電子文檔管理系統(tǒng)瓶頸何在？

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盡管知識管理的理想效果被寄予厚望，但是大多數(shù)企業(yè)所面對的卻是相反的現(xiàn)實(shí)境況：有些公司的知識管理就是一個(gè)圖書館，大量的知識沉淀在藏書閣中少人問津，真正遇到問題卻難以取之用之；一些公司則將知識管理單純做成了企業(yè)培訓(xùn)，盡管不吝財(cái)力精力邀請一些學(xué)術(shù)大腕來進(jìn)行演講，但員工收獲寥寥，曲高和寡。

可以說，這些都是知識管理的單一手段，卻不是知識管理的全部內(nèi)涵，著名知識管理專家達(dá)文波特就認(rèn)為大多數(shù)企業(yè)只是處于知識管理的第一階段：企業(yè)象管理其有形資產(chǎn)一樣來對其知識資產(chǎn)進(jìn)行管理，獲取資產(chǎn)并將其“存放”在能夠夠被很容易獲取的地方。

但正如聯(lián)想集團(tuán)原首席知識官張后啟所說的“怎樣實(shí)現(xiàn)知識庫的動(dòng)態(tài)化是讓知識管理真正成功的最難點(diǎn)。”

對一個(gè)在社會中運(yùn)轉(zhuǎn)的企業(yè)而言，一種非常重要的知識是在生產(chǎn)實(shí)踐過程中產(chǎn)生并存在于這種過程之中的，其中一部分沉淀升華到了企業(yè)的制度、流程之中，另一部分則動(dòng)態(tài)地存在于業(yè)務(wù)或生產(chǎn)過程之中。這種過程知識由于其場景性強(qiáng)而存在極高的價(jià)值，并且在管理上難度最大。

這也是達(dá)文波特所強(qiáng)調(diào)的知識管理的第二階段，知識管理必須融入貫穿工作的始終。使它成為整個(gè)工作的不可分割的一部分，當(dāng)需要知識時(shí)，從外部導(dǎo)入知識；而當(dāng)知識被創(chuàng)造出來或獲取到時(shí)，又可以及時(shí)地將其導(dǎo)出給組織的其他部門。

聯(lián)想就曾以“知識管理和業(yè)務(wù)流程相結(jié)合”建立了服務(wù)知識庫：通過和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接，自動(dòng)沉淀高價(jià)值CASE，快速轉(zhuǎn)化為知識文檔；自動(dòng)通過知識在業(yè)務(wù)流程中的應(yīng)用情況來實(shí)現(xiàn)對知識有效性的評估，成為知識更新和轉(zhuǎn)化的衡量依據(jù)。

要實(shí)現(xiàn)有效的知識管理，有幾個(gè)步驟是必要的：將企業(yè)員工的個(gè)人知識轉(zhuǎn)化為公司知識，并建立企業(yè)知識管理系統(tǒng)；建立企業(yè)知識分類體系，知識按部門、業(yè)務(wù)、載體類別歸類，以方便新來的員工熟悉、利用；構(gòu)建隱性知識的顯性化方法和流程；建設(shè)知識共享方式與工具，實(shí)施知識貢獻(xiàn)的激勵(lì)方法；建設(shè)知識管理組織和機(jī)構(gòu)；建立知識地圖和知識社區(qū)。