技術文章
當前位置：工程項目OA系統(tǒng) > 建筑施工OA系統(tǒng) > 技術資訊 > 技術文章
工程項目工地使用材料管理軟件的必要性，管控好材料成本才是第一位的
施工企業(yè)大多都建立了以工程項目為管理對象，以項目經理負責制為基礎，材料費的支出占整個項目工程成本的比例很大，材料費用支出控制的好壞，對施工項目成本管理舉足輕重。
材料管理應該包括材料的計劃、采購、運輸、儲存、領發(fā)、消耗控制、余料處置等整個過程。大致上，項目部在材料管理方面的流程是：
1) 項目確定以后，項目部根據項目施工圖紙，計算出主要材料及大宗材料、其它材料的需要量并提供材料核算表，相關人員核實后作為總量計劃基礎；
2) 在總量計劃的基礎上，項目部根據項目的施工方案及組織安排，提供材料需用計劃，報材料管理部門，以便按進度組織供應；材料采購部根據材料需用計劃，考慮庫存后，制定材料采購或授權采購計劃，材料采購到工地后的收發(fā)、保管、消耗控制都是項目部的職責。項目材料員根據施工計劃核實施工生產需要量，組織進料并控制運雜費。項目管庫員根據有權領料人提出的限額領料單或領料單，按品名、規(guī)格、數量進行限額發(fā)料，拒絕無權領料人、無計劃或超限額領料；管庫員應逐日登記材料卡片，月末根據領料單或限額領料單匯總編制材料收、支、存動態(tài)報表。期末，項目材料員必須對工地材料進行盤點，分工號列出清單，對不再使用的余料辦理退庫手續(xù)，對下期仍需使用的材料可辦理假退庫手續(xù)。項目管庫員應定期核對材料卡片、材料明細帳，并與項目財務的材料明細帳相核對。整個材料管理及核算的過程應該體現：計劃有依據，采購有授權，消耗有標準。
拜訪接觸到一些項目，發(fā)現一些項目部在材料管理和核算上存在一些問題。下面的資料主要是以前的，但在近期的工作中，在更廣的范圍內發(fā)現有些問題其實是通病
1、項目沒有材料核算表，項目的材料需要量不詳
沒有項目材料核算表，項目部對項目主要和大宗材料的需要量就不可能做到心中有數。通過對一部分項目部的調查和了解，發(fā)現一部分項目沒有規(guī)范、或者哪怕是大致精確的材料核算表。也有少部分的項目有材料核算表，這些核算表不是加大損耗系數高估冒算，就是根據實際消耗補做以應付檢查。例如，我在對某公司某項目部進行調查時發(fā)現，該項目的基礎樁工程的材料需要量就是在事后補做的。
項目部對項目主要和大宗材料的需要量心中沒有數就無法科學合理的分析項目材料的消耗情況，不利于材料成本的控制；而項目部材料人員因擔心出現待料情況招致批評，總是情愿將計劃做大，引發(fā)采購量高于需求量，積壓資金，無論如何處理余料，都增加了轉運和浪費材料的機會成本。
2、材料申請計劃取代材料采購計劃，盲目自行采購
材料管理在沒有做到零庫存的情況下，提供申請計劃有利于物資管理部門優(yōu)先考慮庫存材料，制定經濟合理的采購計劃。因為采購量高于需求量時有發(fā)生，壓庫的材料就會累積，會增加保管費，有的材料會出現自然損耗、超保質期、技術過時等。但現狀是有的項目部，更愿意自行采購，甚至在沒有授權的情況下超權限采購。超權限采購，有時會出現對分供商調查不夠，或對價格信息掌握不全，采購回質次價高的材料，增加了工程成本，影響工程質量。在某高速公路跨鐵路立交橋項目，我們發(fā)現簽定的閉口合同中的鋼材數量是719,799噸，在財務帳上統(tǒng)計出來的采購鋼材卻是950.311噸；合同中鋼絞線的數量是132.484噸，在財務帳上統(tǒng)計出來的采購鋼材卻是140.877噸。項目部的負責人除了知道調出26.78噸鋼材外，只大概知道有幾十頓的方案調整增加量，對為什么會采購比合同上需要的數量更多的鋼材說不出個一二三來。
有的項目調整了施工方案后，用料的計劃也不及時調整。如某項目部一個橋涵工程，原方案是自己拌混凝土，后改為購買商品混凝土，但仍然把水泥購買回來了，這樣就增加了浪費的機會。
3、材料運雜費結算有漏洞，控制不嚴格
對材料運雜費控制不嚴格主要表現在，材料運雜費的支付往往不能與相應的材料批次、重量、運距相一一對應；運雜費的發(fā)票不規(guī)范，沒有運輸合同，很多假發(fā)票，票面上起運地、目的地、運距、單價、物品名稱、重量等要素記載不全。例如，某項目部，支付運雜費的依據就是一張經項目經理簽認的某月或某季的用車清單，以及一張很容易就分辨出來的假發(fā)票，沒有任何上面所提到的需要記載的業(yè)務內容。這種管理方式容易給不法分子以可乘之機。
