協(xié)同OA在XX集團的知識管理總體規(guī)劃步驟

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XX集團知識管理總體規(guī)劃步驟
知識管理在知識內(nèi)容、知識活動以及知識價值等方面具有豐富的內(nèi)涵，但對于任何企業(yè)，都不可能也不應該設想一步就可以實現(xiàn)對各種知識內(nèi)容的管理、提供對各種知識活動支持以及創(chuàng)造各種層面的價值。所以XX集團與泛普OA軟件合作，需要探索一套自己的知識管理建設方案。
在XX集團本次的知識管理規(guī)劃過程中，我們是根據(jù)下面的“知識管理規(guī)劃方法論”來開展工作。

調(diào)研與分析
以知識管理對XX集團支撐和提升為核心，從XX集團的戰(zhàn)略、各部室的現(xiàn)狀和需求、國內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)知識管理實踐四個角度對知識管理如何促進公司管理和運營來進行資料收集、調(diào)研、討論和分析。
企業(yè)戰(zhàn)略——XX集團提出的發(fā)展戰(zhàn)略是什么？知識管理戰(zhàn)略如何支撐公司戰(zhàn)略的實現(xiàn)？
XX集團知識管理現(xiàn)狀和需求——通過調(diào)研和問卷調(diào)查，分析XX集團是否已經(jīng)做好了啟動知識管理項目的準備？在知識管理方面的基本現(xiàn)狀如何？對知識管理有何一般化和特殊性的需求？
國內(nèi)外知識管理實踐——國內(nèi)外在知識管理上領(lǐng)先的企業(yè)，已經(jīng)進行了哪些可資借鑒的知識管理實踐？對我們有何啟發(fā)？

協(xié)同管理軟件的知識管理的策略和藍圖是一個全面的概念，它主要包含總體的建設原則、未來藍圖、應用系統(tǒng)架構(gòu)三個方面的內(nèi)容。我們可從這三個方面進行XX集團知識管理藍圖和架構(gòu)的設計。
建設原則——XX集團的知識管理建設應該堅持什么樣的原則？短期目標和長期目標如何？
未來藍圖——未來的XX集團知識管理應該具有什么樣的整體圖景？整體圖景的每一個側(cè)面應該具有什么樣的內(nèi)涵？
應用系統(tǒng)架構(gòu)——為支撐XX集團知識管理的未來藍圖，在應用系統(tǒng)架構(gòu)上應該具有什么樣的特征？
實施規(guī)劃
泛普軟件實施規(guī)劃的核心在于確定具體的實施策略和建設計劃，而不可忽視的關(guān)鍵問題——實施中的風險也需要我們給出應對措施。
實施策略——XX集團具體的知識管理導入策略如何？在知識管理的建設中，和目前XX集團使用的ERP、HR等系統(tǒng)的集成，，應該如何面對？
建設計劃——面對各部室對于知識管理應用模塊不同的需求度，XX集團在什么階段、在什么范圍內(nèi)實施哪些應用模塊？
風險分析——為保障XX集團知識管理的順利導入，應該識別和防范哪些風險？
知識管理咨詢之規(guī)劃階段
泛普OA軟件對XX集團的規(guī)劃依賴的是對于現(xiàn)有的知識管理現(xiàn)狀的評估和分析，是進行XX集團知識管理規(guī)劃的前提。
知識管理無疑是以“知識”為核心，但它還不僅僅局限于知識本身，它還涉及到戰(zhàn)略、文化、流程以及技術(shù)等各個方面，所以在評估XX集團知識管理現(xiàn)狀時，需要從更寬廣的視角，建立起知識管理的成熟度評估模型。根據(jù)這種模型，再結(jié)合XX集團的具體調(diào)研情況的分析和總結(jié)，才能得出XX集團在知識管理方面的基本現(xiàn)狀。
 XX集團知識管理成熟度評估模型
泛普OA軟件對于知識管理成熟度評估的過程
協(xié)同OA辦公系統(tǒng)對一個企業(yè)或組織來說，其知識管理成熟度可以分為知識無序階段、知識反應階段、知識意識階段、知識確認階段以及知識共享階段。通過調(diào)查企業(yè)在知識管理的發(fā)展現(xiàn)狀，給出它在知識管理成熟度等級上的準確定位，將可以給知識管理項目的切入提供依據(jù)。同時，它也可以成為一種提升組織知識管理成熟度的指南，為實現(xiàn)知識管理持續(xù)改善提供參考。

考慮到知識管理不單純是一種技術(shù)系統(tǒng)，而是一種IT、制度以及文化的結(jié)合，所以為更好地描述知識管理各個成熟度等級的特征，需要給出其在人、流程以及技術(shù)三個基本層面的界定：
知識無序階段——在該階段，還沒有有關(guān)知識管理的明晰的概念和認識，即使有知識管理通常也是一種無意識的行為；組織的知識是零碎分布的，很難得到共享；也缺乏必要的技術(shù)手段。
知識反應階段——在該階段，人們對知識管理有所認知，認識到知識必須加以管理才能充分發(fā)揮作用；對日常工作不可缺少的知識已基本文本化，但知識創(chuàng)新仍屬特殊行為；在技術(shù)上存在基本的知識記錄系統(tǒng)，但數(shù)據(jù)格式仍然不規(guī)范，數(shù)據(jù)集成層次比較低而知識浪費現(xiàn)象仍很多。
知識意識階段——在該階段，已經(jīng)有專門的組織推進知識管理的建設，角色及任務得到明確的定義；具有透明的知識的管理和維護機制，存在邏輯化的知識內(nèi)容結(jié)構(gòu)，知識內(nèi)容不斷增長并得到有效維護，總體來說處于知識生命周期管理的初始階段；在技術(shù)上具備了基本的信息系統(tǒng)，協(xié)同OA系統(tǒng)實現(xiàn)了對知識的訪問能力，但知識仍然沒有得到有效集成。
知識確認階段——在該階段，造成知識障礙的組織邊界被打破，知識實現(xiàn)了客戶化，人們能夠隨時隨地得到使用和學習知識；知識過程擴展到整個組織，知識應用和共享給業(yè)務帶來明顯的效益，并得到了定量評估，基本實現(xiàn)了對知識全生命周期過程的管理；在技術(shù)上建立了整合的知識基礎結(jié)構(gòu)，知識內(nèi)容與業(yè)務過程得到了有效集成。
知識共享階段 ——在該階段，共享文化已經(jīng)制度化，共享成為組織的第二特征；組織在決策、管理以及運作的各個層次都和知識緊密結(jié)合，組織成為知識領(lǐng)導者，知識過程持續(xù)改善，知識內(nèi)容不斷創(chuàng)新；知識管理技術(shù)成為業(yè)務運作的有機組成部分，并體現(xiàn)了很高的智能，具備了知識表示、知識挖掘以及商業(yè)智能的能力，技術(shù)在某種程度上已經(jīng)成為了組織的一種核心能力。
知識管理成熟度的評估過程如下圖所示，首先進行內(nèi)部訪談、問卷調(diào)查以及資料收集，在此基礎上，根據(jù)知識管理成熟度模型，對知識管理的各層面進行打分、分析，最終得出有關(guān)知識管理的整體評估結(jié)論。
知識管理成熟度評估的核心手段是知識管理現(xiàn)狀診斷問卷，具體的評分方法是將每個維度所有問題的得分加起來得到各個維度的得分，然后將三個維度的分數(shù)相加得到總分。企業(yè)知識管理的成熟度可以從總得分的高低中大體判斷出來