淺議信息化管理給企業(yè)帶來的便利

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　　富蘭克林說過：“時間就是金錢”?，F在說起這句話仍不覺得過時，因為企業(yè)的一切運營活動的目的就在于獲取盈利。為此就要求企業(yè)打造新的理念，搭建新的框架，增強企業(yè)競爭力，而能擔此重任的就是企業(yè)信息化。企業(yè)實現信息化后，可以利用它快捷、共享的特點，將市場需求和企業(yè)內部制造活動以及供應商的制造資源整合在一起，建立動態(tài)企業(yè)聯盟，達到雙贏。信息化覆蓋了從原材料到最終產品的全過程，使企業(yè)和供應商、消費者實現了互動溝通。

　　從現在系統論的角度來看，企業(yè)組織可以被看為是由附屬的決策主題（個人或組織）編制成的一個信息傳遞系統，擔負著信息處理、存儲、傳遞的現代信息技術及其設施，構成了“信息傳遞系統的”技術基礎。

　　在當今全球范圍的市場競爭中，速度、差別化及靈活性是取得競爭優(yōu)勢的根本特征，而具有快速反應能力的組織是獲得這些因素的結構性基礎。企業(yè)信息化提高了企業(yè)獲取新技術、新工藝、新產品、新思路的效率，給企業(yè)提供了更多開拓市場的機會，使企業(yè)與供應商管理及客戶建立起高效、快速的聯系，從而提高了企業(yè)把握市場的能力，使企業(yè)能迅速將消費者的需求變化及時反映到決策層，促進企業(yè)針對消費者需求進行研究與開發(fā)活動，及時改變和調整經營戰(zhàn)略，不斷向市場提供差別化的產品和服務，形成不易為競爭對手模仿的獨特競爭優(yōu)勢。同時，現代信息技術與制造的結合所形成的各種信息技術，如計算機輔助設計（CAD）、計算機輔助制造（CAM）、計算機輔助工藝編制（CAPP）、柔性制造系統（FMS）、敏捷制造（AM）、計算機集成制造系統（CIMS）等，實現了企業(yè)開發(fā)、設計制造、營銷及管理的高度集成化，使企業(yè)生產經營趨于并行、敏捷、智能和虛擬化，使之更為精良、靈活、高效。此外，集成制造技術在產品設計開發(fā)中的擴散和滲透，將穩(wěn)定產品質量，大規(guī)模替代復雜工藝，使企業(yè)工業(yè)化大生產升級為工業(yè)化精細生產，其結果不僅僅使企業(yè)“個性化、多品種、小批量”的生產和服務成為可能，而且使過去不能靈活轉變的規(guī)模生產方式，如汽車、彩電等面臨退出歷史舞臺的生產方式重新煥發(fā)了青春。具有規(guī)模經濟的制造業(yè)生產線現在可以根據顧客對產品的不同需求，提供更敏捷、更全面、更便宜、更多樣化的產品。

　　信息技術實現了跨越地域的同步信息交換，尤其是隨著Internet的發(fā)展以及各種決策工具如專家系統（ES）、決策支持系統（DSS）、群體決策支持系統（GDSS）、電子會議系統（EMS）等的應用，使企業(yè)在獲取、傳遞、利用信息資源方面，更加靈活、快捷、廣域和開放。人的行為與經營流程組成了一個整體的人機系統，形成信息——決策——行為三者高度集成化，從而極大地增強了決策者的信息處理能力和方案評價選擇能力，拓展了決策者的思維空間，延伸了決策者的智力，最大限度地減少了決策過程中的不確定性、隨意性和主觀性，增強了決策的理性、科學性和快速反應。此外，更為重要的是企業(yè)信息化與管理的有機結合，即在信息化過程中通過轉變OA系統的管理觀念，提高全體員工的整體素質，建立良好的管理規(guī)范和管理流程，實行科學管理，從而提高企業(yè)的整體管理水平。因此，企業(yè)的快速發(fā)展顯然離不開現代信息網絡和技術。企業(yè)應即時構建起對環(huán)境敏銳感知的、條件反式的企業(yè)網絡系統?，F代信息技術為企業(yè)對市場的變化做出快速、敏捷的反應提供了有力工具。企業(yè)要依據企業(yè)核心競爭力的需要建立管理信息系統及決策支持系統，借助電子數據交換、產品數據交換標準（STEP）和超文本數據交換標準（SGML）等的標準化的工作手段，使各項工作的標準化管理達到90%以上，實現企業(yè)內部各部門，包括財務、會計、生產、物料管理、品質管理、銷售與分銷、人力資源管理的整合、鏈接，快速傳遞市場信息、快速做出反應，通過流程改造，使公司之間、公司、供應商與顧客之間建立系統有機聯系。未來企業(yè)核心競爭優(yōu)勢的確立與保持依然離不開信息網絡。

