天津南開太陽高校后勤物流系統(tǒng)解決方案

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　一、 前言 

　以客戶為主導的現代商業(yè)模式正逐漸取代產品主導型的傳統(tǒng)商業(yè)模式，不斷滿足客戶個性化需求是企業(yè)成功的關鍵，對于已經逐步完成體制改革的高校后勤而言，準確把握學校師生需求，根據需求定制產品與服務，通過有效的渠道讓種類繁多的商品按需求進行合理流動成為關注的焦點，高校后勤要想達到上述目標，必須依據科學的管理思想和先進的管理手段，而信息化建設是必不可少的組成部分。 

　商丘師范學院地處豫魯蘇皖四省結合部、黃淮平原腹地的國家歷史文化名城、“華商之都”——河南省商丘市。商丘師范學院是商丘唯一一所省屬普通本科院校，學校占地總面積2000多畝，學?？偨ㄖ娣e64萬平方米，教學行政用房面積27.12萬平方米，學生宿舍總面積13.24萬平方米，學生食堂五間，師生總計約2萬5千余人。

　商丘師范學院是一所正在快速發(fā)展的大學，但發(fā)展往往與挑戰(zhàn)并存，由于學校人數的增多，學校后勤餐飲系統(tǒng)也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。為此天津南開太陽高技術發(fā)展有限公司與商丘師范學院后勤發(fā)展中心攜手共同打造信息化后勤物流平臺。 

　天津南開太陽高技術發(fā)展有限公司作為一家優(yōu)秀的IT系統(tǒng)集成商、應用軟件開發(fā)商，適應社會數字化信息化大潮，敏銳抓住高校物流的瓶頸，以“產品代表人品，服務永無止境”的理念。2008年推出了“高校后勤物流管理系統(tǒng)2008版”，該系統(tǒng)的目的就是幫助高校后勤建立一個系統(tǒng)化，全程的，動態(tài)的并融物流、信息流。資金流為一體的物流信息管理系統(tǒng)。 

　二、 客戶需求 

　2.1 原有客戶存在的問題 

　隨著社會整體生活水平的提高，師生對菜品味道、營養(yǎng)等提出了更高的要求。這就意味著原來一種菜的配料要增加好幾種，這就意味著業(yè)務類型多，配送貨物品種紛繁復雜，客戶范圍廣且需求各異，信息處理量大。 

　后勤集團在物流中心內部運作的同時，要與外部資源(如大宗客戶、貨物供應商、等)進行業(yè)務往來，由于不能隨時記錄、跟蹤每一種商品在各環(huán)節(jié)的流動情況，一旦出現問題就極難落實責任，即查找何時、何地、何人、發(fā)生了何種錯誤、采用了什么補救措施。不能及時匯報庫存狀況。查找單據時候由于是手動查找，效率極低，等等。 

　三、 解決方案

　設計原則與重點
　除系統(tǒng)設計滿足實用、經濟、標準、可擴充、易維護等一般性原則外，通過分析物流中心整個業(yè)務流程并結合高效物流流動特點，我們確定系統(tǒng)的整體架構要遵循：以商品在各環(huán)節(jié)流動為主線，以各種單據回鉤和財務款項核對為控制手段，通過靈活、快速、準確地向使用人員提供信息反饋來提高后勤物流的效率。 

物流系統(tǒng)主要業(yè)務流程圖

　2008版物流系統(tǒng)主要業(yè)務流程主要以食堂訂貨為物流源頭，以網絡聯(lián)機的方式對整個進、銷、存、用進行自動化管理。進貨時，采購科進行憑單錄入，供貨商拿入庫單到庫房入庫，庫房人員簽字確認，供貨商將入庫單交回采購科，憑此單月底統(tǒng)一結賬。出庫時，各個食堂通過網上訂貨，憑出庫單到各庫房出庫。每個庫房都可直接辦理出入庫，同時信息通過網絡傳到采購科的服務器中，統(tǒng)一管理。中心領導可以通過網絡對這些數據進行查詢。 

