電子文檔管理系統瓶頸何在？

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盡管知識管理的理想效果被寄予厚望，但是大多數企業(yè)所面對的卻是相反的現實境況：有些公司的知識管理就是一個圖書館，大量的知識沉淀在藏書閣中少人問津，真正遇到問題卻難以取之用之；一些公司則將知識管理單純做成了企業(yè)培訓，盡管不吝財力精力邀請一些學術大腕來進行演講，但員工收獲寥寥，曲高和寡。

可以說，這些都是知識管理的單一手段，卻不是知識管理的全部內涵，著名知識管理專家達文波特就認為大多數企業(yè)只是處于知識管理的第一階段：企業(yè)象管理其有形資產一樣來對其知識資產進行管理，獲取資產并將其“存放”在能夠夠被很容易獲取的地方。

但正如聯想集團原首席知識官張后啟所說的“怎樣實現知識庫的動態(tài)化是讓知識管理真正成功的最難點。”

對一個在社會中運轉的企業(yè)而言，一種非常重要的知識是在生產實踐過程中產生并存在于這種過程之中的，其中一部分沉淀升華到了企業(yè)的制度、流程之中，另一部分則動態(tài)地存在于業(yè)務或生產過程之中。這種過程知識由于其場景性強而存在極高的價值，并且在管理上難度最大。

這也是達文波特所強調的知識管理的第二階段，知識管理必須融入貫穿工作的始終。使它成為整個工作的不可分割的一部分，當需要知識時，從外部導入知識；而當知識被創(chuàng)造出來或獲取到時，又可以及時地將其導出給組織的其他部門。

聯想就曾以“知識管理和業(yè)務流程相結合”建立了服務知識庫：通過和業(yè)務系統的銜接，自動沉淀高價值CASE，快速轉化為知識文檔；自動通過知識在業(yè)務流程中的應用情況來實現對知識有效性的評估，成為知識更新和轉化的衡量依據。

要實現有效的知識管理，有幾個步驟是必要的：將企業(yè)員工的個人知識轉化為公司知識，并建立企業(yè)知識管理系統；建立企業(yè)知識分類體系，知識按部門、業(yè)務、載體類別歸類，以方便新來的員工熟悉、利用；構建隱性知識的顯性化方法和流程；建設知識共享方式與工具，實施知識貢獻的激勵方法；建設知識管理組織和機構；建立知識地圖和知識社區(qū)。