　　著名的摩爾定律揭示出信息社會的發(fā)展規(guī)律，“惟一不變的法則就是一切都在變”。從大量標準化生產到產品差異化；從大眾口味產品定位到個性化滿足產品定位；從推式生產模式到拉式生產模式；從局部化競爭布局到國際競爭布局；從單打獨斗經營到全球化合作；從穩(wěn)定式發(fā)展到跳躍式發(fā)展；從小規(guī)模實體企業(yè)到無疆界虛擬企業(yè)等，知識經濟時代就是變化的時代。顯然，對未來市場競爭的贏家是那些反應敏捷從而快速建立核心競爭力的企業(yè)。例如海爾集團，他們認為贏得市場的關鍵在于速度。面對瞬息萬變的市場環(huán)境，為了達到電子商務所要求的速度、滿足用戶的個性化需求而不斷創(chuàng)新。他們果斷地對企業(yè)組織結構進行了革命性變革，依托erp系統進行組織流程再造，以訂單信息為中心，使研發(fā)、供應、生產、倉儲、運輸、銷售各個環(huán)節(jié)直接面對市場，面對消費者，幾乎在同一時間即可響應客戶的要求，可以在一個月、十幾天提供新的產品，滿足市場需求的多樣化、復雜化，使多品種、小批量的柔性生產成為企業(yè)發(fā)展規(guī)律的主要趨勢。通過提高應變速度，從而贏得主動、贏得市場，在激烈的競爭中站穩(wěn)了腳跟。同時，實現電子訂貨，有利于消費者“足不出戶，貨比二家”，提高社會效益。還有，一些制造商利用電子數據交換（EDl）技術與原材料供應商及時地保持聯系，而原材料供應商則可根據制造商的生產進度隨時調整供貨的時間和數量，利用這一先進的信息技術使得制造企業(yè)可以實現零庫存的目標。因此，在這些制造企業(yè)中，“原材料”這一概念可以完全由供應商的角色代替。又如，隨著制造企業(yè)與銷售企業(yè)信息連接的日漸緊密，銷售企業(yè)的“存貨”也可由制造商的角色取而代之。因此，現代信息技術的應用將使得企業(yè)的外部環(huán)境延伸成為企業(yè)的一個“虛擬組件”，企業(yè)的外延由此得到了擴大和發(fā)展，從而有效地降低了各企業(yè)的資源浪費和企業(yè)之間的交易成本。

　　隨著電子商務的發(fā)展，企業(yè)的運營越來越依靠網絡來運行，企業(yè)的信息流、物流、資金流是通過網絡來快速順暢傳遞的，網絡是指揮企業(yè)運轉的大腦和神經中樞。信息技術將促進設計、生產、銷售等各個環(huán)節(jié)的整合，改變長期以來的分割式管理，發(fā)展將上游和下游的環(huán)節(jié)連成一個整體的集成管理。信息技術使信息的交流和傳遞加快，同時也精簡了許多不必要的過程和人員，簡化管理流程，提高管理效率。

