挑選知識管理系統(tǒng)的方法是什么

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　　盡管許多人口頭上都知道知識管理不僅僅是一套系統(tǒng)，但在實(shí)踐中，許多實(shí)施知識管理的企業(yè)，其知識管理的實(shí)施都是從購買了或價(jià)格低廉或昂貴的知識管理系統(tǒng)開始的。

　　由于知識管理理念在國內(nèi)傳播的時(shí)間還較短，許多企業(yè)的人員對知識管理并沒有全面、客觀的認(rèn)識，這樣就造成需求方和知識管理軟件、系統(tǒng)的廠商間存在著信息不對稱，知識管理軟件和系統(tǒng)廠商的“忽悠”將許多企業(yè)的知識管理負(fù)責(zé)人弄“暈”：每家軟件廠商說的聽起來都很有道理，都沒錯(cuò)，都仿佛很高深，都許諾他們的軟件和系統(tǒng)能夠解決企業(yè)的問題，讓人無所適從。有一些機(jī)構(gòu)已經(jīng)購買了知識管理軟件、系統(tǒng)才發(fā)現(xiàn)問題：這些軟件跟自己的需求不搭界，或者雖然滿足了部分需求，但關(guān)鍵的需求和關(guān)注點(diǎn)卻沒有滿足，造成項(xiàng)目的失敗。

　　一、 什么是知識管理系統(tǒng)?

　　所謂知識管理系統(tǒng)(KMS)，是一種籠統(tǒng)的說法，比較準(zhǔn)確的說法應(yīng)該是：支撐組織知識管理實(shí)施的IT系統(tǒng)。這是一個(gè)眾說紛紜的名詞，知識管理領(lǐng)域的專家、軟件廠商、不同用戶等心目中的知識管理系統(tǒng)概念并不統(tǒng)一。知識管理系統(tǒng)在組織的IT系統(tǒng)中不是孤立的存在，必須跟其他已經(jīng)存在的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、其他管理系統(tǒng)緊密結(jié)合。

　　二、 系統(tǒng)與知識管理的關(guān)系

　　知識管理本質(zhì)上是一種管理的活動(dòng)和實(shí)踐，所以知識管理系統(tǒng)的作用不能被無限的高估，這也是國際知識管理界的共識。我們認(rèn)為知識管理系統(tǒng)的主要作用在于對顯性知識的有效管理(獲取、評估、存儲(chǔ)、分享、利用和創(chuàng)造)和創(chuàng)造一個(gè)方便隱性知識顯性化、共享的氛圍。如果有一個(gè)合適的知識管理系統(tǒng)只是打下了一個(gè)知識管理實(shí)施的基礎(chǔ)，但如果知識管理系統(tǒng)不適合組織的業(yè)務(wù)、不能夠滿足知識工作者的應(yīng)用需求，那很容易成為知識管理無法實(shí)施下去的原因。

　　三、 應(yīng)該具備什么功能

　　完整的知識管理系統(tǒng)功能包括知識利用和創(chuàng)造、知識存儲(chǔ)與查詢、知識表達(dá)。知識管理系統(tǒng)最起碼應(yīng)該能夠幫助員工做到在需要知識的時(shí)候知道去哪里查找，并簡單方便的找到(知識庫、知識地圖);而在工作中產(chǎn)生的知識能夠自動(dòng)的沉淀、保存(員工協(xié)作工具、知識庫)，方便利用。

　　四、 如何選擇

　　總體來說，要想選擇好的知識管理系統(tǒng)必須清楚以下兩點(diǎn)，一、你的需求要明確;二、要考慮變化，人(使用習(xí)慣、簡單易用等)、業(yè)務(wù)流程。

　　五、 什么是好的知識管理系統(tǒng)

　　好的知識管理軟件和系統(tǒng)，要滿足當(dāng)前對知識管理實(shí)施的需求，并能夠支撐將來需求的變化;而且要員工樂于使用、簡單、快捷。

　　好的知識管理系統(tǒng)起碼能夠滿足：

　　功能需求：既滿足當(dāng)前顯性的功能需求，也能夠發(fā)現(xiàn)隱性和將來的需求;

　　系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)需求：技術(shù)架構(gòu)具備先進(jìn)性，能夠與已有技術(shù)架構(gòu)整合;

　　業(yè)務(wù)流程：融入流程并支持流程。知識的產(chǎn)生、存儲(chǔ)能夠在流程中自動(dòng)實(shí)現(xiàn)，

　　知識的創(chuàng)造與共享能夠有推送機(jī)制和環(huán)境;

　　柔性：系統(tǒng)應(yīng)該具備柔性，支持業(yè)務(wù)、組織機(jī)構(gòu)、運(yùn)營方式的變化;

　　可用性與易用性：從系統(tǒng)的使用者角度考慮問題，而不僅僅是從完成功能。

　　功能再強(qiáng)大，人們都不愿意使用的系統(tǒng)也不是好系統(tǒng)。