(diǎn)也是終點(diǎn)。 
　　2． 平衡資源。矛盾總是無處不在的，項(xiàng)目工作中資源沖突是最大的管理問題之一，資源總是缺乏的，我們能做的無非兩件事情，一是在資源相對(duì)充足的情況下利用計(jì)劃將資源最大化充分利用，二是在資源不足的情況下利用計(jì)劃來爭(zhēng)取一些可爭(zhēng)取的資源。考|試/大在整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)當(dāng)中，甚至在整個(gè)公司資源池中，有一些資源是可流動(dòng)的，但如果你沒有一個(gè)很好的理由去說明管理層，那么本來就稀缺的資源為什么要給你呢？反之，如果你有充分的理由和足夠重要的需求，誰(shuí)能不幫忙解決？ 
　　3． 最小化干擾。客戶的需求總是源源不斷的，而新的問題或工作也可能隨時(shí)出現(xiàn)，層出不窮，可是，一旦我們制訂好工作計(jì)劃后，就必須最大程度的、最小偏差地去執(zhí)行，并以此作為名正言順的理由暫時(shí)將其他需求延緩，或最小化外界對(duì)我們既定工作的影響，以讓大家最大可能的集中精神地做好一件事情（這點(diǎn)相當(dāng)重要，不是每個(gè)人都有三頭六臂，能三心二用）。 
　　當(dāng)然，具備這三個(gè)作用的計(jì)劃是有要求的，我把它定義為“詳細(xì)的可執(zhí)行計(jì)劃”。 
　　1． 詳細(xì)：如果能做到項(xiàng)目之外的人也能一目了然的話最好，具體問題具體分析，不同的項(xiàng)目和工作在計(jì)劃編制的時(shí)候肯定會(huì)不一樣的，個(gè)人認(rèn)為至少需要精確到團(tuán)隊(duì)每人每天做何事。 
　　2． 可執(zhí)行：這里有兩個(gè)問題，一個(gè)是計(jì)劃制訂是否合理，二是計(jì)劃是否能為你起到上述的三個(gè)功用。 
　　問題一取決于如何作計(jì)劃，是考驗(yàn)個(gè)人或團(tuán)隊(duì)對(duì)所需要做的工作、及工作本身各方面的要求的熟悉程度，以及對(duì)團(tuán)隊(duì)能力的準(zhǔn)確客觀的評(píng)估等，屬于專業(yè)問題，不展開。 
　　問題二則是一個(gè)權(quán)威性問題。你的計(jì)劃首先要得到三類人的認(rèn)可：客戶、項(xiàng)目組、執(zhí)行人，只有這樣透明并得到大家認(rèn)可的計(jì)劃，才能讓大家明確工作目標(biāo)及各人的分工，才能充分合理的利用和分配資源，才能最小化干擾，讓大家最大可能的集中精神做一件事情，也就是可以拿這樣的雞毛來當(dāng)令箭。
　　至于如何制訂一個(gè)好的計(jì)劃，確實(shí)不是一件簡(jiǎn)單的事，個(gè)人認(rèn)為一般可用5W1H的方便來做，即考慮when, where, who, what, which和how，在什么時(shí)間什么地點(diǎn)由誰(shuí)用什么東西來做什么事情，并達(dá)到什么效果等，同時(shí)需要考慮風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)措施，并預(yù)留一定的裕量，或準(zhǔn)備好應(yīng)急準(zhǔn)備等。（項(xiàng)目管理中有相當(dāng)好的方法，在日后以專題形式為大家奉上） 
　　以下是我個(gè)人經(jīng)歷的一個(gè)項(xiàng)目階段，跟大家分享一下（由于篇幅限制，僅作簡(jiǎn)單描述，詳細(xì)案例將單獨(dú)給出，請(qǐng)留意，同時(shí)，由于個(gè)人從事的是通訊行業(yè)，可能不少朋友不太理解相關(guān)的工作，請(qǐng)見諒）。 
　　2007年在某國(guó)際大項(xiàng)目中，我負(fù)責(zé)組織團(tuán)隊(duì)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化，階段性任務(wù)是在11月內(nèi)完成J市區(qū)約300個(gè)站點(diǎn)的Cluster優(yōu)化，基本考慮如下： 
　　1） When：11月一個(gè)月examda.com
　　2） Where：J市區(qū)約300個(gè)站點(diǎn)的20個(gè)簇(Cluster) 
　　3） Who：團(tuán)隊(duì)成員有6人，三個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的以及三個(gè)剛?cè)胄械男氯?nbsp;
　　4） What：Cluster簇優(yōu)化，從網(wǎng)絡(luò)建設(shè)階段來看，屬于網(wǎng)絡(luò)初建期，是第一次的優(yōu)化工作，以解決大的、明顯的問題為主 