　　信息化為企業(yè)帶來的便利主要表現在以下幾個方面。

　　1、企業(yè)內部信息整合

　　對于企業(yè)內部信息的整合，信息技術的作用是將企業(yè)內部的每一個人、每一個部門結合起來，運行那個遍及企業(yè)內部每一個環(huán)節(jié)的信息技術網絡，實現企業(yè)內部各類資源的整合。這種整合分為兩個階段：

　　1）第一階段：在生產過程控制、物流控制等各項管理工作上實現系統化、自動化，協調各部門的工作。此時信息技術的應用僅僅是技術性的，稱之為“管理的信息化”，信息技術僅被看作是經營管理的輔助工具，其中有EDI、CIMS、MRPⅡ、敏捷制造、柔性制造系統（FMS）等。

　　2）第二階段：實現了企業(yè)價值鏈的所有活動（包括公司基礎設施、人力資本管理等輔助活動）的信息化管理。此階段的應用是戰(zhàn)略性的，稱之為“信息化的管理”。在這個階段上，由于信息技術已經從單機或簡單的網絡進入功能強大的網絡，因此有可能對企業(yè)的整體業(yè)務實現信息化管理，這促進了企業(yè)內部知識的共享，使企業(yè)的知識資本在學習一擴散一積累一創(chuàng)新一學習的動態(tài)良性循環(huán)中不斷完善。主要利用的是DSS、Internet、Intranet等工具。

　　由于企業(yè)價值鏈的所有活動中廣泛應用信息技術，可以容易地實現產品設計自動化、生產過程自動化和生產設備智能化，大大減少生產部門的從業(yè)人員，降低現代企業(yè)的生產成本，從而有效地提高生產效率。信息技術的引入，可以實現無紙化辦公。通過電子郵件和網絡電話進行企業(yè)內外部的通信，可以減少紙張等辦公用品的使用率，節(jié)約辦公成本，有效地提高辦公效率。1999年波音公司在線訂購原材料，節(jié)約三分之一的成本，金額高達上億美元。

　　通過網絡辦公，加強了人與人之間、部門與部門之間、員工與領導之間的溝通，保證了及時決策。電子郵件現在已成為公司內部一種主要的辦公交往方式。會議通知、會議紀要、請示報告、工作研討、情報資料等等，都可以通過郵件與公司內任一部門和個人進行交流，極大地節(jié)省了時間，提高了工作流效率，而且使溝通更及時、更充分。并且，通過公司內部網頁，每一個員工可以對公司有全面的了解。公司發(fā)生的一些大事、決策層的戰(zhàn)略思想、員工的意見都可以通過網站直接通報到每一個員工，大家可以共享。各種新技術、新方法、新思想、新知識，可以在網上共同學習。網絡辦公的環(huán)境，確實使員工做到了身在崗位、胸懷全局，大大增強了公司的凝聚力。網絡辦公系統為員工積極參與公司管理開辟了通道，進一步調動了員丁關心公司、熱愛公司、積極參與公司管理的積極性。而且，網絡辦公可使公司各種行政資源的使用公開、透明，對行政后勤部門改進工作，提高服務質量也起了促進作用。

　　2、企業(yè)業(yè)務網絡重構

　　網絡營銷是一種建立在虛擬市場（一種利用信息技術打破時空阻隔的新型市場）上的新型營銷模式，包括直接郵購、目錄購貨、電話營銷、電視營銷或其他媒體營銷，是目前進行商貿活動的一種最先進的手段。用戶將自己的各類供求意愿按照一定的格式輸入網絡，網絡會根據顧客的要求提供給用戶多種選擇，一旦用戶確認，網絡便會自動完成買賣合同簽訂、分類、傳遞和款項收付等全套業(yè)務。