4、材料入庫手續(xù)不全，點收把關不嚴
辦理材料入庫手續(xù)是材料管理的重要環(huán)節(jié)，是內控制度的重要節(jié)點。通過辦理材料的入庫手續(xù)，能夠發(fā)現采購的材料質量是否合格，數量上是否短缺，但現實情況卻不容樂觀。例如，某項目上，在采購了大量的鋼材、鋼腳手架、購買和租入鋼模板時，因入庫點收手續(xù)不嚴，出現了一些問題。鋼材普遍存在正公差（直徑大于規(guī)定的標準），并且超過允許的范圍，同等重量的鋼材長度比標準的短，通過抽樣調查，使用2000噸就多耗鋼材60噸。因周轉料點收計數不嚴格，以至后來發(fā)現短少時不能確認具體原因。在購買商品混凝土時，對質量檢驗不嚴格，造成二樓頂和三層柱子發(fā)生質量事故，影響面很大，雖然訴至法院，但仍然造成了損失。
5、部分材料沒有辦理入庫手續(xù)，管理失控
相當大一部分的項目部，即使建有工地料庫，對上級供應的直發(fā)材料，雖然不一定一次用完，但卻不辦理入庫手續(xù)。例如某項目部對公司供應的水泥不辦理入庫手續(xù)，公司發(fā)料單轉來后取代用料小票，直接計入工程項目的材料成本。還有一些項目沒有工地料庫，購買的材料憑發(fā)票直接計入工程項目的材料成本。材料不辦理入庫手續(xù)，使得工地材料的管理出現混亂，材料實物發(fā)生用途轉移時材料在帳面失去了操作對象，材料管理容易出現漏洞。某項目部，向外單位調出40多噸水泥帳面竟然沒有任何手續(xù)，給小金庫的形成提供了條件。
6、材料無手續(xù)出庫，庫存材料出庫制度被破壞
材料出庫有嚴格的領發(fā)制度，但有關人員卻能以權力破壞制度。某項目部為例，除了調撥水泥沒有手續(xù)，兩次賣出庫存鋼材一噸多，憑的只是有關人員的口頭通知，沒有任何手續(xù)，收入當然不會入帳。
7、庫存材料盤點制度不落實，工地余料盤點不真實
之所以會出現庫存材料沒有手續(xù)出庫而不會被發(fā)現，與庫存材料盤點制度不落實有很大的關系。不論是公司供應料還是自購料，材料出庫銷帳的數量往往是根據高估或含有較大損耗率的數量，很多項目是根據材料核算表下帳的，而實際領用量并不一定有那大，聚少成多，工地料庫的實際存量往往大于帳面數量。如果不堅持定期盤點，進而調整庫存并相應調整成本，無手續(xù)發(fā)出庫存材料是不可能從對帳中發(fā)現問題。
有的項目部為了調節(jié)成本，期末盤點工地材料時，不是根據剩余材料的實際情況進行，而是根據考核指標的完成情況進行調節(jié)。成本指標高了，就把工地余料量做大；成本指標低了，就把工地余料量做小，以此來調節(jié)成本，滿足考核的要求。有的項目在完工的時候，特別是在該項目已經完成公司下達的指標時，工地余料更是不盤點入庫，沖減成本，而是自行處理，形成小金庫的另一個來源。
8、弄虛作假，虛擬材料支出套取資金
有些項目利潤率較大，為了在實現利潤前套出資金謀取小集體利益，有的人不惜鋌而走險弄虛作假，虛擬材料采購及支出，計入成本和應付帳款，然后從應付帳款中套取資金。某項目在發(fā)放的工資獎金很高的情況下，為了額外給職工發(fā)放獎金，逃避含量工資管理及個人所得稅，虛擬了220多萬元的沙石料支出，套取資金。這些套取出來的資金發(fā)放都是在帳外的，缺乏透明度，也容易出現另外一些問題。
如何避免這些情況的出現是我們要考慮的問題，如果過程中各個部門互相監(jiān)督，數據資源共享，流程式辦公，過程中就能及時發(fā)現計劃偏差問題，采購價格，質量問題，庫存現場，結算支付情況，能夠在過程中發(fā)現問題，及時解決問題，避免項目竣工了發(fā)現虧損了，也已經于事無補了,所以使用泛普軟件-材料管理軟件勢在必行。
相關欄目：
- 1圖書館管理系統(tǒng)
- 2一卡通管理系統(tǒng)
- 3飯卡管理系統(tǒng)
- 4外貿管理軟件
- 5教師信息管理系統(tǒng)
- 6OA制度
- 7有哪些OA
- 8OA作用
- 9OA技術
- 10OA辦公軟件
- 11OA開源
- 12快銷行業(yè)OA
相關文章：
下一篇：返回列表
技術資訊
聯(lián)系方式
成都公司：成都市成華區(qū)建設南路160號1層9號
重慶公司：重慶市江北區(qū)紅旗河溝華創(chuàng)商務大廈18樓