　　5） Which：基于考慮，優(yōu)化的對(duì)象定位為天饋調(diào)整和后臺(tái)鄰區(qū)調(diào)整兩大類 
　　6） How：前臺(tái)路測(cè)，分析數(shù)據(jù)得出天饋調(diào)整方案，并在次日完成，同時(shí)給出部分鄰區(qū)優(yōu)化建議； 
　　后臺(tái)根據(jù)歷史數(shù)據(jù)及在路測(cè)中給出的鄰區(qū)優(yōu)化建議進(jìn)行調(diào)整； 
　　整個(gè)過程循環(huán)兩次。 
　　綜合考慮，任務(wù)具有時(shí)間緊、工作量大、人力資源匱乏、設(shè)備不足、工作優(yōu)先級(jí)高（因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)尚在建設(shè)中，但已經(jīng)商用）、外部干擾大（團(tuán)隊(duì)同時(shí)還要兼顧網(wǎng)絡(luò)開通、解決用戶投訴、處理客戶新需求等工作）等特點(diǎn)。為按時(shí)完成，我制訂了執(zhí)行計(jì)劃，主要有如下特點(diǎn)：  
　　1） 必須增加至少一個(gè)前臺(tái)隊(duì)伍的人力投入（測(cè)試和分析數(shù)據(jù)），因?yàn)?人還需要安排人完成日常工作；同時(shí)需要塔工進(jìn)行天饋調(diào)整； 
　　2） 將隊(duì)伍分成三類，將工作時(shí)間分成白天和夜晚兩班，一類夜晚進(jìn)行測(cè)試（因白天塞車，工作效率低），一類白天進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和輸出調(diào)整方案，并由塔工進(jìn)行天饋調(diào)整；一類在后臺(tái)進(jìn)行鄰區(qū)配置和優(yōu)化； 
　　3） 將20個(gè)Cluster細(xì)分為城區(qū)和郊區(qū)，先城區(qū)后郊區(qū) 
　　4） 幾個(gè)Cluster并排進(jìn)行，幾項(xiàng)工作時(shí)間上錯(cuò)開以形成交迭式遞進(jìn)開展，充分利用時(shí)間 
　　5） 讓所有團(tuán)隊(duì)成員充分明確各自工作重點(diǎn)及時(shí)間要求，以及相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和交付 
　　在形成這樣一份計(jì)劃后，利用計(jì)劃的充分說服力，向項(xiàng)目組申請(qǐng)了一個(gè)外包隊(duì)伍、形成了一個(gè)塔工資源池、特殊的車輛使用權(quán)和優(yōu)先權(quán)等；同時(shí)將此計(jì)劃與客戶方交流并雙方簽字確認(rèn)，明確這是本月的工作重點(diǎn)，所有的資源都將集中在這里，在此期間其他任何的需求或突發(fā)事情，都要以此來衡量重要性和優(yōu)先級(jí)，從而決定是否要執(zhí)行。事實(shí)上后來在此期間，客戶確實(shí)向我們提出了很多需求工作，但最終我們都是以會(huì)延誤Cluster優(yōu)化工作為由暫時(shí)擱置或延緩執(zhí)行時(shí)間，examda.com從而保證了該任務(wù)的及時(shí)完成。
　　在執(zhí)行過程中，我們每天監(jiān)控完成的情況，考慮是否需要調(diào)整計(jì)劃及應(yīng)對(duì)措施，最終的結(jié)果是，在團(tuán)隊(duì)真的是日夜奮斗一個(gè)月后，我們成功地一天不差的完成了這個(gè)在他人看來是“Mission Impossible”的重任，網(wǎng)絡(luò)性能顯著提高且穩(wěn)定，用戶投訴數(shù)量大大減少，客戶對(duì)我們的成果非常認(rèn)同?。ㄖ皇亲屝值軅冃量嗔?，實(shí)在是于心不忍！） 
　　實(shí)質(zhì)上，計(jì)劃在項(xiàng)目開展中的重要性是絕對(duì)的，在項(xiàng)目管理中有深入的闡述，同時(shí)也有如何運(yùn)用和制訂、執(zhí)行計(jì)劃的方法，希望此文能為大家拋磚引玉，從而多快好省的完成工作，同時(shí)也希望大家多學(xué)習(xí)一些項(xiàng)目管理的理念和方法，如在本文中的很多內(nèi)容，在項(xiàng)目管理中有專門的術(shù)語(yǔ)和知識(shí)體系，希望大家能深入學(xué)習(xí)。 
　　最后以一句話收尾：項(xiàng)目工作必須“有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究”！