　　網絡營銷的產生與發(fā)展密切了企業(yè)與客戶的關系，在企業(yè)和客戶之間建立起相互學習的新型關系（改變了企業(yè)與客戶之間單純的買賣關系，變客戶為合作伙伴，充分挖掘了客戶的有效資源，與客戶共同發(fā)展）。這不僅直接提高了企業(yè)產品、服務的市場份額和市場地位，而且提高了員工的業(yè)務能力，培養(yǎng)了成熟的顧客。

　　信息技術還可以擴大現代企業(yè)的外部環(huán)境。在商業(yè)活動日漸增加的今天，現代企業(yè)需要進行國際和全球性的貿易，要求快速的通信，要求獲取最新的信息，要尋求新的市場和新的潛在的顧客群體，而所有這些需求，通過網絡都可以方便地得以滿足。如在互聯網上宣傳現代企業(yè)形象，覆蓋面廣，不受地域、時間的限制，享受全球用戶24小時的主動查詢，而費用卻極其低廉，特別適合中小型企業(yè)進行產品廣告宣傳。網上博覽會、交易會已越來越被商家所鐘愛。數以萬計的企業(yè)在網上開設了展示產品的交易，“窗口”。另外，利用網上教室為現代企業(yè)培訓、教育員工。還可以提供產品售后服務等，大大方便了用戶，間接宣傳了企業(yè)形象。

　　3、企業(yè)業(yè)務范圍的重新界定

　　信息技術的應用促進了企業(yè)間的溝通與合作，進而帶來了產業(yè)結構的變革和企業(yè)競爭觀念的創(chuàng)新。由于在知識經濟時代中企業(yè)的生產經營主要體現為知識的處理和交流過程，而知識的交流突破了地理界限，導致了企業(yè)之間的界限不像工業(yè)時代那樣清晰可辨。與其說企業(yè)是一個存在于某一地理位置，由人、廠房、設備和資金等構成的實體，不如說它是一個由各種要素和技能組成的協同系統。在現代信息技術的支撐下，企業(yè)能夠輕易實現內部某些要素與外部相關要素的重新組合，從而構成新的功能，實現新的生產能力。這種“新組合”的實質是一種動態(tài)合作關系，其表現形式是戰(zhàn)略聯盟。羅百輝認為，戰(zhàn)略聯盟是指由兩個或兩個以上有著對等經營實力的企業(yè)（或特定事業(yè)和職能部門），為達到共同擁有市場、共同使用資源等戰(zhàn)略目標，通過各種協議、契約而集成的優(yōu)勢相長：、風險共擔、要素水平式雙向或多向流動的松散式網絡組織。在這個組織中，各個公司立足于自己的核心能力，借用盟友優(yōu)勢以實現內外資源的優(yōu)勢互補。

　　1）第一階段：在生產過程控制、物流控制等各項管理工作上實現系統化、自動化，協調各部門的工作。此時信息技術的應用僅僅是技術性的，稱之為“管理的信息化”，信息技術僅被看作是經營管理的輔助工具，其中有EDI、CIMS、MRPⅡ、敏捷制造、柔性制造系統（FMS）等。

　　2）第二階段：實現了企業(yè)價值鏈的所有活動（包括公司基礎設施、人力資本管理等輔助活動）的信息化管理。此階段的應用是戰(zhàn)略性的，稱之為“信息化的管理”。在這個階段上，由于信息技術已經從單機或簡單的網絡進入功能強大的網絡，因此有可能對企業(yè)的整體業(yè)務實現信息化管理，這促進了企業(yè)內部知識的共享，使企業(yè)的知識資本在學習一擴散一積累一創(chuàng)新一學習的動態(tài)良性循環(huán)中不斷完善。主要利用的是DSS、Internet、Intranet等工具。

　　由于企業(yè)價值鏈的所有活動中廣泛應用信息技術，可以容易地實現產品設計自動化、生產過程自動化和生產設備智能化，大大減少生產部門的從業(yè)人員，降低現代企業(yè)的生產成本，從而有效地提高生產效率。信息技術的引入，可以實現無紙化辦公。通過電子郵件和網絡電話進行企業(yè)內外部的通信，可以減少紙張等辦公用品的使用率，節(jié)約辦公成本，有效地提高辦公效率。1999年波音公司在線訂購原材料，節(jié)約三分之一的成本，金額高達上億美元。

