OA辦公系統(tǒng)工作流之秘書辦理節(jié)點(diǎn)

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　泛普軟件OA系統(tǒng)以“管理信息專家”的聲譽(yù)一時(shí)間在OA行業(yè)名聲大噪，不得不承認(rèn)其V6.0產(chǎn)品的工作流確實(shí)有過(guò)之而無(wú)不及之長(zhǎng)處是其他品牌的功能無(wú)法比擬的。之前在文章中提過(guò)，我們將對(duì)泛普軟件OA系統(tǒng)工作流的十大流程做一個(gè)全面的解析，今天我們就重點(diǎn)講解一下工作流之秘書辦理節(jié)點(diǎn)。

　　其實(shí)很多人看到這個(gè)名字都不知道這個(gè)流程到底是什么。秘書辦理節(jié)點(diǎn)指的是程流轉(zhuǎn)到當(dāng)前節(jié)點(diǎn)時(shí)當(dāng)前審批人(一般為秘書)可以將當(dāng)前單據(jù)發(fā)送給需要辦理的領(lǐng)導(dǎo)辦理，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)辦理完成后再由秘書繼續(xù)來(lái)發(fā)給其他領(lǐng)導(dǎo)辦理或者提交流程向下流轉(zhuǎn)。這一節(jié)點(diǎn)功能一般在企事業(yè)單位尤其是政府機(jī)關(guān)用的較為普遍。秘書辦理節(jié)點(diǎn)在收發(fā)文這一流程中可謂是工作必備品了。

　　說(shuō)到收發(fā)文，在政府機(jī)關(guān)較為常用，我們今天就以收發(fā)文為例，講解一下秘書辦理節(jié)點(diǎn)的優(yōu)越性。傳統(tǒng)的收文是秘書拿著收文本，會(huì)先給大領(lǐng)導(dǎo)審批，大領(lǐng)導(dǎo)審批后，收文本交給秘書，秘書再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示再給一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)審批完成后，再回到秘書，周而復(fù)始，直到每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審批完成。

　　這樣的流程在業(yè)務(wù)中經(jīng)常遇到，那么，如果不知道下一步該提交給哪位領(lǐng)導(dǎo)該怎么處理?單單是這一點(diǎn)，原有的固定流程是無(wú)法來(lái)實(shí)現(xiàn)這一要求的。而且，政府機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)大部分情況下只負(fù)責(zé)提交意見，并不會(huì)人工指定下一個(gè)審批人員，所以傳統(tǒng)的自由流程也無(wú)法實(shí)現(xiàn)這一要求。

　　基于以上原因，泛普軟件泛普OA系統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)V8.0產(chǎn)品的工作流中加入了秘書辦理節(jié)點(diǎn)(又稱振蕩流程)可以很好地實(shí)現(xiàn)這一業(yè)務(wù)需求，解決用戶們?cè)谑瞻l(fā)文中遇到的疑難雜癥。

　　下面以收文的實(shí)際流程來(lái)描述下秘書辦理節(jié)點(diǎn)。

　　我們先來(lái)虛擬一下

　　文件到達(dá)收文登記處以后，經(jīng)過(guò)辦公室主任審批文件到達(dá)秘書處，實(shí)施人員需要在后臺(tái)設(shè)置好秘書要選擇發(fā)送的對(duì)象，如上圖1，秘書將文件發(fā)給局長(zhǎng)1審批閱辦后秘書再有選擇的將文件傳送給副局長(zhǎng)1、副局長(zhǎng)2和副局長(zhǎng)3 以后審批意見返回到秘書處才可以進(jìn)行下一步的發(fā)送。秘書的每一步流程都需要在后臺(tái)設(shè)置好的流程中進(jìn)行，雖然有了討論、交互的過(guò)程，然而卻失去了自主選擇權(quán)。況且實(shí)際辦公中，我們的辦公流程遠(yuǎn)遠(yuǎn)比這個(gè)要復(fù)雜的多，基本上在OA系統(tǒng)中是難以實(shí)現(xiàn)的。

　　平時(shí)我們辦公的審批工作流都是按照順序一步步完成，尤其是在實(shí)施人員后臺(tái)設(shè)置的時(shí)候需要面對(duì)諸多繁瑣的問題，以往的OA系統(tǒng)很難做到一步解決問題關(guān)鍵所在。

　　圖2

　　如上圖2所示：只需在紅色標(biāo)記框中的收文秘書處進(jìn)行秘書節(jié)點(diǎn)設(shè)置，系統(tǒng)中領(lǐng)導(dǎo)將下發(fā)文件直接發(fā)給秘書，秘書根據(jù)要求呈給局長(zhǎng)閱辦后將下發(fā)文件直接選擇發(fā)送給負(fù)責(zé)人進(jìn)行討論、審批意見進(jìn)行核實(shí)后回發(fā)給秘書，秘書進(jìn)行統(tǒng)一整理后進(jìn)行下發(fā)。尤其是虛線部分是秘書可以根據(jù)文件需要自由進(jìn)行選擇該找哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，并非實(shí)施人員在后臺(tái)直接設(shè)置。

　　最主要的一點(diǎn)是，作為領(lǐng)導(dǎo)直接發(fā)文后可以看到整個(gè)審批流程，權(quán)責(zé)分明。這一流程秘書或助理是最大的受益者。值得說(shuō)明的是，每個(gè)文件都沒有固定的負(fù)責(zé)人，秘書節(jié)點(diǎn)的設(shè)置對(duì)這一流程尤為適用。

　　在下一篇文章中，我們將對(duì)泛普軟件OA系統(tǒng)V6.0產(chǎn)品工作流中的分支流程做出詳細(xì)的介紹，敬請(qǐng)期待