業(yè)務流程管理優(yōu)化企業(yè)協(xié)同辦公

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【計世獨家】當前，很多辦公自動化系統(tǒng)都還停留在“流程自動化”的階段，而要將“流程自動化”上升為“流程協(xié)同化”，就需要借助BPM的管理思想。

在Gartner公布的“2008年十大戰(zhàn)略性技術”中，業(yè)務流程管理（BPM，Business Performance Management）位居前列。BPM的目標就是管理優(yōu)化核心流程，提高企業(yè)應變能力，從而降低運營成本、增強獲利能力。

當前，辦公自動化系統(tǒng)（OA）在各類企事業(yè)單位中都得到了廣泛的應用，普及度較高，但應用水平還有待進一步提升。很多辦公自動化系統(tǒng)都還停留在“流程自動化”的階段，而要將“流程自動化”上升為“流程協(xié)同化”，就需要借助BPM的管理思想。

將BPM管理思想應用在協(xié)同辦公中，可以實現(xiàn)以下目標:

1． 自動歸檔: 避免了文件丟失，方便查詢。

2． 流程透明: 事件的提報人可以實時了解流程中每個環(huán)節(jié)參與人員的指令與建議，清晰定位整個事件審批的狀態(tài)。譬如，在業(yè)務模塊的流轉過程中，提報人可以隨時查看各部門建議、修改意見以及查看領導的批示結果; 同時，提報人也可以依據(jù)透明流程，對相關環(huán)節(jié)做好溝通匯報。

3． 責任明確: 登錄系統(tǒng)后，在最明顯的位置上出現(xiàn)待辦事宜，并根據(jù)處理時限出現(xiàn)紅綠燈提示: 臨近處理時限，就會有黃燈提示; 一旦超過處理期限，就會有紅燈報警。并且在處理事件時，必須明確表明自己的態(tài)度。

4． 協(xié)同管理: 集團企業(yè)各業(yè)務部門、管理部門在事件處理中沒有延誤、沒有借口、快速反應，走流程已經(jīng)成為習慣，提高了決策反應能力。

行政辦公、人力、財務等以工作流管理為核心的企業(yè)管理信息化，正在由OA發(fā)展為現(xiàn)在的“協(xié)同辦公系統(tǒng)”。特別是對集團企業(yè)而言，涵蓋了集團、子公司經(jīng)營管理的大量流程，如辦公室相關的審批流程、固定資產管理、合同管理、人力資源管理、市場促銷管理、項目申報管理、安全管理等。

這些流程的應用方便了業(yè)務辦理，提高了工作效率; 同時收集了大量文檔數(shù)據(jù)，記錄了誰需要什么樣的信息或者服務，如何得到這些信息或者服務，如何深入挖掘各種有效信息資源。筆者認為，可以對以下這些問題進行量化，并利用BPM思想對流程進行分析優(yōu)化，從而更好地滿足企業(yè)運營需求:

1. 流程的復雜性: 統(tǒng)計每個流程的環(huán)節(jié)數(shù)，如果流程的環(huán)節(jié)過多，很容易出現(xiàn)“人人都簽字、人人都不負責”的情況。

2. 流程的工作效率: 統(tǒng)計每個流程的流轉時間、全部流程的平均流轉時間，監(jiān)控重要流程、復雜流程的工作效率。

3. 流程中每個崗位環(huán)節(jié)的工作效率: 統(tǒng)計每個具體環(huán)節(jié)的流轉時間、平均流轉時間。

4. 流程中角色的工作復雜性: 在企業(yè)的實際管理中流程的負責部門與信息系統(tǒng)中每個流程的重要角色如何分工與匹配。

5. 部門或公司的應用情況: 統(tǒng)計各公司所屬模塊的絕對數(shù)量和流轉時間，評價各公司對系統(tǒng)的使用情況，制定相應的推進措施。

6. 意見類型: 統(tǒng)計個人和角色在所有流程中的審批意見，計算“不同意”意見的比例。

7. 工作時間: 統(tǒng)計起草和審批時間，各時間段的審批量。