企業(yè)在使用OA辦公系統(tǒng)過程中的常見問題

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隨著OA軟件開發(fā)技術的不斷進步，功能的不斷完善，OA軟件為用戶帶來更多的服務。OA系統(tǒng)之所以能取代人工在于其智能化、標準化、便捷化，主要反映在：一鍵實現企業(yè)新聞、企業(yè)通告的快速傳播；制定標準工作流程，使工作更有條理性；在部門與部門的協同合作中經常出現口頭表達不明確、工作周期不清楚等。在OA辦公系統(tǒng)上線后，所有工作要求全部反映在OA中，溝通問題迎刃而解。這些都是OA辦公系統(tǒng)的一些優(yōu)勢，但是為什么有很多員工都不習慣用OA系統(tǒng)，有沒有好的解決辦法？

1、企業(yè)對OA缺乏系統(tǒng)化維護的培訓

OA辦公系統(tǒng)上線運行后，對系統(tǒng)進行的各種維護和管理，是系統(tǒng)日常正常運轉的重要保障，因此，了解系統(tǒng)維護的常見問題。在新進員工時，企業(yè)通過開會安排行政對新員工進行各種事項的培訓，一般講到OA辦公系統(tǒng)也是一帶而過；另外大多企業(yè)在新OA辦公系統(tǒng)上線時都會組織員工培訓，但是這種課堂式的培訓效果不見得員工可以更好的操作系統(tǒng)，員工也未必會把這些當做工作來學習。

2、員工對OA辦公系統(tǒng)操作意識淡薄

OA辦公系統(tǒng)成熟、運行穩(wěn)定，日常出錯的概率就會少，也會降低系統(tǒng)維護的代價，這一點在實際應用中非常重要。而很多企業(yè)的員工對OA操作意識淡薄，這是企業(yè)管理中一個很普遍的問題，因為OA系統(tǒng)功能的完善帶來的便捷，很多企業(yè)內部事項（包括郵箱、報表、會議、人事變動、車輛調度等通知）都開始習慣通過OA的形式傳達。對于企業(yè)日常運行來說，這一智能化功能肯定能提高工作效率，但是對于一些不習慣操作OA辦公系統(tǒng)的員工卻成了“災難”，越來越多的事項都會錯過。

3、企業(yè)管理者沒有做到以身作則

在日常工作中，很多企業(yè)管理者自身對OA辦公系統(tǒng)不重視，也不鼓勵員工去使用OA辦公系統(tǒng)，通常用口頭、電話或者QQ等聯系方式與員工溝通，時間一長員工也開始忽視OA辦公系統(tǒng)的重要性，另外口頭、電話等形式的溝通經常會引起一些不必要的問題。

針對以上三個問題，企業(yè)可以制定一些規(guī)章制度，如周期培訓、定期考試及一些鼓勵措施，調動員工的積極性。OA辦公系統(tǒng)里的功能相當復雜，建議企業(yè)在組織培訓時能針對各個部門的需求安排培訓課程，這樣才能讓培訓更迅速、更精準。員工對OA系統(tǒng)操作熟悉后就會更喜歡上這套系統(tǒng)，也可以設置開機提示登陸OA、信息到達提示、日程彈窗提示等等。這樣就可以“強制”那些對于一些不習慣登陸、查看OA辦公系統(tǒng)員工使用OA系統(tǒng)。泛普OA辦公系統(tǒng)讓企業(yè)管理者與員工的溝通更為便捷、更為清晰。

發(fā)布：2007-02-09 14:08 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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