綜合管理：如何制定項目計劃

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項目計劃是項目成功的關鍵要素之一，它也是項目的首要任務。很多項目傾向于馬上展開工作，項目計劃卻被忽視，沒有被認識到它在節(jié)省時間、節(jié)約資金和以及解決其他問題上所能起到的作用。 這篇文章就是通過簡明的步驟說明如何做項目計劃，看完本文，希望您在以后的項目中可以有一套不錯的方法來借鑒。 
　　第一步 項目的目標 
　　項目干系人是直接或者間接影響項目的人。只有項目干系人的需求被滿足，項目才能算成功。 
　　第一，是要找出項目干系人。這很重要而且不那么容易，特別是難找到間接項目干系人。 
　　一般項目干系人是： 
　　·項目發(fā)起者，一般是老板 
　　·客戶 
　　·項目產(chǎn)出的使用者 
　　·項目經(jīng)理和項目組成員 
　　一旦你明白誰是項目干系人，下一步是要了解他們的需求。 最好的方式，當然是去訪談。在面對面交流中，了解真正能給他們帶來收益的需求。但是多數(shù)項目干系人提到的需求，和項目不一定相關，或者不能帶來收益。我們要記錄下來所有的需求，并按照優(yōu)先級排序。 
　　第二，一旦你完成了訪談，構建了需求列表，并且實現(xiàn)優(yōu)先級排序。你需要根據(jù)該列表，建立一套可以被度量的項目目標。當然，推薦你通過SMART方法來分析，該方法可以清楚分析哪些目標是可以實現(xiàn)的。一旦你完成了清晰的項目目標，你要記錄在項目計劃中。如果在項目目標下，還能細分出項目干系人的需求和目標期望值，那就更好了。 
　　這一過程是項目計劃過程中最難的部分?？荚嚧笫占?nbsp;
　　第二步 項目交付物 
　　基于你在第一步中已經(jīng)定義了的項目目標，創(chuàng)建實現(xiàn)這些目標所要完成的交付物清單。要說清楚每一個交付物何時提交，如何提交。將交付物清單添加到項目計劃中，每一個都要有粗略預估的交付時間。不用擔心，更準確的預估將在下一步完成。 
　　第三步 項目時間表 
　　根據(jù)第二步完成的交付物清單，創(chuàng)建一個任務清單。每一項任務包括以下內(nèi)容： 
　　工時，可以以小時或者天為單位。
　　資源，即完成任務所需要的人力物力。 
　　一旦你為每個任務預估了工時，你可以根據(jù)該公式計算完成每個交付物所需要的工時和工期。這樣你可以對上一步驟交付時間的預估進行更新。這一部分工作，可以使用現(xiàn)成的軟件來輔助完成，例如用Microsoft Project來完成項目時間表。你可以使用現(xiàn)成的Project模板，錄入任務列表，工時和資源即可。 
　　這個過程中常遇到的問題是：項目的預估日期難以滿足項目發(fā)起人最后期限期望值，怎么辦？當然是馬上找他們協(xié)商咯。 
　　你們有如下選擇： 
　　·協(xié)商項目的最后期限（項目推遲） 
　　·添加額外資源（成本增加） 
　　·減少項目范圍（產(chǎn)出減少） 
　　在協(xié)商的過程中，你需要基于項目時間表，在多種選擇中作出決斷。 
　　第四步 支持計劃 
　　本節(jié)討論的內(nèi)容你在做項目計劃過程中需要考慮其他問題。這些問題都可以直接列入項目計劃中。 
　　人力資源計劃 
　　第一步，明確領導該項目的部門或者個人，明確他們的角色和責任。 
　　第二步，描述項目參與者的數(shù)量和職能。每一個參與者清晰的開始時間，參與周期和人員的來源。 
　　第三步，將上面的內(nèi)容做一張資源表格來動態(tài)管理。 
　　溝通計劃 
　　創(chuàng)建一個溝通計劃文檔，說明不同的項目干系人需要了解項目哪些信息，以及如何將獲得。 最常用的機制是建立周例會（月例會）的機制。大家在例會上匯報項目狀態(tài)，明確階段性成果和下一步工作。
　　風險管理計劃 
　　風險管理是項目管理的一個重要組成部分。 常常被忽視，但是找出項目可能的風險，并準備好對策非常重要。 
　　以下是一些常見項目風險的例子： 
　　·時間和費用預估過于樂觀 
　　·客戶審查和反饋周期太慢 
　　·出現(xiàn)意想不到的預算削減 
　　·角色和職責不清楚 
　　·項目干系人的投入不夠或他們的需求不被正確理解 
　　·項目開始后項目干系人需求發(fā)生變化 
　　·項目開始后項目干系人添加新的需求 
　　·缺乏溝通造成的誤解，質(zhì)量問題和返工 
　　·資源的承諾沒有兌現(xiàn) 
　　使用簡單的風險日志可以跟蹤項目風險。發(fā)現(xiàn)新的風險即添加到風險日志中，并且標明如何防范以及出現(xiàn)后如何處理。在項目全過程中，你都要時時審視項目風險，定期更新。記住，你忽視他，不代表他不存在。 
　　恭喜你，如果完成的所有上述步驟，你應該有一個好的項目計劃。 請注意時常更新你的項目計劃，根據(jù)計劃評估項目進展狀態(tài)。