　四、 系統(tǒng)功能簡介
 
　a) 需求匯總：各食堂當庫存不足，可以通過“訂貨管理”中的“商品訂貨”功能向采購中心提交訂貨計劃單；
　b) 集中采購：采購員接收到各食堂的訂單，進行匯總、拆分后，開始組織貨源。如果采購中心庫房的現有庫存可以滿足訂貨需求，則可進行對食堂進行物資出庫。如果庫存不足，則需要向供應商訂貨之后，再給食堂出庫。
 

物流系統(tǒng)功能模塊圖

　c) 物資出庫：食堂在接收到采購出庫的物資后，就可以根據食堂內各班組的實際需求情況，進行實物分配了。
　d) 物資退庫：如果采購、食堂或班組在領到物資后，需要辦理退庫處理，則可以參照出庫流程進行逆向操作。
　e) 成本核算：采購和食堂的財務人員，按現有業(yè)務情況，進行成本核算。在完整、及時的錄入收支信息后，系統(tǒng)可自動進行庫存管理及成本核算工作，并可以提供相關統(tǒng)計報表。
　f) 領導查詢：部門領導可就系統(tǒng)經營情況，如月盤存情況、經營利潤、盈虧情況、商品物價波動情況進行綜合查詢，同時系統(tǒng)還可提供相關報表的打印功能。
　g) 系統(tǒng)安全使用驗證：系統(tǒng)使用USB Key進行合法客戶端的簽名驗證。

　五、 實施過程
 
　商丘師范學院在提出企業(yè)信息化需求并找到天津南開太陽高技術發(fā)展有限公司后，雙方進行了多次商務、技術等方面的探討、磋商，并于2010年7月正式簽訂合同。在隨后的一個月的過程中，學校抽出各相關崗位的相關負責人與南開太陽積極配合，及時提出了自己目前最關心的問題及要實現的目標，南開調養(yǎng)通過總結分析各種資料，并與學校進行多次討論，最后雙方合作完成了《商丘師范學院后勤物流信息系統(tǒng)項目需求確認書》。隨后開始約一個月的培訓和實施，雙方具體實施人員在上級的指導下全身心投入，密切配合，克服人、技術等各方面的困難，使項目的安排、設計、進度、質量、服務各階段的順利實施得到了可靠的保證，并在整個過程中建立了相互信賴的同志式的友誼，積累了豐富的經驗。 

　六、 體會 

　高校進行信息化建設是個復雜的系統(tǒng)工程，因而影響實施效果的因素是方方面面的，但要抓住主要矛盾和矛盾的主要方面。 

　我們認為，影響企業(yè)信息化建設成功的關鍵因素有：人、培訓、軟硬件及數據，抓住這些關鍵因素是成功實施的必要條件。而在這眾多因素中，人的因素是最為重要的，是主要矛盾。 

　信息化是對現行業(yè)務的改革與創(chuàng)新，必然要牽涉到業(yè)務流程重組，沖擊原有業(yè)務人員的利益及工作習 慣，而這就是阻力。因此必須做好完善的項目前期準備工作，成立領導小組，即要強調“一把手原則”，人 的因素還體現在雙方理解與合作上。 

　系統(tǒng)實施對各層人員來說是一個全新課題，因此培訓及培訓效果考核是一個不可逾越、不可簡略的重要過程。軟件是靈魂，硬件是支撐，因此一定要按軟件的運行要求與企業(yè)的數據流量、并發(fā)訪問的要求配置硬件體系，不能省的一定不要省。不正確的數據將導致無效的系統(tǒng)，甚至是負效益的系統(tǒng)。數據的完善、正確依賴于管理的完善與提高，系統(tǒng)數據的完善性、準確性，也就是追求管理水平的提高。

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