　　通過網絡辦公，加強了人與人之間、部門與部門之間、員工與領導之間的溝通，保證了及時決策。電子郵件現在已成為公司內部一種主要的辦公交往方式。會議通知、會議紀要、請示報告、工作研討、情報資料等等，都可以通過郵件與公司內任一部門和個人進行交流，極大地節(jié)省了時間，提高了工作流效率，而且使溝通更及時、更充分。并且，通過公司內部網頁，每一個員工可以對公司有全面的了解。公司發(fā)生的一些大事、決策層的戰(zhàn)略思想、員工的意見都可以通過網站直接通報到每一個員工，大家可以共享。各種新技術、新方法、新思想、新知識，可以在網上共同學習。網絡辦公的環(huán)境，確實使員工做到了身在崗位、胸懷全局，大大增強了公司的凝聚力。網絡辦公系統為員工積極參與公司管理開辟了通道，進一步調動了員丁關心公司、熱愛公司、積極參與公司管理的積極性。而且，網絡辦公可使公司各種行政資源的使用公開、透明，對行政后勤部門改進工作，提高服務質量也起了促進作用。

　　網絡營銷是一種建立在虛擬市場（一種利用信息技術打破時空阻隔的新型市場）上的新型營銷模式，包括直接郵購、目錄購貨、電話營銷、電視營銷或其他媒體營銷，是目前進行商貿活動的一種最先進的手段。用戶將自己的各類供求意愿按照一定的格式輸入網絡，網絡會根據顧客的要求提供給用戶多種選擇，一旦用戶確認，網絡便會自動完成買賣合同簽訂、分類、傳遞和款項收付等全套業(yè)務。

　　網絡營銷的產生與發(fā)展密切了企業(yè)與客戶的關系，在企業(yè)和客戶之間建立起相互學習的新型關系（改變了企業(yè)與客戶之間單純的買賣關系，變客戶為合作伙伴，充分挖掘了客戶的有效資源，與客戶共同發(fā)展）。這不僅直接提高了企業(yè)產品、服務的市場份額和市場地位，而且提高了員工的業(yè)務能力，培養(yǎng)了成熟的顧客。

　　信息技術還可以擴大現代企業(yè)的外部環(huán)境。在商業(yè)活動日漸增加的今天，現代企業(yè)需要進行國際和全球性的貿易，要求快速的通信，要求獲取最新的信息，要尋求新的市場和新的潛在的顧客群體，而所有這些需求，通過網絡都可以方便地得以滿足。如在互聯網上宣傳現代企業(yè)形象，覆蓋面廣，不受地域、時間的限制，享受全球用戶24小時的主動查詢，而費用卻極其低廉，特別適合中小型企業(yè)進行產品廣告宣傳。網上博覽會、交易會已越來越被商家所鐘愛。數以萬計的企業(yè)在網上開設了展示產品的交易，“窗口”。另外，利用網上教室為現代企業(yè)培訓、教育員工。還可以提供產品售后服務等，大大方便了用戶，間接宣傳了企業(yè)形象。

　　戰(zhàn)略聯盟方式比傳統的全球內部戰(zhàn)略和金字塔式管理組織具有更為活躍酌創(chuàng)新機制和更經濟的創(chuàng)新成本，也更能照顧到不同國家、地區(qū)、社會團體、甚至是單個消費者的偏好和差異性，更有利于開辟新市場或進人新行業(yè)，因而使企業(yè)具有更強的競爭力。

　　總之，信息化使得企業(yè)內外部的交流更加方便、順暢，因而降低了企業(yè)的運營成本；使企業(yè)更加頻繁、直接地接觸外部市場和業(yè)務伙伴，有效地提升了企業(yè)的核心競爭力。